Come deduplicare prima e dopo una migrazione del CRM

Una migrazione è il momento migliore per deduplicare, e quello in cui è più facile sbagliare. Con Dedupely deduplichi due volte: prima nel vecchio CRM, prima di migrare, per non portare duplicati in un sistema nuovo. Poi nel nuovo, una volta configurato e con le integrazioni attive, per cogliere i duplicati creati da migrazione e integrazioni. Vale sia se cambi CRM (es. da Pipedrive a HubSpot) sia se unisci due account dello stesso CRM dopo un'acquisizione.

In che situazione sei?

Dedupely confronta i record all'interno di un CRM, non tra due CRM collegati. Per questo conta l'ordine qui sotto: deduplica ogni vecchio sistema da solo, poi deduplica tutto insieme in quello nuovo.

Fase 1: Deduplica il vecchio CRM prima di migrare

1. Collega il vecchio CRM a Dedupely e attiva gli oggetti che migrerai. Vedi Sincronizzazione dei record.
2. Esegui le Duplicate Searches predefinite per ogni oggetto, poi aggiungi le tue. Confronta almeno tre campi. Vedi How to Find Duplicates.
3. Imposta le Merge Rules, così restano i valori giusti. Vedi Merge Rules.
4. Prova, poi unisci. Fai 1–2 Single Merges, controllale nel CRM e in Merge History, poi unisci in blocco.
5. Scarica la Merge History come CSV prima che il vecchio CRM venga spento. È la tua traccia di cosa è stato unito e dei valori originali.

Stai unendo due account? Fallo per ogni account, uno dopo l'altro.

Perché prima? Unire nel vecchio CRM riunisce attività, trattative e note di ogni cliente in un solo record, così il suo storico migra come un record invece che come tanti.

Fase 2: migra

La migrazione vera e propria avviene fuori da Dedupely, con gli strumenti di importazione del nuovo CRM o un servizio di migrazione.

• Assegna un identificativo univoco per ogni oggetto (email per i contatti, dominio per le aziende o il vecchio ID del record), così il nuovo CRM può abbinare le righe invece di creare nuovi record.
• Migri con fogli di calcolo? Deduplica ogni esportazione come CSV prima di importarla. Vedi Deduplica un elenco prima di importarlo.

Fase 3: configura il nuovo CRM e le sue integrazioni

Prima di collegare Dedupely al nuovo CRM, completane la configurazione: oggetti, campi, moduli e ogni integrazione che crea o sincronizza record.

Le integrazioni creano record propri, e le sincronizzazioni bidirezionali possono ricreare record dopo un'unione. Se deduplichi prima che siano attive, dovrai rifarlo, e potresti unire record che un'integrazione poi riporta. Vedi Unire i duplicati con l'integrazione HubSpot-Salesforce attiva.

Fase 4: deduplica il nuovo CRM

1. Disattiva gli oggetti del vecchio CRM in CRM Settings quando non ti servono più, così i suoi record smettono di contare sul limite di record del piano. I record di tutti i CRM collegati si sommano.
2. Collega il nuovo CRM e attiva i suoi oggetti. La prima sincronizzazione richiede di solito 2–15 minuti fino a 50.000 record, e fino a 10–12 ore oltre 1 milione.
3. Crea le tue Duplicate Searches. Dopo un'acquisizione, parti dai clienti che avevano entrambe le aziende: contatti per First Name + Last Name + Email, e aziende per dominio e nome. Vedi Come deduplicare aziende e account.
4. Decidi quali dati vincono. Quando entrambe le aziende hanno un record per lo stesso cliente, imposta una regola di Primary Record, ad es. Record più vecchio per tenere il record con lo storico più lungo. Vedi Merge Rules.
5. Prova, poi unisci in blocco, come nella Fase 1.
6. Automatizza. Quando le ricerche hanno dato prova di sé, attiva Auto Match oppure Auto Merge per i duplicati che le nuove integrazioni continuano a creare.

Configurazione di esempio

L'azienda A (HubSpot, 60.000 contatti) acquisisce l'azienda B (Pipedrive, 25.000 persone). Tutto passa nel portale HubSpot dell'azienda A.

1. Fase 1, azienda B: collegare Pipedrive, deduplicare People e Organizations, scaricare il CSV di Merge History.
2. Fase 1, azienda A: collega HubSpot, deduplica Contacts e Companies.
3. Fase 2: hanno migrato Pipedrive in HubSpot, mappando l'email per le persone e il dominio per le organizzazioni.
4. Fase 3: hanno configurato in HubSpot i moduli e le integrazioni dell'azienda B.
5. Fase 4: disattiva gli oggetti di Pipedrive in CRM Settings. Scansiona i Contacts di HubSpot con First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, e le Companies con Company Domain Name: Domain Root · Name: Similar Words (Any Order) · Country: Exact.
6. Merge Rules: Primary Record impostato su Record più vecchio, così sopravvive il record con lo storico più lungo quando entrambe le aziende avevano il cliente.
7. Prova 2 Single Merges e 2 pagine unite in blocco, poi unione in blocco del resto, e Auto Match attivo su entrambe le ricerche.

Errori comuni

• Migrare prima e deduplicare dopo. Sposti duplicati in un CRM nuovo, e lo storico di ciascuno arriva diviso tra più record.
• Deduplicare il nuovo CRM prima che le sue integrazioni siano attive. Le integrazioni aggiungono nuovi duplicati, o riportano record che hai unito.
• Aspettarsi che Dedupely confronti il vecchio CRM con il nuovo. Confronta all'interno di un CRM. Deduplica ciascuno separatamente.
• Lasciare attivi gli oggetti del vecchio CRM. I suoi record continuano a contare per il limite di record del tuo piano.
• Non conservare il CSV di Merge History del vecchio CRM prima che venga spento.

Domande frequenti sulla deduplicazione durante una migrazione

• Dedupely può migrare i miei dati? No. Dedupely trova e unisce i duplicati. Per spostare i dati usa gli strumenti di importazione del nuovo CRM o un servizio di migrazione.
• Dedupely trova i duplicati tra il mio vecchio e il nuovo CRM? No. Confronta i record all'interno di un solo CRM. Deduplica il vecchio prima della migrazione, e il nuovo dopo.
• Posso collegare entrambi i CRM insieme? Sì, puoi collegare più CRM a un account Dedupely, ma consigliamo di farlo uno dopo l'altro. I record di tutti i CRM collegati contano sul limite di record del piano.
• Devo deduplicare prima o dopo la migrazione? Entrambi. Prima, per non migrare duplicati. Dopo, quando il nuovo CRM e le sue integrazioni sono configurati, per intercettare i duplicati creati dalla migrazione e dalle integrazioni.
• Quanto dura la prima sincronizzazione del nuovo CRM? Di solito 2–15 minuti fino a 50.000 record, e fino a 10–12 ore oltre 1M di record.
• Posso annullare un'unione se ho scelto i dati sbagliati? No: l'annullamento serve per i record che non erano duplicati. Scarica il tuo Merge History in CSV e usalo per ripristinare i valori originali nel tuo CRM. Vedi Ho unito i record sbagliati: e adesso?