Deduplique uma lista antes de a importar

A melhor hora para deduplicar uma lista é antes de importá-la. No Dedupely, você envia a lista como um arquivo CSV, mescla as suas linhas duplicadas, exporta um arquivo limpo e importa esse arquivo para o CRM. Depois, roda uma Duplicate Search no CRM para pegar as linhas que correspondem a registros que você já tem. Os envios de planilhas são ilimitados em todos os planos do Dedupely e no teste gratuito de 7 dias, e os registros de planilhas não contam para o limite de registros do seu plano.

Porque deduplicar uma lista antes de a importar?

As verificações de importação do CRM apanham alguns duplicados, mas não todos. O HubSpot, por exemplo, compara contatos importados por email exato e empresas por domínio. Uma linha sem email nem domínio cria um registro novo, e o mesmo acontece com uma linha em que o email está escrito de outra forma.

Quando um duplicado já está no seu CRM, ele pode acumular atividades, negócios e inscrições em workflows, o que dificulta a mesclagem. Uma linha duplicada numa planilha não tem nada disso, por isso é mais rápido e seguro mesclá-la lá.

Que listas deve deduplicar primeiro?

• Listas de eventos e webinars: a mesma pessoa inscreve-se duas vezes, ou inscreve-se e faz check-in com emails diferentes.
• Listas compradas ou enriquecidas: os nomes de empresas e os domínios são escritos de várias formas.
• Exportações de outra ferramenta ou CRM: os registros que já estavam duplicados no sistema antigo vêm com eles.
• Listas feitas por várias pessoas: cada pessoa acrescenta os mesmos contatos, com formatos diferentes.

Um arquivo ou vários?

Se os seus duplicados estiverem espalhados por vários arquivos (por exemplo, três listas de eventos), envie-os para uma só instância CSV. O Dedupely os trata como uma só lista, por isso uma pessoa presente em dois arquivos aparece como uma correspondência. Garanta que os cabeçalhos das colunas estão escritos da mesma forma em todos os arquivos, ou passam a campos separados.

Se quiser manter cada lista separada, envie cada arquivo como sua própria instância de CSV.

Como deduplicar uma lista antes de a importar

1. Envie o arquivo. Clique em CRM no menu da esquerda e depois + Add New CRM or CSV, e envie o CSV em Other Data Sources.
2. Marque as colunas multivalor. Em Edit CSV Settings → Campos, assinale Multi-value nas colunas com vários valores numa célula.
3. Crie uma Duplicate Search com pelo menos três campos, como First Name, Last Name e Email. Veja How to Find Duplicates.
4. Configure Merge Rules, p. ex., uma regra de Primary Record, e Append nas colunas de vários valores para não perder nenhum valor. Veja Merge Rules.
5. Revise e mescle. Rejeite as correspondências que não são duplicados e mescle o resto em massa.
6. Exporte. Em Edit CSV Settings → Geral, clique em Create Export e escolha os campos a incluir.
7. Importe o arquivo limpo no seu CRM, mapeando o seu identificador único (email, domínio ou ID de registro) para que o CRM consiga fazer corresponder as linhas aos registros existentes.

Como apanhar linhas que correspondem a registros já existentes no seu CRM

Deduplicar o arquivo remove os duplicados dentro da lista. Algumas linhas vão continuar a corresponder a registros que já estão no seu CRM com outro email ou um nome ligeiramente diferente. Para os apanhar:

1. Depois da importação, abra uma Duplicate Search para esse objeto no seu CRM.
2. Acrescente um filtro para que a pesquisa só mostre correspondências que incluam um registro acabado de importar: campo Create Date, Aplica-se a um ou mais, operador is within the past (days) com o número de dias desde a importação, ou vem depois de com o dia anterior à importação.
3. Clique em Scan, revise as correspondências e mescle-as.

Ative Auto Match nessa pesquisa se importa listas com frequência, para receber um email quando se acumulam novas correspondências.

Configuração de exemplo

Uma equipe de eventos importa três listas de inscrições em webinars por trimestre.

1. Upload os três arquivos numa instância CSV chamada "Q4 webinars".
2. Duplicate Search: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, para mesclar pessoas que se inscreveram duas vezes com o mesmo email.
3. Segunda Duplicate Search: First Name: Similar Words (Any Order) com Match nicknames ativo · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order) com Ignored terms Inc., LLC, Ltd., para apanhar "Bob" e "Robert" da mesma empresa.
4. Merge Rules: Primary Record definido como Mais dados no campo, para sobreviver a linha com mais informação.
5. Exportar o arquivo limpo e importá-lo no CRM.
6. Depois da importação: acrescente um filtro em Create Date (is within the past (days): 1, Aplica-se a um ou mais) à pesquisa de contatos do CRM, analise e mescle as correspondências que incluem um registro novo.

Erros comuns

• Importar primeiro e deduplicar depois. Duplicados no CRM são mais difíceis de mesclar. Deduplique o arquivo primeiro.
• Cabeçalhos diferentes em cada arquivo. "E-mail" e "Email" viram dois campos, então os arquivos não batem entre si. Renomeie os cabeçalhos antes de enviar.
• Esquecer as colunas de vários valores. Sem Multi-value e Append, uma mesclagem mantém um valor dessa coluna e descarta os outros.
• Importar sem um identificador. Sem um email, domínio ou ID de registro mapeado, o seu CRM não consegue fazer corresponder as linhas a registros existentes e cria novos.
• Ficar pelo arquivo. A lista pode estar livre de duplicados e ainda assim corresponder a registros que já estão no seu CRM. Analise depois da importação.

Perguntas frequentes sobre deduplicar listas antes de uma importação

• Posso enviar um arquivo do Excel? Salve-o primeiro como CSV. O Dedupely aceita arquivos CSV, incluindo os exportados do Excel e do Google Sheets.
• Os registros de planilhas contam para o meu plano? Não. Os envios de planilhas são ilimitados e não contam para o limite de registros do seu plano.
• Posso deduplicar vários arquivos de uma vez? Sim. Envie-os para uma só instância CSV, até 10 arquivos por envio.
• Mesclar uma planilha altera o meu CRM? Não. As mesclagens de planilhas ficam no Dedupely até exportar o arquivo e o importar.
• Posso deduplicar uma lista sem conectar um CRM? Sim. Não precisa de um CRM para deduplicar planilhas.
• O Dedupely pode comparar o meu arquivo com os registros que já estão no meu CRM? Não. O Dedupely deduplica o arquivo sozinho. Importe-o e depois execute a pesquisa no CRM para encontrar linhas que coincidam com registros existentes.
• Que tamanho pode ter o meu arquivo? Até 100 MB no total e 1.000.000 de linhas. Veja todos os limites em Mesclar duplicados em planilhas.