O seu primeiro projeto de deduplicação

Seu primeiro projeto de deduplicação no Dedupely tem sete passos: conectar o CRM, escolher os objetos a sincronizar, rodar as Duplicate Searches padrão, revisar as correspondências, decidir o resultado das mesclagens, mesclar um pequeno lote e verificar o Merge History, e automatizar. Nada muda no seu CRM até você mesclar, então pode explorar e testar à vontade até o passo 6. Este guia é a versão prática do plano em três fases de Como Abordar a Deduplicação de CRM.

Termos-chave antes de começar

• Registro duplicado: um segundo (ou terceiro) registro que descreve uma pessoa, empresa ou negócio que você já tem. Os duplicados costumam diferir um pouco, como um apelido, um erro de digitação ou um email de trabalho em vez de um pessoal, por isso só a correspondência exata deixa passar muitos deles.
• Duplicate Search: um conjunto guardado de campos e opções de correspondência que o Dedupely usa para encontrar duplicados num objeto.
• Opção de correspondência: como um campo é comparado: Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words (Any Order), Domain Root ou None. Por exemplo, Fuzzy apanha "Sean" e "Shawn", e Domain Root faz coincidir sales@acme.com com support@acme.com.
• Correspondência: um grupo de registros que o Dedupely identificou como duplicados entre si. "A sua pesquisa encontrou 120 correspondências. Esta correspondência tem 3 registros."
• Registro Principal: o registro que ganha uma mesclagem. Escolhe como é selecionado: Oldest Record, Newest Record, Last Updated Record, Most Field Data ou Custom.
• Merge Rules: as configurações que escolhem o Primary Record e decidem qual valor cada campo mantém. Até que você defina as suas, valem as padrão: sobrevive o registro mais antigo.
• Manual Review: uma fila para correspondências que quer que alguém verifique antes de mesclar.
• Auto Match e Auto Merge: automações que rodam em uma Duplicate Search. O Auto Match envia um email quando as correspondências se acumulam. O Auto Merge as mescla em uma agenda.

Passo 1: Conecte seu CRM

Conecte o CRM que você quer deduplicar. Conectar e sincronizar nunca mesclam, editam nem excluem nada no seu CRM.

• A primeira sincronização demora normalmente 2 a 15 minutos até 50.000 registros, e até 10-12 horas para mais de 1 M de registros.
• Depois disso, o Dedupely atualiza os dados a cada 10–30 minutos sozinho.

Veja Conecte seu CRM e Sincronizar Registros.

Passo 2: Escolha os objetos a sincronizar

Você sincroniza objetos inteiros (por exemplo, todos os Contacts do HubSpot), não registros individuais. Seu plano se baseia nos registros que você sincroniza, somados em todos os objetos e todos os CRMs conectados.

• Comece por um objeto: aquele em que os duplicados mais prejudicam, normalmente contatos ou empresas.
• Deduplique um objeto de cada vez: ative ou desative objetos em CRM Settings para manter a contagem de registros dentro do seu plano.
• As planilhas não contam para o limite de registros do plano.

Veja Billing & Usage e Preços do Dedupely.

Passo 3: rodar as Duplicate Searches padrão

Cada objeto vem com Duplicate Searches padrão, para que você veja correspondências reais antes de desenhar as suas.

1. Acesse a Duplicate Searches no menu da esquerda e abra uma pesquisa padrão para o seu objeto.
2. Veja os campos que compara e a opção de correspondência de cada um.
3. Clique em Scan.
4. Para testar outras configurações, clone a pesquisa para que a original fique como está. Clique em Scan de novo depois de cada alteração.

Veja How to Find Duplicates e Opções de Correspondência.

Passo 4: revise suas correspondências

Antes de mesclar qualquer coisa, revise os resultados para que dois clientes diferentes nunca se tornem um só registro.

• Compare os registros: abrir View Match Details numa correspondência para ver os registros lado a lado.
• Não tem a certeza? Selecione a correspondência e clique em Send to Manual Review, para a pessoa certa decidir mais tarde.
• Não é um duplicado? Rejeite-a. Ela deixa de aparecer nesta pesquisa e em todas as futuras, e você pode restaurá-la a partir da aba Rejected Matches.
• Verifique a aba Excluded: As Safety Settings põem aí de lado as correspondências arriscadas, como as com mais de 20 registros ou dados fictícios como "test@test.com".

As abas Manual Review, Rejected Matches e Excluded ficam no topo da sua Duplicate Search. Veja Manual Review, Correspondências rejeitadas e Correspondências excluídas.

Passo 5: Decida o resultado das mesclagens

Tem duas opções:

• Use as regras por padrão. Não precisa de definir Merge Rules para começar: o registro mais antigo sobrevive, e os campos vazios dele são preenchidos a partir dos outros. A mesclagem do próprio CRM continua a decidir algumas coisas, como que ID de registro é mantido, por isso consulte o guia de deduplicação do seu CRM.
• Defina as Merge Rules. Escolha como o Primary Record é escolhido, e defina regras por campo onde precisar (p. ex., uma Lose Rule para o First Name do registro mais antigo nunca ganhar).

