Fundi os registros errados: e agora?

Se os registros não eram duplicados e a mesclagem é dos últimos 30 dias, desfaça-a pelo Merge History: veja Desfazer uma mesclagem. Para mesclagens mais antigas, e para mesclagens que não podem ser desfeitas, seus dados originais não se perdem: o Merge History da Dedupely guarda os registros originais e os valores vencedores de cada mesclagem, e você pode baixá-lo em CSV para restaurar o que precisa no seu CRM. Este playbook guia você pela recuperação em cinco etapas, de parar as mesclagens em andamento até corrigir a pesquisa que as causou.

Passo 1: pare as mesclagens que ainda estejam rodando

• Mesclagem em massa em curso: clique em Cancel all. As mesclagens já em curso terminam; as restantes são canceladas.
• Auto Merge: abra o painel de Auto Merge da pesquisa e clique em Pause (mantém o agendamento) ou Disable (desliga-o). Veja Auto Merge.

Faça isto primeiro, para que o mesmo erro não se repita enquanto investiga.

Passo 2: descubra o que foi mesclado

1. Acesse a Merge History no menu à esquerda.
2. Escolha o objeto no Record Type e filtre por data.
3. Clique nos três pontos de uma mesclagem para ver os registros originais e os valores que ganharam.
4. Clique no ícone de janela externa para abrir o registro mesclado no CRM.

Os Admins também podem ver quem executou uma mesclagem, e quando, no Audit Log.

Passo 3: decida como recuperar

O seu CRM pode oferecer opções extras:

• Salesforce: o registro principal mantém o seu ID e os outros registros vão para a Reciclagem durante 15 dias antes de o Salesforce os eliminar definitivamente. Recrie os registros a partir do CSV.
• HubSpot: as mesclagens são permanentes, e o registro mesclado costuma receber um ID novo. Recrie o registro a partir do CSV.
• Pipedrive: as mesclagens são permanentes. Recrie o registro a partir do CSV.

Passo 4: restaure os seus dados

1. Em Merge History, clique na seta de descarga no canto superior direito para baixar o CSV.
2. Encontre a mesclagem e os valores originais de que precisa.
3. Restaure os valores no CRM, ou recrie o registro. Para muitos registros, obtenha os ID dos registros sobreviventes com a exportação do próprio CRM e importe os valores corrigidos com esses ID, para o CRM atualizar os registros existentes em vez de criar novos.
4. Mova atividades, negócios e contatos de volta para o registro recriado no CRM, se for preciso.

Passo 5: Evite que volte a acontecer

• Rejeite a correspondência falsa. Quando recria um registro, ele pode voltar a coincidir com o mesmo registro. Rejeite essa correspondência para que nunca volte em nenhuma pesquisa desse objeto. Veja Correspondências rejeitadas.
• Afine a pesquisa. Faça corresponder pelo menos três campos, use opções de correspondência mais rigorosas (p. ex., Exact em vez de Fuzzy) ou acrescente um filtro. Veja Evitar correspondências falsas.
• Corrija as suas Merge Rules se ganharam os valores errados. Veja Merge Rules.
• Teste antes de aumentar a escala. Faça 1–2 Single Merges e 1–2 páginas mescladas em massa antes de mesclar tudo, e verifique o Merge Preview primeiro.
• Volte a pôr a pesquisa em Auto Match se estava em Auto Merge, até deixar de encontrar correspondências falsas.

Exemplo

Uma equipe de vendas rodou o Auto Merge numa pesquisa de contatos que comparava apenas Last Name (Exact) e Email (Domain Root). Durante a noite, ela mesclou colegas com o mesmo sobrenome na mesma empresa.

1. Parar: desativaram o Auto Merge na pesquisa.
2. Encontrar: no Merge History, filtraram por essa noite e encontraram 37 mesclagens.
3. Recuperar: descarregaram o CSV, recriaram os 37 contatos com os emails e responsáveis originais através de uma importação e moveram à mão os negócios de 5 deles.
4. Prevenir: rejeitaram as 37 correspondências, refizeram a pesquisa com First Name (Exact) + Last Name (Exact) + Email (Exact) e a colocaram em Auto Match por duas semanas antes de reativar o Auto Merge.

Erros comuns

• Investigar antes de parar o Auto Merge. Continua rodando na agenda enquanto você investiga.
• Separar registros quando só os valores estavam errados. Se os registros eram duplicados reais, basta restaurar os valores.
• Recriar registros sem rejeitar a correspondência. Voltam a corresponder na próxima análise.
• Importar sem o ID do registro. O CRM cria registros novos em vez de atualizar os que queria corrigir.

Perguntas frequentes sobre recuperar de uma mesclagem errada

• Posso desfazer uma mesclagem no Dedupely? Sim, em 30 dias para a maioria das mesclagens, pelo Merge History. Para mesclagens mais antigas, baixe seu Merge History em CSV e use-o para restaurar os valores originais no seu CRM. Veja Desfazer uma mesclagem.
• Os meus dados originais perdem-se? Os valores dos seus campos não. O Merge History guarda os registros originais e os valores que ganharam em cada mesclagem. As atividades e associações passam para o registro que fica, exceto quando a API do seu CRM não o permite: no Nimble CRM, as tarefas, negócios, eventos e histórico de mensagens são removidos com o duplicado, e no Close CRM não é possível mover as tarefas e reuniões de um contato.
• Posso ver quem fez uma mesclagem? Sim, se for Admin. Veja o Audit Log.
• Os mesmos registros vão ser mesclados outra vez? Não, se rejeitar a correspondência. As correspondências rejeitadas ficam fora de todas as pesquisas desse objeto, incluindo o Auto Merge.
• O Dedupely repõe os dados por mim? Não. Você restaura no seu CRM, usando os valores do CSV do Merge History. Se precisar de ajuda, entre em contato com o suporte por email ou chat ao vivo.