Eine Liste vor dem Import deduplizieren

Der beste Zeitpunkt, eine Liste zu deduplizieren, ist vor dem Import. In Dedupely laden Sie die Liste als CSV-Datei hoch, führen ihre doppelten Zeilen zusammen, exportieren eine saubere Datei und importieren sie in Ihr CRM. Dann führen Sie in Ihrem CRM eine Duplicate Search aus, um die Zeilen zu finden, die zu bestehenden Datensätzen passen. Tabellen-Uploads sind in jedem Dedupely-Plan und im 7-tägigen kostenlosen Test unbegrenzt, und Tabellendatensätze zählen nicht zum Datensatzlimit Ihres Plans.

Warum eine Liste vor dem Import deduplizieren?

Die eigenen Importprüfungen Ihres CRMs erkennen manche Duplikate, aber nicht alle. HubSpot zum Beispiel gleicht importierte Kontakte über die exakte E-Mail und Firmen über die Domain ab. Eine Zeile ohne E-Mail oder Domain legt einen neuen Datensatz an, ebenso eine Zeile mit anders geschriebener E-Mail.

Ist ein Duplikat erst in Ihrem CRM, kann es Aktivitäten, Deals und Workflow-Anmeldungen sammeln, was den Merge erschwert. Eine doppelte Zeile in einer Tabelle hat nichts davon, deshalb ist das Zusammenführen dort schneller und sicherer.

Welche Listen sollten Sie zuerst deduplizieren?

• Event- und Webinarlisten: dieselbe Person meldet sich zweimal an oder meldet sich an und checkt mit einer anderen E-Mail ein.
• Gekaufte oder angereicherte Listen: Firmennamen und Domains werden unterschiedlich geschrieben.
• Exporte aus einem anderen Tool oder CRM: Datensätze, die schon im alten System doppelt waren, kommen mit.
• Von mehreren Personen erstellte Listen: jede Person legt dieselben Kontakte an, nur anders formatiert.

Eine Datei oder mehrere?

Sind Ihre Duplikate über mehrere Dateien verteilt (etwa drei Eventlisten), laden Sie sie hoch in eine einzige CSV-Instanz. Dedupely behandelt sie als eine Liste, eine Person in zwei Dateien erscheint also als ein Treffer. Achten Sie darauf, dass die Spaltenköpfe in jeder Datei gleich geschrieben sind, sonst werden es getrennte Felder.

Wollen Sie jede Liste getrennt halten, laden Sie jede Datei als eigene CSV-Instanz hoch.

So deduplizieren Sie eine Liste vor dem Import

1. Laden Sie die Datei hoch. Klicken Sie auf CRM im linken Menü, dann + Add New CRM or CSV, und laden Sie Ihre CSV hoch unter Other Data Sources.
2. Mehrfachwertspalten markieren. In Edit CSV Settings → Felderaktivieren Sie Multi-value für Spalten, die mehrere Werte in einer Zelle enthalten.
3. Duplicate Search anlegen auf mindestens drei Feldern, etwa First Name, Last Name und Email. Siehe How to Find Duplicates.
4. Merge Rules festlegen, z. B. eine Primary-Record-Regel, und Append auf mehrwertigen Spalten, damit kein Wert verloren geht. Siehe Merge Rules.
5. Prüfen und zusammenführen. Lehnen Sie Treffer ab, die keine Duplikate sind, und führen Sie den Rest per Bulk-Merge zusammen.
6. Exportieren. In Edit CSV Settings → Allgemein, klicken Sie auf Create Export und wählen Sie die Felder, die enthalten sein sollen.
7. Die bereinigte Datei in Ihr CRM importieren, mit Zuordnung der eindeutigen Kennung (E-Mail, Domain oder Datensatz-ID), damit Ihr CRM Zeilen bestehenden Datensätzen zuordnen kann.

