So deduplizieren Sie vor und nach einer CRM-Migration

Eine Migration ist der beste Zeitpunkt zum Deduplizieren und der, bei dem am leichtesten etwas schiefgeht. Mit Dedupely deduplizieren Sie zweimal: zuerst im alten CRM vor der Migration, damit keine Duplikate ins neue System wandern. Dann im neuen CRM, sobald es eingerichtet ist und seine Integrationen laufen, um die Duplikate aus Migration und Integrationen zu erfassen. Das funktioniert beim Wechsel des CRM (z. B. von Pipedrive zu HubSpot) ebenso wie beim Zusammenlegen zweier Konten desselben CRM nach einer Übernahme.

In welcher Situation sind Sie?

Dedupely gleicht Datensätze innerhalb eines CRMs ab, nicht zwischen zwei verbundenen CRMs. Deshalb ist die Reihenfolge unten wichtig: Deduplizieren Sie jedes alte System einzeln, dann alles zusammen im neuen.

Phase 1: Altes CRM vor der Migration deduplizieren

1. Verbinden Sie Ihr altes CRM mit Dedupely und aktivieren Sie die Objekte, die Sie migrieren. Siehe Datensätze synchronisieren.
2. Führen Sie die vordefinierten Duplicate Searches aus für jedes Objekt, dann fügen Sie eigene hinzu. Gleichen Sie mindestens drei Felder ab. Siehe How to Find Duplicates.
3. Merge Rules festlegen, damit die richtigen Werte bleiben. Siehe Merge Rules.
4. Testen, dann zusammenführen. Führen Sie 1–2 Single Merges durch, prüfen Sie sie im CRM und in Merge History, dann gesammelt zusammenführen.
5. Laden Sie Ihre Merge History als CSV herunter bevor das alte CRM abgeschaltet wird. Es ist Ihr Nachweis darüber, was zusammengeführt wurde, und der Originalwerte.

Zwei Konten zusammenlegen? Machen Sie das für jedes Konto, eines nach dem anderen.

Warum zuerst? Ein Merge im alten CRM bündelt Aktivitäten, Deals und Notizen jedes Kunden in einem Datensatz, sodass seine Historie als ein Datensatz statt mehrerer migriert.

Phase 2: Migrieren

Die Migration selbst findet außerhalb von Dedupely statt, mit den Importtools Ihres neuen CRM oder einem Migrationsdienst.

• Ordnen Sie eine eindeutige Kennung zu für jedes Objekt (E-Mail bei Kontakten, Domain bei Firmen oder die alte Datensatz-ID), damit das neue CRM Zeilen abgleichen kann, statt neue Datensätze anzulegen.
• Migration mit Tabellen? Deduplizieren Sie jeden Export als CSV, bevor Sie ihn importieren. Siehe Eine Liste vor dem Import deduplizieren.

Phase 3: Richten Sie Ihr neues CRM und seine Integrationen ein

Bevor Sie Dedupely mit dem neuen CRM verbinden, schließen Sie dessen Einrichtung ab: Objekte, Felder, Formulare und jede Integration, die Datensätze anlegt oder synchronisiert.

Integrationen legen eigene Datensätze an, und Zwei-Wege-Syncs können Datensätze nach einem Merge neu anlegen. Deduplizieren Sie, bevor sie laufen, müssen Sie es wiederholen, und Sie führen vielleicht Datensätze zusammen, die eine Integration dann zurückbringt. Siehe Dubletten zusammenführen mit HubSpot-Salesforce-Integration.

Phase 4: Ihr neues CRM deduplizieren

1. Die Objekte des alten CRMs abschalten in CRM Settings , wenn Sie sie nicht mehr brauchen, damit seine Datensätze nicht mehr zum Datensatzlimit Ihres Plans zählen. Datensätze aller verbundenen CRMs werden addiert.
2. Ihr neues CRM verbinden und aktivieren Sie seine Objekte. Der erste Sync dauert meist 2–15 Minuten für bis zu 50.000 Datensätze und bis zu 10–12 Stunden für über 1 Mio.
3. Bauen Sie Ihre Duplicate Searches. Beginnen Sie nach einer Übernahme mit den Kunden, die beide Unternehmen hatten: Kontakte über First Name + Last Name + Email und Firmen über Domain und Name. Siehe So deduplizieren Sie Firmen und Accounts.
4. Legen Sie fest, welche Daten gewinnen. Haben beide Firmen einen Datensatz für denselben Kunden, legen Sie eine Primary-Record-Regel fest, z. B. Ältester Datensatz , um den Datensatz mit der längsten Historie zu behalten. Siehe Merge Rules.
5. Testen, dann per Bulk-Merge zusammenführen, genauso wie in Phase 1.
6. Automatisieren. Haben sich Ihre Suchen bewährt, aktivieren Sie Auto Match oder Auto Merge für die Duplikate ein, die Ihre neuen Integrationen weiter erzeugen.

