Dédoublonner les leads

Les leads sont souvent les premières fiches à se dupliquer, car chaque formulaire rempli, import de liste et outil de prospection peut en créer un. Un lead en double est attribué à deux commerciaux, contacté deux fois et, dans Salesforce, converti deux fois. Dans Dedupely, vous dédoublonnez les leads comme tout autre objet : créez une Duplicate Search pour vos Leads, fixez des Merge Rules, testez, puis automatisez, pour que les nouveaux doublons soient fusionnés peu après leur arrivée. Vous pouvez dédoublonner les Leads HubSpot, Salesforce et Pipedrive.

Utilisateurs de Close CRM : dans Close, un Lead est une entreprise, pas une personne. Voir Dédoublonner les entreprises et les comptes.

D'où viennent les leads en double ?

Pourquoi dédoublonner les leads tôt ?

• Attribution : chaque doublon peut être attribué à un commercial différent, et deux personnes travaillent le même prospect.
• Démarchage : le prospect reçoit deux fois le même e-mail ou appel.
• Conversion (Salesforce) : Les Duplicate Rules de Salesforce ne s'exécutent pas à la conversion d'un lead, sauf si Apex Lead Convert est activé. Fusionner les leads avant la conversion évite de créer deux contacts pour une personne.
• Reporting : le nombre de leads et les taux de conversion sont gonflés.

Sur quels champs comparer les leads ?

Dedupely rapproche les leads sur les champs de l'objet Leads de votre CRM, et ceux-ci varient selon le CRM :

• Salesforce : un lead contient le nom, l'email, le téléphone et la société de la personne : vous pouvez comparer les leads comme des contacts.
• HubSpot et Pipedrive : un lead est lié à un contact ou une personne, et son nom et son e-mail se trouvent sur cette fiche. Rapprochez les leads sur les champs de l'objet Leads (ouvrez votre Duplicate Search pour les voir), et dédoublonnez les personnes elles-mêmes dans Contacts (HubSpot) ou People (Pipedrive). Les leads Pipedrive archivés ne peuvent pas être fusionnés.

Pour les leads Salesforce, utilisez au moins trois champs :

Les valeurs vides ne correspondent jamais, un lead sans entreprise sort donc d'une recherche qui rapproche sur Company. Voir Options de correspondance.

Quel lead doit être conservé ?

Définissez une règle de Primary Record dans Merge Rules:

• Enregistrement le plus ancien garde la première arrivée du lead, ce qui aide vos rapports de source et d'attribution.
• Dernier enregistrement mis à jour garde le lead sur lequel votre équipe travaille en ce moment.
• Le plus de données garde le lead le plus complet, par exemple plutôt qu'une fiche maigre issue d'un outil de prospection.

Vérifiez Merge Preview pour le propriétaire et le statut avant de fusionner. Si le bon propriétaire doit toujours l'emporter, ajoutez une règle au niveau du champ propriétaire.

Comment éviter que les leads en double s'accumulent

1. Testez votre recherche à la main. Fusionnez 1–2 correspondances, vérifiez-les dans votre CRM, puis fusionnez en masse 1–2 pages.
2. Activer Auto Merge sur votre recherche « same email », avec la planification Dès que possible , pour que les nouveaux doublons issus des formulaires soient fusionnés peu après leur arrivée dans Dedupely. Les nouvelles fiches arrivent en général dans Dedupely en 1–5 minutes. Voir Auto Merge.
3. Activer Auto Match sur vos recherches plus souples, pour qu'une personne les examine. Voir Auto Match.
4. Dédoublonnez les listes avant de les importer. Voir Dédoublonner une liste avant de l'importer.

Exemple de configuration

Une équipe marketing sur Salesforce reçoit 3 000 nouveaux leads par mois via des formulaires, des webinaires et un outil de prospection.

1. Recherche 1 : First Name : Exact · Last Name : Exact · Email : Exact. Auto Merge, As soon as possible.
2. Recherche 2 : First Name : Similar Words (Any Order) avec Match nicknames · Last Name : Exact · Company : Similar Words (Any Order), Ignored terms Inc., LLC, Ltd. Auto Match, avec alerte à 10 correspondances.
3. Merge Rules : Primary Record réglé sur Enregistrement le plus ancien, pour garder la source d'origine du lead.
4. Avant chaque import de webinaire : dédoublonnez la liste des inscrits en CSV.

Erreurs courantes

• Convertir les leads avant de les dédoublonner. Dans Salesforce, les doublons sont convertis en contacts en double.
• Une recherche souple sous Auto Merge. Gardez Auto Merge pour la recherche « même e-mail », et revoyez le reste.
• Ignorer le propriétaire. Le lead conservé garde un seul propriétaire. Vérifiez la Merge Preview, ou ajoutez une règle par champ.
• Rapprocher sur le seul nom. Beaucoup de gens partagent un nom. Ajoutez e-mail, téléphone ou entreprise.

FAQ sur le dédoublonnage des leads

• Quels objets lead Dedupely peut-il dédoublonner ? Leads HubSpot, Leads Salesforce et Leads Pipedrive (hors archivés). Dans Close CRM, les Leads sont des entreprises.
• Sur quels champs puis-je comparer les leads ? Les champs qui existent dans l'objet Leads de votre CRM. Dans HubSpot et Pipedrive, le nom et l'e-mail de la personne sont sur le contact ou la personne liés, dédoublonnez-les donc aussi.
• Dedupely peut-il fusionner un lead dans un contact ? Non. Dedupely rapproche et fusionne les fiches au sein d'un objet, comme des Leads avec des Leads.
• Dedupely convertit-il les leads ? Non. La conversion se fait dans votre CRM.
• En combien de temps les nouveaux leads en double sont-ils fusionnés ? Avec Auto Merge sur la planification « As soon as possible », peu après leur arrivée dans Dedupely, en général en quelques minutes.
• Puis-je annuler une fusion de leads ? Oui, pendant 30 jours pour la plupart des fusions de pistes, depuis Merge History, mais pas pour les pistes HubSpot. Pour celles-ci, téléchargez votre Merge History en CSV et utilisez-le pour restaurer les valeurs d'origine dans votre CRM. Voir Annuler une fusion.