Ho unito i record sbagliati: e adesso?

Se i record non erano duplicati e l'unione è degli ultimi 30 giorni, annullala da Merge History: vedi Annulla un'unione. Per le unioni più vecchie, e per quelle che non si possono annullare, i tuoi dati originali non sono persi: Merge History di Dedupely conserva i record originali e i valori vincenti di ogni unione, e puoi scaricarlo in CSV per ripristinare ciò che ti serve nel tuo CRM. Questa guida ti accompagna nel recupero in cinque passaggi, dall'arresto delle unioni in corso alla correzione della ricerca che le ha causate.

Passo 1: Ferma le unioni ancora in corso

• Unione in blocco in corso: fai clic su Cancel all. Le unioni già in corso terminano; le altre vengono annullate.
• Auto Merge: apri la dashboard di Auto Merge della ricerca e fai clic su Pause (mantiene la pianificazione) oppure Disable (lo disattiva). Vedi Auto Merge.

Fallo per primo, così lo stesso errore non si ripete mentre indaghi.

Passo 2: scopri cosa è stato unito

1. Vai in Merge History nel menu a sinistra.
2. Scegli l'oggetto nel Record Type e filtra per data.
3. Fai clic sui tre puntini di un'unione per vedere i record originali e i valori vincenti.
4. Fai clic sull'icona di apertura per aprire il record unito nel CRM.

Gli Admin possono anche vedere chi ha eseguito un'unione, e quando, in Audit Log.

Passaggio 3: decidi come recuperare

Il CRM può darti opzioni in più:

• Salesforce: il record master mantiene il suo ID e gli altri record finiscono nel Cestino per 15 giorni prima che Salesforce li elimini definitivamente. Ricrea i record dal CSV.
• HubSpot: le unioni sono permanenti, e il record unito di solito riceve un nuovo ID. Ricrea il record dal CSV.
• Pipedrive: le unioni sono permanenti. Ricrea il record dal CSV.

Passo 4: ripristina i dati

1. In Merge History, fai clic sulla freccia di download in alto a destra per scaricare il CSV.
2. Trova l'unione e i valori originali che ti servono.
3. Ripristina i valori nel CRM, o ricrea il record. Per molti record, prendi gli ID dei record superstiti dall'esportazione del CRM e importa i valori corretti con quegli ID, così il CRM aggiorna i record esistenti invece di crearne di nuovi.
4. Riporta attività, trattative e contatti sul record ricreato nel CRM, se serve.

Passo 5: Evita che succeda di nuovo

• Rifiuta la falsa corrispondenza. Quando ricrei un record, può corrispondere di nuovo allo stesso record. Rifiuta quella corrispondenza perché non torni in nessuna ricerca di quell'oggetto. Vedi Corrispondenze rifiutate.
• Restringi la ricerca. Confronta almeno tre campi, usa opzioni di corrispondenza più rigorose (ad es. Exact invece di Fuzzy) o aggiungi un filtro. Vedi Evitare le false corrispondenze.
• Correggi le Merge Rules se hanno vinto i valori sbagliati. Vedi Merge Rules.
• Prova prima di scalare. Fai 1–2 Single Merges e 1–2 pagine unite in blocco prima di unire tutto, e controlla il Merge Preview prima.
• Riporta la ricerca su Auto Match se era su Auto Merge, finché non smette di trovare false corrispondenze.

Esempio

Un team di vendita ha attivato Auto Merge su una ricerca contatti che confrontava solo Last Name (Exact) ed Email (Domain Root). In una notte ha unito colleghi con lo stesso cognome nella stessa azienda.

1. Fermare: hanno disattivato Auto Merge sulla ricerca.
2. Trova: in Merge History hanno filtrato per quella notte e trovato 37 unioni.
3. Recuperare: hanno scaricato il CSV, ricreato i 37 contatti con email e responsabili originali tramite un'importazione e spostato a mano le trattative di 5 di loro.
4. Prevenire: hanno rifiutato le 37 corrispondenze, ricostruito la ricerca su First Name (Exact) + Last Name (Exact) + Email (Exact) e l'hanno messa su Auto Match per due settimane prima di riattivare Auto Merge.

Errori comuni

• Indagare prima di fermare Auto Merge. Continua a girare secondo la pianificazione mentre controlli.
• Separare record quando erano sbagliati solo i valori. Se i record erano davvero duplicati, ripristina solo i valori.
• Ricreare record senza rifiutare la corrispondenza. Corrisponderanno di nuovo alla prossima scansione.
• Importare senza l'ID del record. Il CRM crea nuovi record invece di aggiornare quelli che volevi correggere.

Domande frequenti su come rimediare a un'unione sbagliata

• Posso annullare un'unione in Dedupely? Sì, entro 30 giorni per la maggior parte delle unioni, da Merge History. Per le unioni più vecchie, scarica il tuo Merge History in CSV e usalo per ripristinare i valori originali nel tuo CRM. Vedi Annulla un'unione.
• I miei dati originali vanno persi? I valori dei campi no. Merge History conserva i record originali e i valori vincenti di ogni unione. Attività e associazioni passano al record che resta, tranne dove l'API del CRM non lo consente: in Nimble CRM, attività, trattative, eventi e cronologia dei messaggi vengono rimossi con il duplicato, e in Close CRM non si possono spostare le attività e le riunioni di un contatto.
• Posso vedere chi ha eseguito un'unione? Sì, se sei Admin. Controlla Audit Log.
• Gli stessi record verranno uniti di nuovo? No, se rifiuti la corrispondenza. Le corrispondenze rifiutate restano fuori da ogni ricerca per quell'oggetto, Auto Merge compreso.
• Dedupely ripristina i dati al posto mio? No. Lo ripristini nel CRM, con i valori del CSV di Merge History. Se ti serve aiuto, contatta l'assistenza via email o chat dal vivo.