Em qualquer dos casos, os valores vencedores aparecem a negrito nos resultados, e a Merge Preview coluna em View Match Details mostra o registro final.

As atividades (notas, chamadas, tarefas) e associações são mantidas quando os registros são mesclados, exceto onde a API do seu CRM não permite movê-las. Por exemplo, o Nimble remove tarefas, negócios, eventos e histórico de mensagens junto com o duplicado, e o Close não move as tarefas nem as reuniões de um contato.

Veja Merge Rules.

Passo 6: Mescle um lote pequeno e verifique o Merge History

Trate as mesclagens como permanentes, então teste antes de mesclar em escala.

1. Mescle 1–2 correspondências que conhece bem com um Single Merge.
2. Verifique o resultado. Abra Merge History para comparar os registros originais com os valores que ganharam, ou clique no ícone View in [your CRM] junto a um registro (p. ex. View in HubSpot) para o abrir no seu CRM.
3. Mescle em massa 1–2 páginas de correspondências como segundo teste.
4. Quando os resultados parecerem certos, mescle o resto em massa.

Dica: escolha correspondências de teste com notas e negócios associados, para confirmar que passaram para o registro final.

Veja How to Merge Duplicates.

Passo 7: Automatize

Depois de mesclar o acumulado, continuam a chegar novos duplicados de formulários, importações e integrações. Automatize cada Duplicate Search consoante o resultado nos seus testes:

O Auto Merge também funciona na avaliação gratuita, onde usa as suas 20 mesclagens grátis. Veja Auto Merge e Auto Match.

Configuração de exemplo

Uma equipe de marketing com 40.000 Contacts no HubSpot, onde importações de eventos e formulários criam duplicados todos os meses:

1. Sincronize só Contacts, por isso o número de registros fica nos 40.000.
2. Pesquisa 1 (duplicados óbvios): First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact.
3. Pesquisa 2 (precisa de revisão): First Name: Similar · Last Name: Exact · Email: Domain Root.
4. Merge Rules: Primary Record definido como Mais dados no campo, para que o contato mais completo permaneça.
5. Teste: 2 Single Merges da Pesquisa 1, verificados no HubSpot e no Merge History, e depois 2 páginas mescladas em massa.
6. Mesclagem em massa o resto da pesquisa 1.
7. Automatize: Auto Merge na pesquisa 1, de duas em duas semanas para acompanhar o ciclo de importação. Auto Match na pesquisa 2, com um email quando se acumulam 10 correspondências.

Erros comuns

• Fazer corresponder por um ou dois campos. Um ou dois campos criam muitos falsos positivos: duas pessoas podem compartilhar um nome, e uma empresa pode usar vários domínios de email. Faça corresponder por pelo menos três campos, como First Name, Last Name e Email. Se usar menos, acrescente mais Visible Fields, para poder comparar outros campos na revisão.
• Mesclar antes de verificar o resultado. Trate as mesclagens como permanentes. Confira a coluna Merge Preview e mescle um lote pequeno primeiro.
• Sincronizar todos os objetos de uma vez. A sua contagem de registros soma objetos e CRM, e se ultrapassar o limite do plano em mais de 10%, ou ficar acima dele durante 10 dias, a conta fica só de leitura. Comece com um objeto.
• Automatizar antes de mesclar o acumulado. O Auto Merge repete os resultados de uma pesquisa em cada execução. Se a pesquisa não foi testada com correspondências reais, o mesmo erro também se repete.
• Tratar a deduplicação como um trabalho pontual. Formulários, importações e integrações continuam a acrescentar registros, por isso planeje a automação desde o início.

Perguntas frequentes sobre o seu primeiro projeto de deduplicação

• Conectar o Dedupely altera os dados do meu CRM? Não. Conectar, sincronizar, varrer e mudar opções de correspondência ou filtros nunca alteram seu CRM. Os registros só mudam quando você mescla.
• Posso desfazer uma mesclagem? Sim, em 30 dias para a maioria das mesclagens, pelo Merge History. O desfazer serve para registros que não eram duplicados, então trate toda mesclagem como permanente. Veja Desfazer uma mesclagem.
• Por quantos campos devo fazer a correspondência? Pelo menos três, e quantos quiser além disso. Um ou dois campos criam muitos falsos positivos. Se só fizer a correspondência por um ou dois, acrescente mais Visible Fields para poder comparar outros campos antes de mesclar. Veja Opções de Correspondência.
• Posso mesclar um lead com um contato? Não. O Dedupely compara e mescla registros dentro de um objeto, como Leads com Leads ou Contacts com Contacts. Crie uma Duplicate Search para cada objeto que quer deduplicar.
• Com que rapidez o Dedupely vê novos duplicados? Os novos registros do CRM costumam aparecer no Dedupely em 1–5 minutos, e os dados são atualizados a cada 10–30 minutos. O Auto Match e o Auto Merge então trabalham com esses registros conforme as suas configurações.
• 20 mesclagens grátis chegam para testar? Sim, para os passos 5 e 6. Depois do teste, faça upgrade para continuar a mesclar.