Duplicados de eventos, webinars e reuniões

Os eventos trazem centenas de pessoas de uma vez, e muitas já estão no seu CRM. As ferramentas de webinars e reuniões acrescentam mais: uma inscrição com email pessoal ou uma marcação com um endereço novo torna-se um novo contato. No Dedupely, trata isto de duas formas: deduplica as listas de eventos antes de as importar e executa pesquisas que mesclam os novos duplicados das suas ferramentas de webinars e reuniões pouco depois de chegarem ao Dedupely.

De onde vêm os duplicados de eventos?

Antes do evento: deduplique a lista

Envie a lista para o Dedupely como planilha e mescle suas linhas duplicadas antes de importá-la. Várias listas com os mesmos títulos de coluna podem ser enviadas juntas e deduplicadas como uma só. Uma planilha não pode ser comparada com o seu CRM, então depois da importação suas pesquisas no CRM pegam as pessoas que você já tinha. Envios de planilhas são ilimitados e não contam para o seu limite de registros. Veja Deduplique uma lista antes de a importar.

Depois do evento: apanhe o que as ferramentas acrescentam

Crie uma pesquisa para os novos contatos de eventos, e concentre-a nos registros recentes:

• Campos: First Name: Similar Words (Any Order) com Match nicknames · Last Name: Exact · Company: Similar Words (Any Order), com Ignored terms Inc., LLC, Ltd.
• Os registros não têm empresa? Use Phone Number: Similar em vez de Company. Os valores vazios nunca coincidem, por isso os registros sem empresa saem de uma pesquisa que compare por ela.
• Filtro: Create Date is within the past 14 dias, Applies to um ou mais registros na correspondência. Isto mostra as correspondências em que pelo menos um registro é novo.
• Visible Fields: Email, Phone Number e Create Date, para poder comparar.

Mantenha também uma pesquisa exata (First Name, Last Name e Email em Exact) para pessoas que se registraram duas vezes com o mesmo email. No HubSpot, os contatos com exatamente o mesmo email costumam ser apanhados pelo próprio HubSpot, por isso esta pesquisa encontra mais noutros CRM.

Que registro deve sobreviver?

• Primary Record: Oldest Record. Sobrevive o contato que a sua equipe já tinha, com o seu histórico.
• Telefone: se os participantes trouxerem números mais recentes, mantenha o mais novo com uma Win Rule em Create Date.

Os valores vazios nunca substituem dados existentes, por isso um registro curto não apaga um contato completo. Veja Merge Rules.

Como manter tudo a funcionar

1. Teste cada pesquisa à mão. Mescle de 1 a 2 correspondências, confira-as no CRM e depois mescle em massa de 1 a 2 páginas.
2. Ative o Auto Merge na pesquisa exata, com a Assim que possível como agendamento, depois de ter rodado sem correspondências falsas, para que as inscrições que repetem um email sejam mescladas logo depois de chegarem ao Dedupely. Veja Auto Merge.
3. Ative o Auto Match na pesquisa por nome, para que alguém a revise depois de cada evento. Veja Auto Match.

Configuração de exemplo

Uma equipe de marketing faz um webinar por mês e duas feiras por ano, com HubSpot.

1. Antes de cada importação de feira: deduplique a lista de leitura de crachás como planilha.
2. Contacts · Eventos · Sem empresa: First Name (Similar Words, Match nicknames), Last Name (Exact), Phone Number (Similar), para inscrições em webinars sem empresa. Auto Match.
3. Contacts · Eventos · Pessoas novas: First Name (Similar Words, Match nicknames), Last Name (Exact), Company (Similar Words, Ignored terms), filtrado para registros criados nos últimos 14 dias. Auto Match, revisado na segunda-feira seguinte a cada evento.
4. Merge Rules: Primary Record definido como Oldest Record.

Erros comuns

• Importar a lista tal como chega. Deduplique-a primeiro, para que os duplicados nunca cheguem ao seu CRM.
• Mesclar os contatos de eventos no registro mais recente. O mais recente costuma ser o mais pobre. Mantenha o mais antigo.
• Auto Merge na pesquisa baseada no nome. Os dados de eventos são confusos. Revise-os primeiro.
• Verificar só depois dos grandes eventos. Webinars e ferramentas de reuniões acrescentam duplicados todas as semanas.

Perguntas frequentes sobre duplicados de eventos e webinars

• Porque é que os webinars criam contatos duplicados? As pessoas registram-se com um email diferente do que está no CRM, por isso o CRM cria um novo contato.
• Devo deduplicar uma lista de evento antes ou depois de a importar? As duas coisas. Deduplique a lista como planilha antes de a importar e deixe que as pesquisas no CRM apanhem as pessoas que já tinha.
• Os envios de planilhas contam para o meu plano? Não. São ilimitadas e não contam para o seu limite de registros.
• O Dedupely consegue impedir que as ferramentas de reuniões criem contatos? Não. Mescla os novos duplicados pouco depois de chegarem ao Dedupely, com o Auto Merge no agendamento "As soon as possible".