Doublons issus d'événements, de webinars et de rendez-vous

Les événements font entrer des centaines de personnes d'un coup, dont beaucoup sont déjà dans votre CRM. Les outils de webinar et de rendez-vous en ajoutent : une inscription avec un e-mail personnel ou une réservation sous une nouvelle adresse devient un nouveau contact. Dans Dedupely, vous gérez cela de deux façons : dédoublonner les listes d'événements avant de les importer, et lancer des recherches qui fusionnent les nouveaux doublons de vos outils de webinar et de rendez-vous peu après leur arrivée dans Dedupely.

D'où viennent les doublons d'événements ?

Avant l'événement : dédoublonner la liste

Importez la liste dans Dedupely en tableur et fusionnez ses lignes en double avant de l'importer dans le CRM. Plusieurs listes aux mêmes titres de colonnes peuvent être importées ensemble et dédoublonnées comme une seule. Un tableur ne peut pas être comparé à votre CRM, donc après l'import, vos recherches dans le CRM repèrent les personnes que vous aviez déjà. Les imports de tableurs sont illimités et ne comptent pas dans votre limite de fiches. Voir Dédoublonner une liste avant de l'importer.

Après l'événement : repérer ce que les outils ajoutent

Créez une recherche pour les nouveaux contacts issus d'événements, centrée sur les fiches récentes :

• Champs : First Name : Similar Words (Any Order) avec Match nicknames · Last Name : Exact · Company : Similar Words (Any Order), avec Ignored terms Inc., LLC, Ltd.
• Pas d'entreprise sur les inscriptions ? Utilisez Phone Number : Similar au lieu de Company. Les valeurs vides ne correspondent jamais, donc les fiches sans entreprise sortent d'une recherche qui compare sur ce champ.
• Filtre : Create Date is within the past 14 jours, Applies to un ou plusieurs fiches de la correspondance. Cela affiche les correspondances où au moins une fiche est nouvelle.
• Visible Fields : Email, Phone Number et Create Date, pour comparer.

Gardez aussi une recherche exacte (First Name, Last Name et Email en Exact) pour les personnes inscrites deux fois avec le même e-mail. Dans HubSpot, les contacts au même e-mail exact sont en général repérés par HubSpot lui-même, cette recherche trouve donc le plus dans les autres CRM.

Quelle fiche doit survivre ?

• Primary Record : Oldest Record. Le contact que votre équipe avait déjà est conservé, avec son historique.
• Téléphone : si les participants apportent des numéros plus récents, gardez le plus récent avec une Win Rule sur Create Date.

Les valeurs vides n'écrasent jamais les données existantes, donc une inscription courte n'efface pas un contact complet. Voir Merge Rules.

Comment le faire durer

1. Testez chaque recherche à la main. Fusionnez 1–2 correspondances, vérifiez-les dans votre CRM, puis fusionnez en masse 1–2 pages.
2. Activer Auto Merge sur la recherche exacte, avec la Dès que possible comme planification, une fois qu'elle a tourné sans fausses correspondances, pour que les inscriptions qui répètent un e-mail soient fusionnées peu après leur arrivée dans Dedupely. Voir Auto Merge.
3. Activer Auto Match sur la recherche fondée sur le nom, pour que quelqu'un l'examine après chaque événement. Voir Auto Match.

Exemple de configuration

Une équipe marketing organise un webinaire par mois et deux salons par an, avec HubSpot.

1. Avant chaque import de salon : dédoublonnez la liste de scan des badges sous forme de tableur.
2. Contacts · Événements · Sans entreprise : First Name (Similar Words, Match nicknames), Last Name (Exact), Phone Number (Similar), pour les inscrits aux webinars sans entreprise. Auto Match.
3. Contacts · Événements · Nouvelles personnes : First Name (Similar Words, Match nicknames), Last Name (Exact), Company (Similar Words, Ignored terms), filtré sur les fiches créées dans les 14 derniers jours. Auto Match, examiné le lundi après chaque événement.
4. Merge Rules : Primary Record réglé sur Oldest Record.

Erreurs courantes

• Importer la liste telle qu'elle arrive. Dédoublonnez-la d'abord, pour que les doublons n'atteignent jamais votre CRM.
• Fusionner les contacts d'événements dans la fiche la plus récente. La plus récente est souvent la plus maigre. Gardez la plus ancienne.
• Auto Merge sur la recherche fondée sur le nom. Les données d'événements sont désordonnées. Examinez-les d'abord.
• Ne vérifier qu'après les gros événements. Les webinars et outils de réunion ajoutent des doublons chaque semaine.

FAQ sur les doublons d'événements et de webinars

• Pourquoi les webinars créent-ils des contacts en double ? Les gens s'inscrivent avec un e-mail différent de celui de votre CRM, le CRM crée donc un nouveau contact.
• Faut-il dédoublonner une liste d'événement avant ou après l'import ? Les deux. Dédoublonnez la liste en tableur avant de l'importer, puis laissez vos recherches dans le CRM repérer les personnes que vous aviez déjà.
• Les imports de tableurs comptent-ils dans mon forfait ? Non. Elles sont illimitées et ne comptent pas dans votre limite de fiches.
• Dedupely peut-il empêcher les outils de rendez-vous de créer des contacts ? Non. Il fusionne les nouveaux doublons peu après leur arrivée dans Dedupely, avec Auto Merge sur la planification « As soon as possible ».