Como deduplicar empresas e contas

Empresas duplicadas são mais difíceis de encontrar do que contatos duplicados, porque empresas raramente compartilham um valor exato. "Acme Inc.", "ACME" e "Acme, LLC" podem ser a mesma empresa, com acme.com, acme.co.uk ou sem site nenhum. No Dedupely, você compara empresas pelo domínio principal e pelas palavras do nome, ignorando sufixos jurídicos, e depois as mescla em massa com Merge Rules. Funciona da mesma forma para Companies do HubSpot, Accounts do Salesforce, Organizations do Pipedrive, Leads do Close e contatos de empresa do Nimble.

Termos do seu CRM: no Close CRM, um Lead é uma empresa. No Nimble CRM, as empresas são guardadas como contatos. No Pipedrive, são Organizações, e no Salesforce, Contas.

Porque é que as empresas duplicadas são tão comuns?

• Importações sem domínio. O HubSpot compara empresas importadas pelo domínio, por isso uma lista de evento sem websites cria uma empresa nova por cada linha.
• Sufixos legais e pontuação. "Acme Inc", "Acme Inc." e "Acme Incorporated" parecem diferentes para uma correspondência exata.
• Vários domínios. Os sites regionais (acme.de, acme.fr) deixam uma empresa com vários sites. O Domain Root faz a correspondência destes. Uma mudança de marca para um nome novo, não.
• Integrações e apps de sincronização. No HubSpot, empresas criadas pela API ou por um aplicativo de sincronização pulam a verificação de domínio.
• Comerciais a criar contas à mão, sem pesquisar primeiro.

Por que campos deve fazer corresponder as empresas?

Use pelo menos três campos, cada um com a opção de correspondência adequada:

Veja Opções de Correspondência para todas as opções.

Como trato empresas sem website?

As empresas sem site não podem corresponder por Domain Root, porque valores vazios nunca correspondem. Crie uma segunda Duplicate Search para elas:

1. Clone a sua pesquisa principal de empresas.
2. Defina o campo de domínio como Nenhum.
3. Faça corresponder por Company Name (Similar Words (Any Order), com os seus Ignored terms).
4. Acrescente um filtro para a pesquisa mostrar só estas empresas: campo Website, Aplica-se a um ou mais, operador está vazio.
5. Add Visible Fields como Phone Number, City e Create Date, para comparar os registros antes de mesclar.

Revise as correspondências desta pesquisa antes de mesclar, ou envie-as para Manual Review, já que nomes são menos confiáveis do que domínios.

É um duplicado ou uma empresa relacionada?

Nem toda a correspondência é um duplicado. Antes de mesclar, verifique se os registros são:

• Filiais ou escritórios regionais (Acme UK e Acme US) que a sua equipe acompanha em separado.
• Empresas-mãe e subsidiárias com o mesmo nome e domínio.
• Franchisings ou revendedores que compartilham uma marca.

Se a sua equipe as mantém separadas de propósito, acrescente um campo que as distinga (como City, Country ou um campo de região) em Exata, ou rejeite a correspondência para não voltar. Veja Correspondências rejeitadas.

Hierarquias de contas do Salesforce: uma mesclagem para se as contas estiverem na mesma hierarquia mãe–filial, por isso a estrutura de contas fica intacta. Quando uma conta-mãe é mesclada noutra conta, as contas-filiais passam para a conta que fica.

O que acontece aos contatos e negócios quando as empresas são mescladas?

As associações (contatos vinculados, negócios e outros registros) e as atividades passam para a empresa que sobrevive, exceto onde a API do seu CRM não permite movê-las. Cada CRM também tem suas próprias regras: o HubSpot normalmente dá à empresa mesclada um novo ID de registro, e o Salesforce mantém o ID do registro sobrevivente e envia os outros para a Lixeira. Consulte o guia do seu CRM antes de uma mesclagem grande:

• Guia de eliminação de duplicados no HubSpot
• Guia de eliminação de duplicados no Salesforce
• Guia de duplicados no Pipedrive
• Guia de deduplicação do Close CRM

E os limites de associações e mesclagens do HubSpot?

O HubSpot limita quantas associações um registro pode ter e quantas vezes um registro pode ser mesclado. Empresas grandes com muitos contatos e negócios podem atingir esses limites. Defina como o Dedupely os trata em Configurações de segurança → Opções de Mesclagem:

O Auto Merge não pode perguntar, por isso salta as correspondências definidas como Always ask. Se quiser que o Auto Merge as trate, escolha uma das outras respostas. Veja Segurança das Uniões.

