Il tuo primo progetto di deduplicazione

Il tuo primo progetto di deduplicazione in Dedupely ha sette passi: collegare il CRM, scegliere gli oggetti da sincronizzare, eseguire le Duplicate Searches predefinite, rivedere le corrispondenze, decidere l'esito delle unioni, unire un piccolo lotto e controllare Merge History, poi automatizzare. Nulla cambia nel CRM finché non unisci, quindi puoi esplorare e provare liberamente fino al passo 6. Questa guida è la versione pratica del piano in tre fasi in Come Affrontare la Deduplicazione CRM.

Termini chiave da conoscere prima di iniziare

• Record duplicato: un secondo (o terzo) record che descrive una persona, un'azienda o una trattativa che hai già. I duplicati spesso differiscono leggermente, per un soprannome, un refuso o un'email di lavoro invece di quella personale, quindi la sola corrispondenza esatta ne perde molti.
• Duplicate Search: un insieme salvato di campi e opzioni di corrispondenza che Dedupely usa per trovare i duplicati in un oggetto.
• Opzione di corrispondenza: come si confronta un campo: Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words (Any Order), Domain Root o None. Per esempio, Fuzzy trova "Sean" e "Shawn", e Domain Root fa coincidere sales@acme.com con support@acme.com.
• Corrispondenza: un gruppo di record che Dedupely ha riconosciuto come duplicati tra loro. "La tua ricerca ha trovato 120 corrispondenze. Questa corrispondenza ha 3 record."
• Record primario: il record che vince un'unione. Scegli tu come viene selezionato: Oldest Record, Newest Record, Last Updated Record, Most Field Data o Custom.
• Merge Rules: le impostazioni che scelgono il Primary Record e decidono quale valore tiene ogni campo. Finché non imposti le tue, valgono quelle predefinite: sopravvive il record più vecchio.
• Revisione manuale: una coda per le corrispondenze che vuoi far controllare a qualcuno prima di unire.
• Auto Match e Auto Merge: automazioni che girano su una Duplicate Search. Auto Match ti manda un'email quando le corrispondenze si accumulano. Auto Merge le unisce con una pianificazione.

Passaggio 1: collega il tuo CRM

Collega il CRM che vuoi deduplicare. Collegare e sincronizzare non unisce, modifica né elimina mai nulla nel CRM.

• La prima sincronizzazione di solito richiede da 2 a 15 minuti fino a 50.000 record, e fino a 10-12 ore oltre 1 M di record.
• Dopo, Dedupely aggiorna i dati da solo ogni 10–30 minuti.

Vedi Collega il tuo CRM e Sincronizzazione dei record.

Passo 2: Scegli gli oggetti da sincronizzare

Sincronizzi oggetti interi (ad es. tutti i Contacts di HubSpot), non singoli record. Il tuo piano si basa sui record sincronizzati, sommati su tutti gli oggetti e tutti i CRM collegati.

• Parti da un oggetto: quello in cui i duplicati fanno più danni, di solito contatti o aziende.
• Deduplica un oggetto alla volta: attiva o disattiva gli oggetti in CRM Settings per tenere il conteggio dei record entro il piano.
• I fogli di calcolo non contano sul limite di record del piano.

Vedi Billing & Usage e Prezzi di Dedupely.

Passaggio 3: esegui le Duplicate Searches predefinite

Ogni oggetto ha Duplicate Searches predefinite, così vedi corrispondenze reali prima di progettare le tue.

1. Vai in Duplicate Searches nel menu a sinistra e apri una ricerca predefinita per il tuo oggetto.
2. Guarda i campi che confronta e l'opzione di corrispondenza di ciascuno.
3. Clicca Scan.
4. Per provare impostazioni diverse, clona la ricerca così l'originale resta com'è. Fai clic su Scan di nuovo dopo ogni modifica.

Vedi How to Find Duplicates e Opzioni di corrispondenza.

Passo 4: Rivedi le corrispondenze

Prima di unire qualsiasi cosa, rivedi i risultati così due clienti diversi non diventano mai un solo record.

• Confronta i record: apri View Match Details su una corrispondenza per vederne i record affiancati.
• Non sei sicuro? Seleziona la corrispondenza e fai clic su Send to Manual Review, così la persona giusta può decidere più tardi.
• Non è un duplicato? Rifiutala. Smette di comparire in questa ricerca e in tutte le future, e puoi ripristinarla dalla scheda Rejected Matches.
• Controlla la scheda Excluded: Le Safety Settings mettono lì da parte le corrispondenze rischiose, come quelle con più di 20 record o con dati segnaposto come "test@test.com".

Le schede Manual Review, Rejected Matches ed Excluded sono in alto nella tua Duplicate Search. Vedi Manual Review, Corrispondenze rifiutate e Corrispondenze escluse.

Passo 5: Decidi l'esito delle unioni

Hai due opzioni:

• Usa le regole predefinite. Non serve impostare le Merge Rules per iniziare: sopravvive il record più vecchio, e i suoi campi vuoti vengono compilati dagli altri. L'unione propria del CRM decide ancora alcune cose, come quale ID del record viene mantenuto, quindi consulta la guida alla deduplicazione del tuo CRM.
• Imposta le Merge Rules. Scegli come viene scelto il Primary Record, e imposta regole per campo dove servono (ad es. una Lose Rule perché il First Name del record più vecchio non vinca mai).

