Como deduplicar antes e depois de uma migração de CRM

Uma migração é o melhor momento para deduplicar, e o mais fácil de errar. Com o Dedupely deduplica duas vezes: primeiro no CRM antigo, antes de migrar, para não levar duplicados para um sistema novo. Depois no novo, quando estiver configurado e com as integrações a funcionar, para apanhar os duplicados que a migração e as integrações criam. Funciona quer mude de CRM (por ex. do Pipedrive para o HubSpot), quer junte duas contas do mesmo CRM após uma aquisição.

Em que situação está?

O Dedupely faz correspondências dentro de um CRM, e não entre dois CRMs conectados. Por isso a ordem abaixo importa: deduplique cada sistema antigo separadamente e depois deduplique tudo junto no novo.

Fase 1: Deduplique o CRM antigo antes de migrar

1. Conecte seu CRM antigo ao Dedupely e ative os objetos que vai migrar. Veja Sincronizar Registros.
2. Rode as Duplicate Searches predefinidas para cada objeto e depois adicione as suas. Compare pelo menos três campos. Veja How to Find Duplicates.
3. Defina as suas Merge Rules, para que os valores certos permaneçam. Veja Merge Rules.
4. Teste e depois mescle. Faça 1 a 2 Single Merges, confira-as no CRM e no Merge History, e depois mescle em massa.
5. Baixe o Merge History como CSV antes de o CRM antigo ser desligado. É o seu registro do que foi mesclado e dos valores originais.

Vai juntar duas contas? Faça isto em cada conta, uma depois da outra.

Porquê primeiro? Mesclar no CRM antigo junta as atividades, negócios e notas de cada cliente num só registro, para que o histórico migre como um registro em vez de vários.

Fase 2: migrar

A migração em si acontece fora do Dedupely, com as ferramentas de importação do novo CRM ou um serviço de migração.

• Atribua um identificador único para cada objeto (email para contatos, domínio para empresas ou o ID do registro antigo), para que o novo CRM possa emparelhar linhas em vez de criar registros novos.
• Migra com planilhas? Deduplique cada exportação como CSV antes de a importar. Veja Deduplique uma lista antes de a importar.

Fase 3: configure o novo CRM e as suas integrações

Antes de conectar o Dedupely ao novo CRM, termine de configurá-lo: objetos, campos, formulários e cada integração que cria ou sincroniza registros.

As integrações criam os seus próprios registros, e as sincronizações bidirecionais podem recriar registros depois de uma mesclagem. Se deduplicar antes de estarem a funcionar, terá que repetir, e pode mesclar registros que uma integração depois traz de volta. Veja Mesclar duplicados com a Integração HubSpot-Salesforce ativa.

Fase 4: deduplique o novo CRM

1. Desative os objetos do CRM antigo no CRM Settings quando você não precisar mais deles, para que os registros deixem de contar para o limite de registros do plano. Os registros de todos os CRMs conectados se somam.
2. Conecte o novo CRM e ative os seus objetos. A primeira sincronização demora normalmente 2 a 15 minutos até 50.000 registros, e até 10–12 horas para mais de 1 milhão.
3. Crie as suas Duplicate Searches. Depois de uma aquisição, comece pelos clientes que as duas empresas compartilhavam: contatos por First Name + Last Name + Email, e empresas por domínio e nome. Veja Como deduplicar empresas e contas.
4. Decida que dados ganham. Quando ambas as empresas têm um registro do mesmo cliente, defina uma regra de Primary Record, p. ex. Registro Mais Antigo para manter o registro com o histórico mais longo. Veja Merge Rules.
5. Teste e depois mescle em massa, tal como na Fase 1.
6. Automatize. Quando as suas pesquisas estiverem provadas, ative Auto Match ou Auto Merge para os duplicados que as novas integrações continuam a criar.

Configuração de exemplo

A empresa A (HubSpot, 60.000 contatos) compra a empresa B (Pipedrive, 25.000 pessoas). Tudo passa para o portal HubSpot da empresa A.

1. Fase 1, empresa B: conectar o Pipedrive, deduplicar People e Organizations, baixar o CSV do Merge History.
2. Fase 1, empresa A: conecte o HubSpot, deduplique Contacts e Companies.
3. Fase 2: migraram o Pipedrive para o HubSpot, mapeando o email para pessoas e o domínio para organizações.
4. Fase 3: configuraram no HubSpot os formulários e integrações da empresa B.
5. Fase 4: desative os objetos do Pipedrive em CRM Settings. Analise os Contacts do HubSpot com First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, e as Companies com Company Domain Name: Domain Root · Name: Similar Words (Any Order) · Country: Exact.
6. Merge Rules: Primary Record definido como Registro Mais Antigo, para que sobreviva o registro com o histórico mais longo quando as duas empresas tinham o cliente.
7. Testar 2 Single Merges e 2 páginas mescladas em massa, depois mesclagem em massa do resto, e Auto Match ativo nas duas pesquisas.

Erros comuns

• Migrar primeiro e deduplicar depois. Muda duplicados para um CRM novo, e o histórico de cada um chega dividido por registros.
• Deduplicar o novo CRM antes de as integrações estarem a funcionar. As integrações acrescentam novos duplicados, ou trazem de volta registros que mesclou.
• Esperar que o Dedupely compare o CRM antigo com o novo. Compara dentro de um CRM. Deduplique cada um à parte.
• Deixar ativos os objetos do CRM antigo. Os seus registros continuam a contar para o limite de registros do plano.
• Não guardar o CSV do Merge History do CRM antigo antes de ele ser desligado.

Perguntas frequentes sobre deduplicar durante uma migração

• O Dedupely pode migrar os meus dados? Não. O Dedupely encontra e mescla duplicados. Use as ferramentas de importação do novo CRM ou um serviço de migração para mover os dados.
• O Dedupely consegue encontrar duplicados entre o meu CRM antigo e o novo? Não. Compara registros dentro de um CRM. Deduplique o antigo antes de migrar, e o novo depois.
• Posso conectar os dois CRMs ao mesmo tempo? Sim, você pode conectar vários CRMs a uma conta Dedupely, mas recomendamos fazê-lo um de cada vez. Os registros de todos os CRMs conectados contam para o limite de registros do plano.
• Devo deduplicar antes ou depois da migração? As duas coisas. Antes, para não migrar duplicados. Depois, quando o novo CRM e as integrações estiverem configurados, para apanhar os duplicados que a migração e as integrações criam.
• Quanto tempo demora a primeira sincronização do novo CRM? Normalmente 2–15 minutos para até 50.000 registros, e até 10–12 horas para mais de 1M de registros.
• Posso desfazer uma mesclagem se escolhi os dados errados? Não: o desfazer serve para registros que não eram duplicados. Baixe seu Merge History em CSV e use-o para restaurar os valores originais no seu CRM. Veja Fundi os registros errados: e agora?