Como mesclar milhares de empresas com segurança

1. Comece pela sua pesquisa mais rigorosa (Domain Root + Company Name + Country) e teste 1–2 Single Merges.
2. Verifique o resultado no CRM e no Merge History: a empresa que permanece, os seus contatos e os seus negócios.
3. Mescle em massa 1–2 páginas, e volte a verificar.
4. Mescle o resto em massa quando os resultados parecerem certos.
5. Verifique a aba Excluded. Correspondências com mais de 20 registros ficam de lado por padrão. Uma correspondência de empresa muito grande costuma significar que a pesquisa é ampla demais, por exemplo um domínio compartilhado como uma plataforma de revendedores.
6. Passe para a pesquisa mais abrangente (empresas sem site) e revise antes de mesclar.

Configuração de exemplo

Uma equipe B2B com 30.000 Companies no HubSpot, muitas de importações de eventos sem domínio.

1. Pesquisa 1 (domínio): Company Domain Name: Domain Root · Name: Similar Words (Any Order), Ignored terms Inc., Inc, LLC, Ltd., GmbH, S.A. · Country: Exact.
2. Pesquisa 2 (sem domínio): Name: Similar Words (Any Order), mesmos Ignored terms · Filtro: Company Domain Name está vazio, Aplica-se a um ou mais · Visible Fields: Phone Number, City, Create Date.
3. Merge Rules: Primary Record definido como Registro Mais Antigo, para sobreviver a empresa com o histórico mais longo.
4. Teste: 2 Single Merges da pesquisa 1, verificadas no HubSpot e no Merge History, depois 2 páginas mescladas em massa.
5. Mesclagem em massa o resto da pesquisa 1. Revise a pesquisa 2 correspondência por correspondência, ou envie as duvidosas para Manual Review.
6. Automatize: Auto Merge na pesquisa 1, diariamente. Auto Match na Pesquisa 2.

Erros comuns

• Fazer corresponder empresas só pelo nome. Duas empresas diferentes podem compartilhar um nome. Acrescente um campo de domínio, telefone ou localização.
• Esquecer os domínios de email gratuitos. Se construir domínios de empresa a partir dos emails dos contatos, gmail.com ou outlook.com vão agrupar empresas sem relação. Adicione um filtro como Domain não contém gmail.com, outlook.com, yahoo.com. Defina a opção de termos junto ao operador como Todos, por isso um registro tem que evitar todos os domínios.
• Mesclar filiais que a equipe acompanha separadamente. Acrescente um campo de localização em Exact, ou rejeite essas correspondências.
• Fazer corresponder por um campo muitas vezes vazio. Dois valores vazios nunca correspondem, por isso os registros com City ou Country vazios ficam fora dessa pesquisa. Use esses campos só onde estão preenchidos, ou crie uma pesquisa à parte com um filtro para os vazios.
• Ignorar a aba Excluded. Correspondências muito grandes indicam normalmente um domínio compartilhado ou uma pesquisa demasiado larga. Corrija a pesquisa antes de as mesclar.
• Saltar o teste. Uma mesclagem de empresas move todos os contatos e negócios. Teste antes de mesclar em massa.

Perguntas frequentes sobre deduplicar empresas e contas

• Posso mesclar uma empresa com um contato? Não. O Dedupely mescla registros dentro de um objeto, como Companies com Companies.
• Os contatos e negócios passam para a empresa que permanece? Sim, exceto onde a API do seu CRM não permite movê-las. Veja o guia do seu CRM.
• Posso mesclar contas do Salesforce da mesma hierarquia? Não. Uma mesclagem para se as contas estiverem na mesma hierarquia mãe–filial. Quando uma conta-mãe é mesclada noutra conta, as contas-filiais passam para a conta que fica.
• Como faço corresponder "Acme Inc." a "Acme"? Use Similar Words (Any Order) no nome e acrescente Inc. a Ignored terms.
• O Domain Root consegue fazer corresponder acme.com e acme.co.uk? Sim. O Domain Root compara o núcleo do domínio, ignorando prefixos como www e sufixos como .com ou .co.uk.
• Posso mesclar mais de 2 ou 3 empresas de uma vez? Sim. Uma correspondência pode incluir muitos registros, e você pode mesclar em massa milhares de correspondências numa única ação. Correspondências com mais de 20 registros são deixadas de lado na aba Excluded por padrão.
• Posso desfazer uma mesclagem de empresas? Sim, em 30 dias para a maioria das mesclagens, pelo Merge History, mas não para mesclagens de empresas do HubSpot em um portal sincronizado com o Salesforce. Veja Desfazer uma mesclagem.