Como deduplicar leads

Os leads são muitas vezes os primeiros registros a duplicar, porque cada formulário preenchido, importação de lista e ferramenta de prospeção pode criar um. Um lead duplicado é encaminhado para dois comerciais, contatado duas vezes e, no Salesforce, convertido duas vezes. No Dedupely, deduplica leads como qualquer outro objeto: crie uma Duplicate Search para os seus Leads, defina Merge Rules, teste e depois automatize, para que os novos duplicados sejam mesclados pouco depois de chegarem. Pode deduplicar Leads do HubSpot, do Salesforce e do Pipedrive.

Usuários do Close CRM: no Close, um Lead é uma empresa, não uma pessoa. Veja Como deduplicar empresas e contas.

De onde vêm os leads duplicados?

Porquê deduplicar os leads cedo?

• Atribuição: cada duplicado pode ser atribuído a um comercial diferente, e duas pessoas trabalham o mesmo prospect.
• Contato comercial: o potencial cliente recebe duas vezes o mesmo email ou chamada.
• Conversão (Salesforce): As Duplicate Rules do Salesforce não rodam quando um lead é convertido, a não ser que o Apex Lead Convert esteja ativo. Mesclar os leads antes da conversão evita que você crie dois contatos para uma mesma pessoa.
• Relatórios: as contagens de leads e as taxas de conversão ficam inflacionadas.

Com que campos deve comparar os leads?

O Dedupely faz corresponder leads pelos campos que existem no objeto Leads do seu CRM, e esses variam de CRM para CRM:

• Salesforce: um lead guarda o nome, email, telefone e empresa da pessoa, por isso pode comparar leads como contatos.
• HubSpot e Pipedrive: um lead está vinculado a um contato ou pessoa, e o nome e o email ficam nesse registro. Compare os leads pelos campos que o objeto Leads tem (abra sua Duplicate Search para vê-los), e deduplique as próprias pessoas em Contacts (HubSpot) ou People (Pipedrive). Leads arquivados do Pipedrive não podem ser mesclados.

Para os leads do Salesforce, use pelo menos três campos:

Valores vazios nunca correspondem, por isso um lead sem empresa fica fora de uma pesquisa que compara por Company. Veja Opções de Correspondência.

Que lead deve sobreviver?

Defina uma regra de Primary Record em Merge Rules:

• Registro Mais Antigo mantém a primeira vez que o lead entrou, o que ajuda os relatórios de origem e atribuição.
• Último registro atualizado mantém o lead em que a sua equipe está trabalhando agora.
• Mais dados no campo mantém o lead mais completo, por exemplo em vez de um registro pobre vindo de uma ferramenta de prospeção.

Verifique Merge Preview para ver o responsável e o estado antes de mesclar. Se o responsável certo deve ganhar sempre, acrescente uma regra ao nível do campo para o campo do responsável.

Como evitar que os leads duplicados se acumulem

1. Teste a sua pesquisa à mão. Mescle de 1 a 2 correspondências, confira-as no CRM e depois mescle em massa de 1 a 2 páginas.
2. Ative o Auto Merge na sua pesquisa "same email", com o agendamento Assim que possível , para que os novos duplicados dos formulários sejam mesclados pouco depois de chegarem ao Dedupely. Os registros novos costumam chegar ao Dedupely em 1–5 minutos. Veja Auto Merge.
3. Ative o Auto Match nas pesquisas mais abrangentes, para que uma pessoa as revise. Veja Auto Match.
4. Deduplique as listas antes de as importar. Veja Deduplique uma lista antes de a importar.

Configuração de exemplo

Uma equipe de marketing no Salesforce recebe 3.000 leads novos por mês de formulários, webinars e uma ferramenta de prospeção.

1. Pesquisa 1: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact. Auto Merge, As soon as possible.
2. Pesquisa 2: First Name: Similar Words (Any Order) com Match nicknames · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order), Ignored terms Inc., LLC, Ltd. Auto Match, com aviso às 10 correspondências.
3. Merge Rules: Primary Record definido como Registro Mais Antigo, para manter a origem original do lead.
4. Antes de cada importação de webinar: deduplique a lista de inscrições como CSV.

Erros comuns

• Converter leads antes de os deduplicar. No Salesforce, os duplicados são convertidos em contatos duplicados.
• Uma pesquisa larga com Auto Merge. Mantenha o Auto Merge na pesquisa "mesmo email" e revise o resto.
• Ignorar o responsável. O lead sobrevivente fica com um responsável. Verifique a Merge Preview, ou acrescente uma regra por campo.
• Fazer corresponder só pelo nome. Muitas pessoas compartilham um nome. Acrescente email, telefone ou empresa.

Perguntas frequentes sobre deduplicar leads

• Que objetos de leads o Dedupely consegue deduplicar? Leads do HubSpot, Leads do Salesforce e Leads do Pipedrive (não os arquivados). No Close CRM, os Leads são empresas.
• Em que campos posso comparar leads? Os campos que existem no objeto Leads do seu CRM. No HubSpot e no Pipedrive, o nome e o email da pessoa ficam no contato ou pessoa vinculados, por isso deduplique esses também.
• O Dedupely consegue mesclar um lead num contato? Não. O Dedupely faz a correspondência e mescla registros dentro de um objeto, como Leads com Leads.
• O Dedupely converte leads? Não. A conversão acontece no seu CRM.
• Com que rapidez são mesclados os novos leads duplicados? Com o Auto Merge no agendamento "As soon as possible", pouco depois de chegarem ao Dedupely, normalmente em minutos.
• Posso desfazer uma mesclagem de leads? Sim, em 30 dias para a maioria das mesclagens de leads, pelo Merge History, mas não para leads do HubSpot. Para esses, baixe seu Merge History em CSV e use-o para restaurar os valores originais no seu CRM. Veja Desfazer uma mesclagem.