Beispiel-Einrichtung

Firma A (HubSpot, 60.000 Kontakte) übernimmt Firma B (Pipedrive, 25.000 Personen). Alles zieht in das HubSpot-Portal von Firma A um.

1. Phase 1, Firma B: Pipedrive verbinden, People und Organizations deduplizieren, die CSV aus Merge History herunterladen.
2. Phase 1, Firma A: verbinden Sie HubSpot, deduplizieren Sie Contacts und Companies.
3. Phase 2: migrierten Pipedrive nach HubSpot und ordneten die E-Mail für Personen und die Domain für Organisationen zu.
4. Phase 3: richteten die Formulare und Integrationen von Firma B in HubSpot ein.
5. Phase 4: schalten Sie die Pipedrive-Objekte in CRM Settings ab. Scannen Sie HubSpot-Contacts mit First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact und Companies mit Company Domain Name: Domain Root · Name: Similar Words (Any Order) · Country: Exact.
6. Merge Rules: Primary Record gesetzt auf Ältester Datensatz, damit der Datensatz mit der längsten Historie bleibt, wenn beide Firmen den Kunden hatten.
7. Testen 2 Single Merges und 2 per Bulk-Merge zusammengeführte Seiten, dann Bulk-Merge des Rests und Auto Match auf beiden Suchen aktiviert.

Häufige Fehler

• Erst migrieren, dann deduplizieren. Sie bringen Duplikate in ein neues CRM, und die Historie jedes einzelnen kommt über Datensätze verteilt an.
• Das neue CRM deduplizieren, bevor seine Integrationen laufen. Die Integrationen fügen neue Duplikate hinzu oder bringen zusammengeführte Datensätze zurück.
• Erwarten, dass Dedupely das alte CRM mit dem neuen abgleicht. Es gleicht innerhalb eines CRMs ab. Deduplizieren Sie jedes einzeln.
• Die Objekte des alten CRMs aktiviert lassen. Seine Datensätze zählen weiter zum Datensatzlimit Ihres Plans.
• Die CSV von Merge History nicht aufbewahren aus dem alten CRM, bevor es abgeschaltet wird.

FAQ zum Deduplizieren während einer Migration

• Kann Dedupely meine Daten migrieren? Nein. Dedupely findet und vereint Duplikate. Nutzen Sie für den Datentransfer die Importtools Ihres neuen CRM oder einen Migrationsdienst.
• Kann Dedupely Duplikate zwischen meinem alten und neuen CRM finden? Nein. Es gleicht Datensätze innerhalb eines CRMs ab. Deduplizieren Sie das alte vor der Migration und das neue danach.
• Kann ich beide CRMs gleichzeitig verbinden? Ja, Sie können mehrere CRMs mit einem Dedupely-Konto verbinden, wir empfehlen aber eins nach dem anderen. Datensätze aller verbundenen CRMs zählen zum Datensatzlimit Ihres Plans.
• Sollte ich vor oder nach der Migration deduplizieren? Beides. Vorher, damit Sie keine Duplikate migrieren. Danach, sobald das neue CRM und seine Integrationen eingerichtet sind, um die Duplikate zu erfassen, die Migration und Integrationen erzeugen.
• Wie lange dauert die erste Synchronisierung des neuen CRM? Meist 2–15 Minuten für bis zu 50.000 Datensätze und bis zu 10–12 Stunden für 1 Mio.+ Datensätze.
• Kann ich einen Merge rückgängig machen, wenn ich die falschen Daten gewählt habe? Nein: Rückgängig machen ist nur für Datensätze gedacht, die keine Dubletten waren. Laden Sie Ihre Merge History als CSV herunter und stellen Sie mit ihr die Originalwerte in Ihrem CRM wieder her. Siehe Ich habe die falschen Datensätze zusammengeführt: Was jetzt?