Deduplica un elenco prima di importarlo

Il momento migliore per deduplicare un elenco è prima di importarlo. In Dedupely carichi l'elenco come file CSV, unisci le righe duplicate, esporti un file pulito e importi quel file nel CRM. Poi esegui una Duplicate Search nel CRM per intercettare le righe che corrispondono a record già esistenti. I caricamenti di fogli di calcolo sono illimitati in ogni piano Dedupely e nella prova gratuita di 7 giorni, e i record dei fogli di calcolo non contano sul limite di record del piano.

Perché deduplicare un elenco prima di importarlo?

I controlli di importazione del CRM intercettano alcuni duplicati, ma non tutti. HubSpot, per esempio, confronta i contatti importati sull'email esatta e le aziende sul dominio. Una riga senza email né dominio crea un nuovo record, e lo stesso fa una riga con l'email scritta in modo diverso.

Una volta nel CRM, un duplicato può accumulare attività, trattative e iscrizioni ai workflow, il che lo rende più difficile da unire. Una riga duplicata in un foglio di calcolo non ha nulla di tutto questo, quindi unirla lì è più rapido e sicuro.

Quali elenchi deduplicare per primi?

• Elenchi di eventi e webinar: la stessa persona si iscrive due volte, o si iscrive e fa il check-in con email diverse.
• Elenchi acquistati o arricchiti: i nomi delle aziende e i domini sono scritti in più modi.
• Esportazioni da un altro strumento o CRM: i record che erano già duplicati nel vecchio sistema arrivano con loro.
• Elenchi creati da più persone: ognuno aggiunge gli stessi contatti, formattati in modo diverso.

Un file o più?

Se i duplicati sono sparsi su più file (per esempio tre elenchi di eventi), caricali in un'unica istanza CSV. Dedupely li tratta come un unico elenco, quindi una persona presente in due file compare come una corrispondenza. Assicurati che le intestazioni delle colonne siano scritte uguali in ogni file, altrimenti diventano campi separati.

Se vuoi tenere separato ogni elenco, carica ogni file come istanza CSV a sé.

Come deduplicare un elenco prima di importarlo

1. Carica il file. Clicca su CRM nel menu a sinistra, poi + Add New CRM or CSV, e carica il CSV in Other Data Sources.
2. Segna le colonne multivalore. In Edit CSV Settings → Campi, seleziona Multi-value per le colonne con più valori in una cella.
3. Crea una Duplicate Search su almeno tre campi, come First Name, Last Name ed Email. Vedi How to Find Duplicates.
4. Configura Merge Rules, ad es. una regola di Primary Record, e Append sulle colonne multivalore così non si perde nessun valore. Vedi Merge Rules.
5. Rivedi e unisci. Rifiuta le corrispondenze che non sono duplicati, poi unisci in blocco il resto.
6. Esporta. In Edit CSV Settings → Generale, fai clic su Create Export e scegli i campi da includere.
7. Importa il file pulito nel CRM, mappando il suo identificatore univoco (email, dominio o ID record) così il CRM può abbinare le righe ai record esistenti.

Come intercettare le righe che corrispondono a record già presenti nel CRM

Deduplicare il file rimuove i duplicati all'interno dell'elenco. Alcune righe corrisponderanno comunque a record già presenti nel CRM con un'altra email o un nome leggermente diverso. Per intercettarle:

1. Dopo l'importazione, apri una Duplicate Search per quell'oggetto nel CRM.
2. Aggiungi un filtro perché la ricerca mostri solo le corrispondenze che includono un record appena importato: campo Create Date, Si applica a uno o più, operatore is within the past (days) con il numero di giorni dall'importazione, oppure viene dopo con il giorno prima dell'importazione.
3. Clicca Scan, rivedi le corrispondenze e uniscile.

Attiva Auto Match su quella ricerca se importi spesso elenchi, così ricevi un'email quando si accumulano nuove corrispondenze.

Configurazione di esempio

Un team eventi importa ogni trimestre tre elenchi di iscritti ai webinar.

1. Upload tutti e tre i file in un'istanza CSV chiamata "Q4 webinars".
2. Duplicate Search: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, per unire le persone che si sono iscritte due volte con la stessa email.
3. Seconda Duplicate Search: First Name: Similar Words (Any Order) con Match nicknames attivo · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order) con Ignored terms Inc., LLC, Ltd., per trovare "Bob" e "Robert" della stessa azienda.
4. Merge Rules: Primary Record impostato su Più campi compilati, così sopravvive la riga con più informazioni.
5. Esporta il file pulito e importalo nel CRM.
6. Dopo l'importazione: aggiungi un filtro su Create Date (is within the past (days): 1, Si applica a uno o più) alla ricerca dei contatti del CRM, scansiona e unisci le corrispondenze che includono un nuovo record.

Errori comuni

• Importare prima e deduplicare dopo. I duplicati nel CRM sono più difficili da unire. Deduplica prima il file.
• Intestazioni diverse in ogni file. "E-mail" ed "Email" diventano due campi, quindi i file non corrispondono tra loro. Rinomina le intestazioni prima del caricamento.
• Dimenticare le colonne multivalore. Senza Multi-value e Append, un'unione tiene un valore di quella colonna e scarta gli altri.
• Importare senza un identificativo. Senza un'email, un dominio o un ID record mappato, il CRM non può abbinare le righe ai record esistenti e ne crea di nuovi.
• Fermarsi al file. L'elenco può essere privo di duplicati e corrispondere comunque a record già presenti nel CRM. Fai una scansione dopo l'importazione.

Domande frequenti sulla deduplicazione degli elenchi prima di un'importazione

• Posso caricare un file Excel? Salvalo prima come CSV. Dedupely accetta file CSV, compresi quelli esportati da Excel e Google Sheets.
• I record dei fogli di calcolo contano sul piano? No. I caricamenti di fogli di calcolo sono illimitati e non contano sul limite di record del piano.
• Posso deduplicare più file insieme? Sì. Caricali in un'unica istanza CSV, fino a 10 file per caricamento.
• Unire un foglio di calcolo cambia il mio CRM? No. Le unioni nei fogli di calcolo restano in Dedupely finché non esporti il file e lo importi tu.
• Posso deduplicare un elenco senza collegare un CRM? Sì. Non serve un CRM per deduplicare i fogli di calcolo.
• Dedupely può confrontare il mio file con i record già presenti nel CRM? No. Dedupely deduplica il file da solo. Importalo, poi avvia la ricerca nel CRM per trovare le righe che corrispondono a record esistenti.
• Quanto può essere grande il mio file? Fino a 100 MB in totale e 1.000.000 di righe. Vedi tutti i limiti in Unisci i duplicati nei fogli di calcolo.