Votre premier projet de dédoublonnage

Votre premier projet de dédoublonnage dans Dedupely compte sept étapes : connecter votre CRM, choisir les objets à synchroniser, lancer les Duplicate Searches prédéfinies, examiner les correspondances, décider de l'issue de vos fusions, fusionner un petit lot et vérifier Merge History, puis automatiser. Rien ne change dans votre CRM tant que vous ne fusionnez pas, vous pouvez donc explorer et tester librement jusqu'à l'étape 6. Ce guide est la version pratique du plan en trois phases de Comment Aborder la Déduplication CRM.

Les termes clés avant de commencer

• Fiche en double : une deuxième (ou troisième) fiche qui décrit une personne, une entreprise ou une transaction que vous avez déjà. Les doublons diffèrent souvent légèrement, par un surnom, une faute de frappe ou un e-mail professionnel au lieu d'un personnel, donc la correspondance exacte seule en manque beaucoup.
• Duplicate Search : un ensemble enregistré de champs et d'options de correspondance que Dedupely utilise pour trouver les doublons dans un objet.
• Option de correspondance : la façon dont un champ est comparé : Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words (Any Order), Domain Root ou None. Par exemple, Fuzzy repère « Sean » et « Shawn », et Domain Root fait correspondre sales@acme.com avec support@acme.com.
• Correspondance : un groupe de fiches que Dedupely a identifiées comme doublons les unes des autres. « Votre recherche a trouvé 120 correspondances. Cette correspondance compte 3 fiches. »
• Enregistrement Principal : la fiche qui l'emporte lors d'une fusion. Vous choisissez comment elle est désignée : Oldest Record, Newest Record, Last Updated Record, Most Field Data ou Custom.
• Merge Rules : les réglages qui choisissent le Primary Record et décident de la valeur conservée dans chaque champ. Tant que vous n'avez pas défini les vôtres, les valeurs par défaut s'appliquent : la fiche la plus ancienne est conservée.
• Examen manuel : une file pour les correspondances que quelqu'un doit vérifier avant la fusion.
• Auto Match et Auto Merge : des automatisations qui tournent sur une Duplicate Search. Auto Match vous envoie un e-mail quand les correspondances s'accumulent. Auto Merge les fusionne selon une planification.

Étape 1 : connectez votre CRM

Connectez le CRM à dédoublonner. Connecter et synchroniser ne fusionne, ne modifie ni ne supprime jamais rien dans votre CRM.

• La première synchronisation prend en général 2 à 15 minutes jusqu'à 50 000 fiches, et jusqu'à 10 à 12 heures au-delà de 1 M de fiches.
• Ensuite, Dedupely actualise vos données toutes les 10–30 minutes tout seul.

Voir Connectez votre CRM et Synchronisation des enregistrements.

Étape 2 : choisir les objets à synchroniser

Vous synchronisez des objets entiers (par ex. tous les Contacts HubSpot), pas des fiches isolées. Votre offre se base sur les fiches synchronisées, additionnées sur tous les objets et tous les CRM connectés.

• Commencez par un objet : celui où les doublons font le plus de dégâts, en général les contacts ou les entreprises.
• Dédoublonnez un objet à la fois : activez ou désactivez des objets dans CRM Settings pour garder votre nombre de fiches dans les limites de votre forfait.
• Les tableurs ne comptent pas dans la limite de fiches de votre forfait.

Voir Billing & Usage et Tarifs de Dedupely.

Étape 3 : lancer les Duplicate Searches prédéfinies

Chaque objet est livré avec des Duplicate Searches prédéfinies, pour voir de vraies correspondances avant de concevoir les vôtres.

1. Allez dans Duplicate Searches dans le menu de gauche et ouvrez une recherche prédéfinie pour votre objet.
2. Regardez les champs qu'elle compare et l'option de correspondance de chacun.
3. Cliquez sur Scan.
4. Pour essayer d'autres réglages, dupliquez la recherche pour que l'originale reste intacte. Cliquez sur Scan à nouveau après chaque changement.

Voir How to Find Duplicates et Options de correspondance.

Étape 4 : examinez vos correspondances

Avant toute fusion, passez vos résultats en revue pour que deux clients différents ne deviennent jamais une seule fiche.

• Comparez les fiches : ouvrir View Match Details sur une correspondance pour voir ses fiches côte à côte.
• Pas sûr ? Sélectionnez la correspondance et cliquez sur Send to Manual Review, pour que la bonne personne décide plus tard.
• Pas un doublon ? Rejetez-la. Elle n'apparaît plus dans cette recherche ni dans les suivantes, et vous pouvez la restaurer depuis l'onglet Rejected Matches.
• Vérifiez l'onglet Excluded : Les Safety Settings y mettent de côté les correspondances risquées, comme celles de plus de 20 enregistrements ou avec des données factices comme « test@test.com ».

Les onglets Manual Review, Rejected Matches et Excluded se trouvent en haut de votre Duplicate Search. Voir Manual Review, Correspondances rejetées et Correspondances exclues.

Étape 5 : décider de l'issue des fusions

Vous avez deux options :

• Utilisez les règles par défaut. Pas besoin de régler des Merge Rules pour commencer : la fiche la plus ancienne survit, et ses champs vides sont remplis à partir des autres. La fusion propre à votre CRM décide encore certaines choses, comme l'identifiant de fiche conservé, consultez donc le guide de dédoublonnage de votre CRM.
• Réglez vos Merge Rules. Choisissez comment le Primary Record est sélectionné, et fixez des règles par champ là où il le faut (par ex. une Lose Rule pour que le First Name de la fiche la plus ancienne ne gagne jamais).

