Dédoublonner une liste avant de l'importer

Le meilleur moment pour dédoublonner une liste, c'est avant de l'importer. Dans Dedupely, vous importez la liste en fichier CSV, fusionnez ses lignes en double, exportez un fichier propre et importez ce fichier dans votre CRM. Vous lancez ensuite une Duplicate Search dans votre CRM pour repérer les lignes qui correspondent à des fiches existantes. Les imports de tableurs sont illimités dans chaque offre Dedupely et dans l'essai gratuit de 7 jours, et les fiches de tableurs ne comptent pas dans la limite de fiches de votre offre.

Pourquoi dédoublonner une liste avant de l'importer ?

Les contrôles d'import de votre CRM repèrent certains doublons, mais pas tous. HubSpot, par exemple, rapproche les contacts importés sur l'e-mail exact et les entreprises sur le domaine. Une ligne sans e-mail ni domaine crée une nouvelle fiche, tout comme une ligne où l'e-mail est écrit autrement.

Une fois dans votre CRM, un doublon peut accumuler activités, transactions et inscriptions à des workflows, ce qui le rend plus difficile à fusionner. Une ligne en double dans un tableur n'a rien de tout cela, la fusionner là est donc plus rapide et plus sûr.

Quelles listes dédoublonner en premier ?

• Listes d'événements et de webinars : la même personne s'inscrit deux fois, ou s'inscrit puis s'enregistre sur place avec des e-mails différents.
• Listes achetées ou enrichies : les noms d'entreprise et les domaines s'écrivent de plusieurs façons.
• Les exports d'un autre outil ou CRM : les fiches déjà en double dans l'ancien système arrivent avec elles.
• Listes construites par plusieurs personnes : chacun ajoute les mêmes contacts, formatés différemment.

Un fichier ou plusieurs ?

Si vos doublons sont répartis sur plusieurs fichiers (par exemple trois listes d'événements), importez-les dans une seule instance CSV. Dedupely les traite comme une seule liste : une personne présente dans deux fichiers apparaît comme une correspondance. Vérifiez que les en-têtes de colonnes sont écrits pareil dans chaque fichier, sinon ils deviennent des champs séparés.

Si vous voulez garder chaque liste à part, importez chaque fichier comme sa propre instance CSV.

Comment dédoublonner une liste avant de l'importer

1. Importez le fichier. Cliquez sur CRM dans le menu de gauche, puis + Add New CRM or CSV, et importez votre CSV sous Other Data Sources.
2. Marquez les colonnes multivaleurs. Dans Edit CSV Settings → Champs, cochez Multi-value pour les colonnes qui contiennent plusieurs valeurs dans une cellule.
3. Créer une Duplicate Search sur au moins trois champs, comme First Name, Last Name et Email. Voir How to Find Duplicates.
4. Configurez Merge Rules, par ex. une règle de Primary Record, et Append sur les colonnes multivaleurs pour ne perdre aucune valeur. Voir Merge Rules.
5. Examinez et fusionnez. Rejetez les correspondances qui ne sont pas des doublons, puis fusionnez le reste en masse.
6. Exportez. Dans Edit CSV Settings → Général, cliquez sur Create Export et choisissez les champs à inclure.
7. Importez le fichier propre dans votre CRM, en mappant son identifiant unique (e-mail, domaine ou identifiant de fiche) pour que votre CRM rapproche les lignes des fiches existantes.

Repérer les lignes qui correspondent à des fiches déjà dans votre CRM

Dédoublonner le fichier supprime les doublons dans la liste. Certaines lignes correspondront encore à des fiches déjà dans votre CRM sous un autre e-mail ou un nom légèrement différent. Pour les repérer :

1. Après l'import, ouvrez une Duplicate Search pour cet objet dans votre CRM.
2. Ajoutez un filtre pour que la recherche n'affiche que les correspondances incluant une fiche récemment importée : champ Create Date, S'applique à un ou plusieurs, opérateur is within the past (days) avec le nombre de jours depuis l'import, ou vient après avec la veille de l'import.
3. Cliquez sur Scan, examinez les correspondances et fusionnez-les.

Activez Auto Match sur cette recherche si vous importez souvent des listes, pour recevoir un e-mail quand de nouvelles correspondances s'accumulent.

Exemple de configuration

Une équipe événementielle importe trois listes d'inscrits à des webinars chaque trimestre.

1. Upload les trois fichiers dans une instance CSV appelée « Q4 webinars ».
2. Duplicate Search : First Name : Exact · Last Name : Exact · Email : Exact, pour fusionner les personnes inscrites deux fois avec le même e-mail.
3. Deuxième Duplicate Search : First Name : Similar Words (Any Order) avec Match nicknames activé · Last Name : Exact · Company : Similar Words (Any Order) avec Ignored terms Inc., LLC, Ltd., pour attraper « Bob » et « Robert » de la même entreprise.
4. Merge Rules : Primary Record réglé sur Le plus de données, pour que la ligne la plus renseignée soit conservée.
5. Exporter le fichier propre et l'importer dans le CRM.
6. Après l'import : ajoutez un filtre sur Create Date (is within the past (days): 1, S'applique à un ou plusieurs) à la recherche de contacts du CRM, analysez et fusionnez les correspondances qui contiennent une nouvelle fiche.

Erreurs courantes

• Importer d'abord et dédoublonner ensuite. Les doublons dans le CRM sont plus difficiles à fusionner. Dédoublonnez d'abord le fichier.
• Des en-têtes différents dans chaque fichier. « E-mail » et « Email » deviennent deux champs, et les fichiers ne concordent donc pas. Renommez les en-têtes avant l'import.
• Oublier les colonnes multivaleurs. Sans Multi-value et Append, une fusion garde une valeur de cette colonne et écarte les autres.
• Importer sans identifiant. Sans e-mail, domaine ou identifiant de fiche mappé, votre CRM ne peut pas rapprocher les lignes des fiches existantes et en crée de nouvelles.
• S'arrêter au fichier. La liste peut être sans doublons et correspondre quand même à des fiches déjà dans votre CRM. Analysez après l'import.

FAQ sur le dédoublonnage des listes avant un import

• Puis-je importer un fichier Excel ? Enregistrez-le d'abord en CSV. Dedupely accepte les fichiers CSV, y compris ceux exportés d'Excel et de Google Sheets.
• Les fiches de tableurs comptent-elles dans mon forfait ? Non. Les imports de tableurs sont illimités et ne comptent pas dans la limite de fiches de votre offre.
• Puis-je dédoublonner plusieurs fichiers à la fois ? Oui. Importez-les dans une seule instance CSV, jusqu'à 10 fichiers par import.
• Fusionner un tableur modifie-t-il mon CRM ? Non. Les fusions de tableurs restent dans Dedupely jusqu'à ce que vous exportiez le fichier et l'importiez vous-même.
• Puis-je dédoublonner une liste sans connecter de CRM ? Oui. Pas besoin de CRM pour dédoublonner des tableurs.
• Dedupely peut-il comparer mon fichier aux fiches déjà présentes dans mon CRM ? Non. Dedupely dédoublonne le fichier seul. Importez-le, puis lancez la recherche sur votre CRM pour repérer les lignes qui correspondent à des fiches existantes.
• Quelle taille peut faire mon fichier ? Jusqu'à 100 Mo au total et 1 000 000 de lignes. Voir toutes les limites dans Fusionnez les doublons dans vos tableurs.