In entrambi i casi, i valori vincenti compaiono in grassetto nei risultati, e la Merge Preview colonna in View Match Details mostra il record finale.

Attività (note, chiamate, attività) e associazioni vengono mantenute quando i record si uniscono, tranne dove l'API del CRM non consente di spostarle. Per esempio, Nimble rimuove attività, trattative, eventi e storico dei messaggi con il duplicato, e Close non sposta le attività né le riunioni di un contatto.

Vedi Merge Rules.

Passo 6: Unisci un piccolo lotto e controlla Merge History

Considera le unioni definitive, quindi testa prima di unire su larga scala.

1. Unisci 1–2 corrispondenze che conosci bene con un Single Merge.
2. Controlla il risultato. Apri Merge History per confrontare i record originali con i valori vincenti, o fai clic sull'icona View in [your CRM] accanto a un record (ad es. View in HubSpot) per aprirlo nel tuo CRM.
3. Unisci in blocco 1–2 pagine di corrispondenze come secondo test.
4. Quando i risultati sembrano giusti, unisci in blocco il resto.

Suggerimento: scegli corrispondenze di prova con note e trattative collegate, così puoi confermare che sono passate al record che resta.

Vedi How to Merge Duplicates.

Passo 7: automatizza

Una volta unito l'arretrato, nuovi duplicati continuano ad arrivare da moduli, importazioni e integrazioni. Automatizza ogni Duplicate Search in base a come è andata nei test:

Auto Merge funziona anche nella prova gratuita, dove usa le tue 20 unioni gratuite. Vedi Auto Merge e Auto Match.

Configurazione di esempio

Un team marketing con 40.000 Contacts in HubSpot, dove importazioni di eventi e moduli creano duplicati ogni mese:

1. Sincronizza solo i Contacts, così il numero di record resta a 40.000.
2. Ricerca 1 (duplicati evidenti): First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact.
3. Ricerca 2 (da rivedere): First Name: Similar · Last Name: Exact · Email: Domain Root.
4. Merge Rules: Primary Record impostato su Più campi compilati, così resta il contatto più completo.
5. Prova: 2 Single Merges dalla Ricerca 1, controllati in HubSpot e in Merge History, poi 2 pagine unite in blocco.
6. Unione in blocco il resto della ricerca 1.
7. Automatizza: Auto Merge sulla ricerca 1, ogni due settimane per seguire il loro ciclo di importazione. Auto Match sulla ricerca 2, con un'email quando si accumulano 10 corrispondenze.

Errori comuni

• Confrontare su uno o due campi. Uno o due campi creano molti falsi positivi: due persone possono condividere un nome, e un'azienda può usare più domini email. Confronta su almeno tre campi, come First Name, Last Name ed Email. Se ne usi meno, aggiungi altre Visible Fields, così puoi confrontare altri campi in revisione.
• Unire prima di controllare il risultato. Considera le unioni definitive. Controlla la colonna Merge Preview e unisci prima un piccolo lotto.
• Sincronizzare tutti gli oggetti insieme. Il conteggio dei record si somma tra oggetti e CRM, e se superi il limite del piano di oltre il 10%, o resti sopra per 10 giorni, l'account passa in sola lettura. Inizia con un oggetto.
• Automatizzare prima di aver unito l'arretrato. Auto Merge ripete i risultati di una ricerca a ogni esecuzione. Se la ricerca non è stata testata su corrispondenze reali, si ripete anche lo stesso errore.
• Trattare la deduplicazione come un lavoro da fare una volta sola. Moduli, importazioni e integrazioni continuano ad aggiungere record, quindi pianifica l'automazione fin dall'inizio.

Domande frequenti sul tuo primo progetto di deduplicazione

• Collegare Dedupely cambia i dati del mio CRM? No. Collegare, sincronizzare, analizzare e cambiare opzioni di corrispondenza o filtri non modificano mai il CRM. I record cambiano solo quando unisci.
• Posso annullare un'unione? Sì, entro 30 giorni per la maggior parte delle unioni, da Merge History. L'annullamento serve per i record che non erano duplicati, quindi considera ogni unione definitiva. Vedi Annulla un'unione.
• Su quanti campi dovrei confrontare? Almeno tre, e quanti ne vuoi oltre. Uno o due campi creano molti falsi positivi. Se confronti solo su uno o due, aggiungi altre Visible Fields per poter confrontare altri campi prima di unire. Vedi Opzioni di corrispondenza.
• Posso unire un lead con un contatto? No. Dedupely confronta e unisce i record all'interno di un solo oggetto, come Leads con Leads o Contacts con Contacts. Crea una Duplicate Search per ogni oggetto che vuoi deduplicare.
• Con che rapidità Dedupely vede i nuovi duplicati? I nuovi record del CRM compaiono di solito in Dedupely entro 1–5 minuti, e i dati si aggiornano ogni 10–30 minuti. Auto Match e Auto Merge lavorano poi su quei record in base alle tue impostazioni.
• Bastano 20 unioni gratuite per provare? Sì, per i passi 5 e 6. Dopo la prova, fai l'upgrade per continuare a unire.