Duplicati da eventi, webinar e riunioni

Gli eventi portano centinaia di persone insieme, e molte sono già nel CRM. Gli strumenti per webinar e riunioni ne aggiungono altre: un'iscrizione con un'email personale o una prenotazione con un nuovo indirizzo diventa un nuovo contatto. In Dedupely lo gestisci in due modi: deduplichi gli elenchi degli eventi prima di importarli ed esegui ricerche che uniscono i nuovi duplicati dei tuoi strumenti per webinar e riunioni poco dopo il loro arrivo in Dedupely.

Da dove arrivano i duplicati degli eventi?

Prima dell'evento: deduplica l'elenco

Carica l'elenco su Dedupely come foglio di calcolo e unisci le righe duplicate prima di importarlo. Più elenchi con gli stessi titoli di colonna si possono caricare insieme e deduplicare come uno solo. Un foglio di calcolo non si può confrontare con il CRM, quindi dopo l'importazione le ricerche nel CRM trovano le persone che avevi già. I caricamenti di fogli di calcolo sono illimitati e non contano sul limite di record. Vedi Deduplica un elenco prima di importarlo.

Dopo l'evento: intercetta ciò che aggiungono gli strumenti

Crea una ricerca per i nuovi contatti dagli eventi, e concentrala sui record recenti:

• Campi: First Name: Similar Words (Any Order) con Match nicknames · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order), con Ignored terms Inc., LLC, Ltd.
• Nessuna azienda nelle iscrizioni? Usa Phone Number: Similar invece di Company. I valori vuoti non coincidono mai, quindi i record senza azienda escono da una ricerca che confronta su quel campo.
• Filtro: Create Date is within the past 14 giorni, Applies to uno o più record nella corrispondenza. Mostra le corrispondenze in cui almeno un record è nuovo.
• Visible Fields: Email, Phone Number e Create Date, per poter confrontare.

Tieni anche una ricerca esatta (First Name, Last Name ed Email su Exact) per le persone che si sono registrate due volte con la stessa email. In HubSpot, i contatti con esattamente la stessa email vengono di solito intercettati da HubSpot stesso, quindi questa ricerca trova di più negli altri CRM.

Quale record deve sopravvivere?

• Primary Record: Oldest Record. Sopravvive il contatto che il tuo team aveva già, con il suo storico.
• Telefono: se i partecipanti portano numeri più recenti, tieni il più nuovo con una Win Rule su Create Date.

I valori vuoti non sovrascrivono mai i dati esistenti, quindi una registrazione breve non cancella un contatto completo. Vedi Merge Rules.

Come tenerlo in funzione

1. Prova ogni ricerca a mano. Unisci 1–2 corrispondenze, controllale nel CRM, poi unisci in blocco 1–2 pagine.
2. Attiva Auto Merge sulla ricerca esatta, con la Il prima possibile come pianificazione, una volta che ha girato senza false corrispondenze, così le iscrizioni che ripetono un'email vengono unite poco dopo il loro arrivo in Dedupely. Vedi Auto Merge.
3. Attiva Auto Match sulla ricerca per nome, così qualcuno la rivede dopo ogni evento. Vedi Auto Match.

Configurazione di esempio

Un team marketing organizza un webinar al mese e due fiere all'anno, con HubSpot.

1. Prima di ogni importazione da fiera: deduplica l'elenco delle scansioni dei badge come foglio di calcolo.
2. Contacts · Eventi · Nessuna azienda: First Name (Similar Words, Match nicknames), Last Name (Exact), Phone Number (Similar), per le iscrizioni ai webinar senza azienda. Auto Match.
3. Contacts · Eventi · Persone nuove: First Name (Similar Words, Match nicknames), Last Name (Exact), Company (Similar Words, Ignored terms), filtrato sui record creati negli ultimi 14 giorni. Auto Match, rivisto il lunedì dopo ogni evento.
4. Merge Rules: Primary Record impostato su Oldest Record.

Errori comuni

• Importare l'elenco così com'è. Deduplicalo prima, così i duplicati non arrivano mai al CRM.
• Unire i contatti degli eventi nel record più recente. Il più recente è di solito il più scarno. Tieni il più vecchio.
• Auto Merge sulla ricerca basata sul nome. I dati degli eventi sono disordinati. Rivedili prima.
• Controllare solo dopo i grandi eventi. Webinar e strumenti per riunioni aggiungono duplicati ogni settimana.

Domande frequenti sui duplicati di eventi e webinar

• Perché i webinar creano contatti duplicati? Le persone si registrano con un'email diversa da quella nel CRM, quindi il CRM crea un nuovo contatto.
• Devo deduplicare un elenco di un evento prima o dopo averlo importato? Entrambe. Deduplica l'elenco come foglio di calcolo prima di importarlo, poi lascia che le ricerche nel CRM trovino le persone che avevi già.
• I caricamenti di fogli di calcolo contano sul mio piano? No. Sono illimitate e non contano sul tuo limite di record.
• Dedupely può impedire agli strumenti per riunioni di creare contatti? No. Unisce i nuovi duplicati poco dopo il loro arrivo in Dedupely, con Auto Merge sulla pianificazione "As soon as possible".