Unire i duplicati senza rompere la proprietà

Quando due record dello stesso cliente hanno responsabili diversi, solo uno sopravvive all'unione. Se non decidi quale, il record può passare a un altro commerciale, a un utente segnaposto o a qualcuno che ha lasciato l'azienda. In Dedupely lo controlli con l'impostazione del Primary Record e una Merge Rule per il campo responsabile, e verifichi il risultato nel Merge Preview prima di unire.

Perché il responsabile cambia quando unisci?

Ogni record ha un solo proprietario. Quando i record si uniscono, il record che resta prende il proprietario del record che vince, quindi:

• Un contatto di un commerciale attivo può finire al commerciale che ha creato il duplicato.
• Un cliente può ritrovarsi con un ex dipendente il cui vecchio record era il più vecchio.
• Un record può ritrovarsi con un utente segnaposto da un'importazione o un'integrazione.

Il responsabile è la persona che il CRM indica come incaricata del cliente, quindi un responsabile sbagliato significa che il follow-up va alla persona sbagliata.

Come scegliere quale responsabile resta

1. Imposta il tuo Primary Record. In Merge Rules, il Primary Record decide il valore predefinito di ogni campo, compreso il responsabile. Ultimo record aggiornato di solito mantiene il record su cui lavora ora il team.
2. Aggiungi Lose Rules sul campo del responsabile. Scegli Personalizzato sul campo del responsabile (per esempio Proprietario del contatto), poi aggiungi una Lose Rule per ogni responsabile che non deve mai vincere. Per un ex dipendente o un utente segnaposto: Quando il campo Contact owner, Operatore è uguale a, quell'utente, In Duplicate Search Tutte. Per i record non assegnati: Quando il campo Contact owner, Operatore è vuoto, così un record non assegnato non vince mai su uno assegnato.
3. Ricorda l'ordine. Le Lose Rules girano prima delle Win Rules, e le Win Rules dall'alto verso il basso.

Come controllare la proprietà prima di unire

• Aggiungi il campo del responsabile ai Visible Fields, così vedi il proprietario di ogni record nei risultati.
• Apri View Match Details e controlla il Merge Preview colonna: mostra quale responsabile sopravvivrà.
• Filtra i conflitti: aggiungi un filtro con il campo responsabile e è unico nella corrispondenza, su tutti i record. Mostra solo le corrispondenze in cui ogni record ha un responsabile diverso, così puoi rivederle per prime. Lascia Considera i campi vuoti come un valore deselezionata, a meno che tu non voglia che i record non assegnati contino come responsabile a sé. Vedi Filtri.

Cosa fare con i veri conflitti di proprietà

Alcuni conflitti non sono problemi di dati. Due commerciali possono lavorare entrambi sull'account. Non unirli in blocco:

• Mandale in Manual Review, così decide il sales manager. Vedi Manual Review.
• Uniscili uno alla volta con Custom Merge, scegliendo a mano il responsabile in View Match Details.

Configurazione di esempio

Un team vendite di 12 commerciali ha duplicati da importazioni e due commerciali che se ne sono andati quest'anno.

1. Merge Rules: Primary Record su Last Updated Record. Contact owner su Custom: Lose Rules per i due commerciali usciti (is equal to), l'utente segnaposto "Imports" (is equal to) e i record non assegnati (is blank).
2. Visible Fields: Owner e Last Activity Date.
3. Revisione: una copia della ricerca filtrata per Contact owner è unico nella corrispondenza mostra i conflitti. Questi vanno in Manual Review per il responsabile vendite ogni venerdì.
4. Unione: il resto viene unito in blocco dopo aver controllato il Merge Preview sulla prima pagina.

Errori comuni

• Lasciare la proprietà al valore predefinito. Il record più vecchio appartiene spesso a qualcuno che se n'è andato.
• Riassegnare i record degli ex dipendenti dopo l'unione. Riassegnali, o aggiungi una Lose Rule, prima di unire.
• Unire in blocco conflitti reali. Se due commerciali seguono lo stesso account, deve decidere una persona.
• Dimenticare le trattative. Le trattative hanno un proprio responsabile. Controllale anche in Come deduplicare trattative e opportunità.

Domande frequenti su responsabili e unioni

• Quale responsabile mantiene il record unito? Il proprietario del record che vince: il tuo Primary Record, a meno che una regola di campo sul proprietario non dica altro.
• Posso fare in modo che un ex dipendente non vinca mai? Sì. Aggiungi una Lose Rule sul campo del responsabile: is equal to il suo utente.
• Posso trovare le corrispondenze in cui i responsabili sono diversi? Sì. Filtra il campo del responsabile con "is unique across match".
• Posso vedere il responsabile superstite prima di unire? Sì. La colonna Merge Preview in View Match Details lo mostra.
• E se ha già vinto il responsabile sbagliato? Merge History mostra i valori originali. Riassegna il record nel tuo CRM. Vedi Ho unito i record sbagliati: e adesso?