Duplikate zusammenführen, ohne die Zuständigkeit zu zerstören

Haben zwei Datensätze desselben Kunden verschiedene Owner, übersteht nur einer den Merge. Entscheiden Sie nicht, welcher, kann der Datensatz an einen anderen Vertriebler, einen Platzhalter-Nutzer oder jemanden gehen, der das Unternehmen verlassen hat. In Dedupely steuern Sie das mit Ihrer Primary-Record-Einstellung und einer Merge Rule für das Owner-Feld und prüfen das Ergebnis vor dem Merge in der Merge Preview.

Warum ändert sich der Owner beim Zusammenführen?

Jeder Datensatz hat einen Owner. Beim Zusammenführen übernimmt der verbleibende Datensatz den Owner des gewinnenden Datensatzes, also:

• Ein Kontakt eines aktiven Vertrieblers kann bei dem Vertriebler landen, der das Duplikat angelegt hat.
• Ein Kunde kann bei einem ehemaligen Mitarbeiter landen, dessen alter Datensatz der älteste war.
• Ein Datensatz kann durch einen Import oder eine Integration einen Platzhalternutzer bekommen.

Der Owner ist die Person, die Ihr CRM als zuständig für den Kunden zeigt, daher bedeutet ein falscher Owner, dass das Follow-up bei der falschen Person landet.

So wählen Sie, welcher Owner bleibt

1. Legen Sie Ihren Primary Record fest. In Merge Rulesbestimmt der Primary Record den Standard für jedes Feld, auch für den Owner. Zuletzt aktualisierter Datensatz behält meist den Datensatz, mit dem Ihr Team gerade arbeitet.
2. Fügen Sie Lose Rules auf dem Owner-Feld hinzu. Wählen Benutzerdefiniert beim Owner-Feld (zum Beispiel Kontakt-Owner), und fügen Sie dann eine Lose Rule für jeden Owner hinzu, der nie gewinnen soll. Für einen ehemaligen Mitarbeiter oder einen Platzhalter-Nutzer: When field Contact owner, Operator ist gleich, dieser Nutzer, In Duplicate Search Alle. Für nicht zugewiesene Datensätze: When field Contact owner, Operator ist leer, damit ein nicht zugewiesener Datensatz nie gegen einen zugewiesenen gewinnt.
3. Achten Sie auf die Reihenfolge. Lose Rules laufen vor Win Rules, und Win Rules von oben nach unten.

So prüfen Sie die Zuständigkeit vor dem Merge

• Das Owner-Feld zu den Visible Fields hinzufügen, damit Sie in den Ergebnissen den Owner jedes Datensatzes sehen.
• Öffnen Sie View Match Details und prüfen Sie die Merge Preview Spalte: Sie zeigt, welcher Owner bleibt.
• Nach Konflikten filtern: fügen Sie einen Filter mit Ihrem Owner-Feld hinzu und ist im Match eindeutig, in allen Datensätzen. So sehen Sie nur die Treffer, bei denen jeder Datensatz einen anderen Owner hat, und können diese zuerst prüfen. Lassen Sie Leere Felder als Wert zählen deaktiviert, es sei denn, nicht zugewiesene Datensätze sollen als eigener Owner zählen. Siehe Filter.

Was bei echten Owner-Konflikten zu tun ist

Manche Konflikte sind keine Datenprobleme. Vielleicht bearbeiten zwei Vertriebler den Account. Führen Sie diese nicht per Bulk-Merge zusammen:

• In Manual Review schicken, damit die Vertriebsleitung entscheidet. Siehe Manual Review.
• Führen Sie sie einzeln mit Custom Merge zusammenund wählen den Owner von Hand in View Match Details.

Beispiel-Einrichtung

Ein Vertriebsteam mit 12 Vertrieblern hat Duplikate aus Importen und zwei Vertriebler, die dieses Jahr gegangen sind.

1. Merge Rules: Primary Record auf Last Updated Record. Contact owner auf Custom: Lose Rules für die zwei ehemaligen Vertriebler (is equal to), den Platzhalternutzer „Imports“ (is equal to) und nicht zugewiesene Datensätze (is blank).
2. Visible Fields: Owner und Last Activity Date.
3. Prüfung: eine nach Contact owner gefilterte Kopie der Suche ist im Match eindeutig zeigt die Konflikte. Diese gehen jeden Freitag an Manual Review für den Vertriebsleiter.
4. Zusammenführen: der Rest wird nach Prüfung der Merge Preview auf der ersten Seite per Bulk-Merge zusammengeführt.

Häufige Fehler

• Den Besitz beim Standard belassen. Der älteste Datensatz gehört oft jemandem, der gegangen ist.
• Datensätze ehemaliger Mitarbeiter erst nach dem Merge neu zuweisen. Weisen Sie sie vor dem Merge neu zu oder fügen Sie eine Lose Rule hinzu.
• Echte Konflikte per Bulk-Merge zusammenführen. Wenn zwei Vertriebler denselben Account betreuen, sollte ein Mensch entscheiden.
• Deals vergessen. Deals haben einen eigenen Owner. Prüfen Sie sie ebenfalls in So deduplizieren Sie Deals und Opportunities.

FAQ zu Ownern und Zusammenführen

• Welchen Owner behält der zusammengeführte Datensatz? Der Owner des Gewinnerdatensatzes: Ihr Primary Record, außer eine Feldregel für den Owner besagt etwas anderes.
• Kann ich sicherstellen, dass ein ehemaliger Mitarbeiter nie gewinnt? Ja. Fügen Sie eine Lose Rule auf dem Owner-Feld hinzu: is equal to deren Nutzer.
• Kann ich die Treffer mit unterschiedlichen Ownern finden? Ja. Filtern Sie das Owner-Feld mit „is unique across match“.
• Kann ich den verbleibenden Owner vor dem Merge sehen? Ja. Die Spalte Merge Preview in View Match Details zeigt es.
• Was, wenn schon der falsche Owner gewonnen hat? Merge History zeigt die Originalwerte. Weisen Sie den Datensatz in Ihrem CRM neu zu. Siehe Ich habe die falschen Datensätze zusammengeführt: Was jetzt?