Dans les deux cas, les valeurs gagnantes apparaissent en gras dans vos résultats, et la Merge Preview colonne dans View Match Details affiche la fiche finale.

Les activités (notes, appels, tâches) et les associations sont conservées lors de la fusion, sauf là où l'API de votre CRM ne permet pas de les déplacer. Par exemple, Nimble supprime les tâches, transactions, événements et l'historique des messages avec le doublon, et Close ne déplace pas les tâches ni les réunions d'un contact.

Voir Merge Rules.

Étape 6 : Fusionner un petit lot et vérifier Merge History

Traitez les fusions comme définitives, donc testez avant de fusionner à grande échelle.

1. Fusionnez 1–2 correspondances que vous connaissez bien avec un Single Merge.
2. Vérifiez le résultat. Ouvrez Merge History pour comparer les fiches d'origine aux valeurs retenues, ou cliquez sur l'icône View in [your CRM] à côté d'une fiche (par ex. View in HubSpot) pour l'ouvrir dans votre CRM.
3. Fusionnez en masse 1–2 pages de correspondances comme second test.
4. Quand les résultats semblent justes, fusionnez le reste en masse.

Astuce : choisissez des correspondances test avec notes et transactions rattachées, pour vérifier qu'elles passent bien sur la fiche conservée.

Voir How to Merge Duplicates.

Étape 7 : automatisez

Une fois l'arriéré fusionné, de nouveaux doublons continuent d'arriver des formulaires, imports et intégrations. Automatisez chaque Duplicate Search selon ses résultats en test :

Auto Merge fonctionne aussi pendant l'essai gratuit, où il utilise vos 20 fusions gratuites. Voir Auto Merge et Auto Match.

Exemple de configuration

Une équipe marketing avec 40 000 Contacts HubSpot, où imports d'événements et formulaires créent des doublons chaque mois :

1. Ne synchroniser que les Contacts, et leur nombre de fiches reste donc à 40 000.
2. Recherche 1 (doublons évidents) : First Name : Exact · Last Name : Exact · Email : Exact.
3. Recherche 2 (à examiner) : First Name : Similar · Last Name : Exact · Email : Domain Root.
4. Merge Rules : Primary Record réglé sur Le plus de données, pour que le contact le plus complet soit conservé.
5. Test : 2 Single Merges de la Recherche 1, vérifiés dans HubSpot et dans Merge History, puis 2 pages fusionnées en masse.
6. Fusion en masse le reste de la recherche 1.
7. Automatisez : Auto Merge sur la recherche 1, toutes les deux semaines pour suivre leur cycle d'import. Auto Match sur la recherche 2, avec un e-mail quand 10 correspondances s'accumulent.

Erreurs courantes

• Rapprocher sur un ou deux champs. Un ou deux champs créent beaucoup de faux positifs : deux personnes peuvent porter le même nom, et une entreprise peut utiliser plusieurs domaines e-mail. Rapprochez sur au moins trois champs, comme First Name, Last Name et Email. Si vous en utilisez moins, ajoutez des Visible Fields pour comparer d'autres champs pendant la revue.
• Fusionner avant de vérifier le résultat. Traitez les fusions comme définitives. Vérifiez la colonne Merge Preview et fusionnez d'abord un petit lot.
• Synchroniser tous les objets à la fois. Votre nombre de fiches s'additionne entre objets et CRM, et si vous dépassez la limite de votre forfait de plus de 10 %, ou restez au-dessus pendant 10 jours, votre compte passe en lecture seule. Commencez par un objet.
• Automatiser avant d'avoir fusionné l'arriéré. Auto Merge répète les résultats d'une recherche à chaque exécution. Si la recherche n'a pas été testée sur de vraies correspondances, la même erreur se répète aussi.
• Traiter le dédoublonnage comme un travail ponctuel. Formulaires, imports et intégrations continuent d'ajouter des fiches, alors planifiez votre automatisation dès le départ.

FAQ sur votre premier projet de dédoublonnage

• Connecter Dedupely modifie-t-il les données de mon CRM ? Non. Connecter, synchroniser, analyser et changer les options de correspondance ou les filtres ne modifient jamais votre CRM. Les fiches ne changent que lorsque vous fusionnez.
• Puis-je annuler une fusion ? Oui, pendant 30 jours pour la plupart des fusions, depuis Merge History. L'annulation sert aux fiches qui n'étaient pas des doublons : traitez donc chaque fusion comme définitive. Voir Annuler une fusion.
• Sur combien de champs faut-il rapprocher ? Au moins trois, et autant que vous voulez au-delà. Un ou deux champs créent beaucoup de faux positifs. Si vous ne rapprochez que sur un ou deux, ajoutez des Visible Fields pour comparer d'autres champs avant de fusionner. Voir Options de correspondance.
• Puis-je fusionner un lead avec un contact ? Non. Dedupely rapproche et fusionne les fiches au sein d'un même objet, comme Leads avec Leads ou Contacts avec Contacts. Créez une Duplicate Search pour chaque objet à dédoublonner.
• En combien de temps Dedupely voit-il les nouveaux doublons ? Les nouvelles fiches du CRM apparaissent en général dans Dedupely en 1–5 minutes, et les données s'actualisent toutes les 10–30 minutes. Auto Match et Auto Merge travaillent ensuite sur ces fiches selon vos réglages.
• 20 fusions gratuites suffisent-elles pour tester ? Oui, pour les étapes 5 et 6. Après l'essai, passez à une offre payante pour continuer à fusionner.