So finden Sie Zeilen, die zu Datensätzen passen, die schon in Ihrem CRM sind

Das Deduplizieren der Datei entfernt Duplikate innerhalb der Liste. Einige Zeilen passen trotzdem zu Datensätzen, die schon unter einer anderen E-Mail oder einem leicht anderen Namen in Ihrem CRM sind. So finden Sie sie:

1. Öffnen Sie nach dem Import eine Duplicate Search für dieses Objekt in Ihrem CRM.
2. Fügen Sie einen Filter hinzu, damit die Suche nur Treffer mit einem neu importierten Datensatz zeigt: Feld Create Date, Gilt für einem oder mehreren, Operator is within the past (days) mit der Zahl der Tage seit dem Import, oder kommt nach mit dem Tag vor dem Import.
3. Klicken Sie auf Scan, prüfen Sie die Treffer und führen Sie sie zusammen.

Aktivieren Sie Auto Match für diese Suche, wenn Sie oft Listen importieren, damit Sie eine E-Mail bekommen, wenn sich neue Treffer sammeln.

Beispiel-Einrichtung

Ein Event-Team importiert jedes Quartal drei Webinar-Anmeldelisten.

1. Upload alle drei Dateien in eine CSV-Instanz namens "Q4 webinars".
2. Duplicate Search: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, um Personen zusammenzuführen, die sich mit derselben E-Mail zweimal angemeldet haben.
3. Zweite Duplicate Search: First Name: Similar Words (Any Order) mit Match nicknames an · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order) mit Ignored terms Inc., LLC, Ltd., um „Bob“ und „Robert“ aus derselben Firma zu erfassen.
4. Merge Rules: Primary Record gesetzt auf Meiste Felddaten, damit die Zeile mit den meisten Informationen bleibt.
5. Exportieren Sie die bereinigte Datei und importieren Sie sie ins CRM.
6. Nach dem Import: fügen Sie einen Filter auf Create Date hinzu (is within the past (days): 1, Gilt für einem oder mehreren) zur Kontaktsuche des CRMs hinzu, scannen Sie und führen Sie die Treffer zusammen, die einen neuen Datensatz enthalten.

Häufige Fehler

• Erst importieren, später deduplizieren. Dubletten im CRM sind schwerer zu mergen. Bereinigen Sie zuerst die Datei.
• Unterschiedliche Spaltenköpfe in jeder Datei. „E-mail“ und „Email“ werden zu zwei Feldern, daher passen die Dateien nicht zueinander. Benennen Sie die Spaltenköpfe vor dem Upload um.
• Mehrwertige Spalten vergessen. Ohne Multi-value und Append, behält ein Merge einen Wert aus dieser Spalte und verwirft die anderen.
• Importieren ohne Kennung. Ohne zugeordnete E-Mail, Domain oder Datensatz-ID kann Ihr CRM Zeilen keinen bestehenden Datensätzen zuordnen und legt neue an.
• Bei der Datei stehen bleiben. Die Liste kann frei von Duplikaten sein und trotzdem zu Datensätzen passen, die schon in Ihrem CRM sind. Scannen Sie nach dem Import.

FAQ zum Deduplizieren von Listen vor einem Import

• Kann ich eine Excel-Datei hochladen? Speichern Sie sie zuerst als CSV. Dedupely akzeptiert CSV-Dateien, auch aus Excel und Google Sheets exportierte.
• Zählen Tabellendatensätze zu meinem Plan? Nein. Tabellen-Uploads sind unbegrenzt und zählen nicht zum Datensatzlimit Ihres Plans.
• Kann ich mehrere Dateien auf einmal deduplizieren? Ja. Laden Sie sie in eine CSV-Instanz hoch, bis zu 10 Dateien pro Upload.
• Ändert das Zusammenführen einer Tabelle mein CRM? Nein. Merges in Tabellen bleiben in Dedupely, bis Sie die Datei exportieren und selbst importieren.
• Kann ich eine Liste deduplizieren, ohne ein CRM zu verbinden? Ja. Sie brauchen kein CRM, um Tabellen zu deduplizieren.
• Kann Dedupely meine Datei mit den Datensätzen vergleichen, die schon in meinem CRM sind? Nein. Dedupely dedupliziert die Datei für sich. Importieren Sie sie und lassen Sie dann Ihre CRM-Suche laufen, um Zeilen zu finden, die bestehenden Datensätzen entsprechen.
• Wie groß darf meine Datei sein? Bis zu 100 MB insgesamt und 1.000.000 Zeilen. Alle Limits finden Sie unter Duplikate in Tabellen zusammenführen.