Fusionner les doublons sans casser la propriété

Quand deux fiches d'un même client ont des propriétaires différents, un seul survit à la fusion. Si vous ne décidez pas lequel, la fiche peut passer à un autre commercial, à un utilisateur fictif ou à quelqu'un qui a quitté l'entreprise. Dans Dedupely, vous le maîtrisez avec votre réglage de Primary Record et une Merge Rule par champ pour le propriétaire, et vous vérifiez le résultat dans le Merge Preview avant de fusionner.

Pourquoi le propriétaire change-t-il lors d'une fusion ?

Chaque enregistrement garde un seul propriétaire. Quand des enregistrements fusionnent, l'enregistrement conservé prend le propriétaire de celui qui l'emporte, donc :

• Un contact d'un commercial actif peut se retrouver chez le commercial qui a créé le doublon.
• Un client peut se retrouver avec un ancien salarié dont l'ancienne fiche était la plus ancienne.
• Une fiche peut se retrouver avec un utilisateur factice issu d'un import ou d'une intégration.

Le propriétaire est la personne que votre CRM indique comme responsable du client, et un mauvais propriétaire signifie donc que le suivi va à la mauvaise personne.

Comment choisir le propriétaire conservé

1. Définissez votre Primary Record. Dans Merge Rules, le Primary Record fixe la valeur par défaut de chaque champ, propriétaire compris. Dernier enregistrement mis à jour garde en général la fiche que votre équipe utilise aujourd'hui.
2. Ajoutez des Lose Rules sur le champ propriétaire. Choisissez Personnalisé sur le champ propriétaire (par exemple Propriétaire du contact), puis ajoutez une Lose Rule pour chaque propriétaire qui ne doit jamais l'emporter. Pour un ancien salarié ou un utilisateur fictif : Quand le champ Contact owner, Opérateur est égal à, cet utilisateur, In Duplicate Search Toutes. Pour les fiches non attribuées : Quand le champ Contact owner, Opérateur est vide, pour qu'une fiche non attribuée ne l'emporte jamais sur une fiche attribuée.
3. Retenez l'ordre. Les Lose Rules s'exécutent avant les Win Rules, et les Win Rules de haut en bas.

Comment vérifier la propriété avant de fusionner

• Ajoutez le champ propriétaire aux Visible Fields, pour voir le propriétaire de chaque enregistrement dans les résultats.
• Ouvrez View Match Details et vérifiez le Merge Preview colonne : elle montre quel propriétaire survivra.
• Filtrer les conflits : ajoutez un filtre avec votre champ propriétaire et est unique dans la correspondance, sur toutes les fiches. Seules s'affichent les correspondances où chaque fiche a un propriétaire différent, pour que vous les examiniez d'abord. Laissez Compter les champs vides comme une valeur décoché, sauf si vous voulez que les fiches non attribuées comptent comme leur propre propriétaire. Voir Filtres.

Que faire des vrais conflits de propriétaire

Certains conflits ne sont pas des problèmes de données. Deux commerciaux peuvent travailler le compte. Ne les fusionnez pas en masse :

• Envoyez-les dans Manual Review, pour que le responsable commercial tranche. Voir Manual Review.
• Fusionnez-les une par une avec Custom Merge, en choisissant le propriétaire à la main dans View Match Details.

Exemple de configuration

Une équipe commerciale de 12 personnes a des doublons venant d'imports et deux commerciaux partis cette année.

1. Merge Rules : Primary Record sur Last Updated Record. Contact owner sur Custom : Lose Rules pour les deux anciens commerciaux (is equal to), l'utilisateur factice « Imports » (is equal to) et les fiches non attribuées (is blank).
2. Visible Fields : Owner et Last Activity Date.
3. Revue : une copie de la recherche filtrée sur Contact owner est unique dans la correspondance affiche les conflits. Ils vont en Manual Review chez le responsable commercial chaque vendredi.
4. Fusion : le reste est fusionné en masse après vérification du Merge Preview sur la première page.

Erreurs courantes

• Laisser la propriété à la valeur par défaut. La fiche la plus ancienne appartient souvent à quelqu'un qui est parti.
• Réattribuer les fiches d'anciens employés après la fusion. Réattribuez-les, ou ajoutez une Lose Rule, avant de fusionner.
• Fusionner en masse de vrais conflits. Si deux commerciaux travaillent le même compte, une personne doit trancher.
• Oublier les transactions. Les transactions ont leur propre propriétaire. Vérifiez-les aussi dans Dédoublonner les transactions et opportunités.

FAQ sur les propriétaires et la fusion

• Quel propriétaire garde la fiche fusionnée ? Le propriétaire de la fiche gagnante : votre Primary Record, sauf si une règle de champ sur le propriétaire en décide autrement.
• Puis-je m'assurer qu'un ancien salarié ne l'emporte jamais ? Oui. Ajoutez une Lose Rule sur le champ propriétaire : is equal to son utilisateur.
• Puis-je trouver les correspondances où les propriétaires diffèrent ? Oui. Filtrez sur le champ propriétaire avec « is unique across match ».
• Puis-je voir le propriétaire conservé avant de fusionner ? Oui. La colonne Merge Preview de View Match Details l'affiche.
• Et si le mauvais propriétaire l'a déjà emporté ? Merge History affiche les valeurs d'origine. Réaffectez la fiche dans votre CRM. Voir J'ai fusionné les mauvaises fiches : que faire ?