Evitare le false corrispondenze

Una falsa corrispondenza è un gruppo di record che sembrano duplicati ma descrivono persone o aziende diverse: due colleghi che condividono info@acme.com, o ogni contatto con il numero 000-000-0000. In Dedupely, eviti le false corrispondenze abbinando su almeno tre campi, scegliendo l'opzione di corrispondenza giusta per ciascuno, usando filtri e Impostazioni di sicurezza per tenere fuori i dati deboli, e rifiutando le false corrispondenze che compaiono comunque. Considera ogni unione definitiva, quindi risolvi questo punto prima di unire in blocco o attivare Auto Merge.

Che aspetto hanno di solito le false corrispondenze?

Su quanti campi dovrebbe confrontare una ricerca?

Almeno tre. Uno o due campi creano molte false corrispondenze, perché due persone possono condividere un nome, e un'azienda un dominio email. Per esempio:

• Troppo largo: Last Name (Exact) + Email (Domain Root). Intercetta ogni collega con lo stesso cognome.
• Meglio: First Name (Exact) + Last Name (Exact) + Email (Exact).

Se una ricerca deve confrontare meno campi, aggiungi più Visible Fields, così puoi confrontare altri dettagli (come Phone, Company o Created Date) prima di unire. Vedi Duplicate Searches.

Quale opzione di corrispondenza è troppo ampia per quale campo?

• Fuzzy abbina i nomi che suonano uguali ("Sean" e "Shawn"). Usalo sui nomi, non su email o ID.
• Simile coglie i refusi. Sui numeri di telefono confronta le sette cifre principali, quindi abbinalo a un altro campo.
• Dominio radice raggruppa tutti quelli con lo stesso dominio. Usalo per le aziende, non da solo per abbinare singole persone.
• Similar Words (Any Order) può abbinare nomi non collegati che condividono parole comuni. Aggiungi quelle parole agli Ignored terms.
• Esatta è la più sicura per email, ID e tutto ciò su cui non puoi permetterti di sbagliare.

Vedi Opzioni di corrispondenza.

Come aiutano le Safety Settings?

Le Safety Settings mettono da parte le corrispondenze rischiose nella scheda Excluded così restano fuori dalla selezione in blocco e da Auto Merge:

• Record per corrispondenza (20 per impostazione predefinita): una corrispondenza molto grande di solito indica che la ricerca è troppo ampia.
• Dati scadenti o di esempio (attivo di default): dati segnaposto e di test.
• Valori molto brevi (disattivato per impostazione predefinita): attivalo se i tuoi dati hanno iniziali o caratteri singoli.

Le modifiche si applicano dopo la prossima scansione. Vedi Unioni sicure.

Come filtrare i dati generici

Usa un filtro per escludere i valori che sai essere condivisi. Per esempio, per saltare le caselle condivise:

• Campo: Email · Si applica a: tutte · Operatore: non inizia con · Termini: info@, sales@, support@, hello@, admin@ · Tutti

Puoi aggiungere fino a 25 termini per filtro. Con un operatore negativo come questo, imposta l'opzione dei termini accanto all'operatore su Tutti, così un record deve evitare ogni termine. Vedi Filtri.

Cosa fare con le false corrispondenze che compaiono ancora

• Rifiuta le corrispondenze che sei certo non siano duplicati. Escono da ogni ricerca per quell'oggetto, compresi Auto Match e Auto Merge. Le corrispondenze rifiutate vengono memorizzate, quindi non ricompaiono mai.
• Send to Manual Review le corrispondenze di cui non sei sicuro, così decide la persona giusta.
• Correggi la ricerca se continui a rifiutare lo stesso tipo di corrispondenza. Uno schema di false corrispondenze indica che va cambiato un campo o un'opzione di corrispondenza.

Configurazione di esempio

Un team continua a trovare colleghi uniti in un solo contatto, perché molti lead arrivano da caselle condivise.

1. Ricerca: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, invece di Last Name + dominio dell'Email.
2. Filtro: Email non inizia con info@, sales@, support@, office@ (impostazione del termine Tutti), Si applica a tutte.
3. Safety Settings: Record per corrispondenza 10, Dati scadenti o di esempio attivo, Valori molto brevi attivo.
4. Visible Fields: Phone Number, Company e Create Date, da confrontare prima di unire.
5. Revisione: rifiuta le false corrispondenze man mano che compaiono e manda quelle incerte in Manual Review.
6. Automatizza solo dopo alcune scansioni senza nuove false corrispondenze: prima Auto Match, poi Auto Merge.

Errori comuni

• Confrontare su uno o due campi. È la causa più comune delle false corrispondenze.
• Aspettarsi che i campi vuoti corrispondano. Due valori vuoti non corrispondono mai, quindi non possono causare una falsa corrispondenza, ma i record con un campo confrontato vuoto non compariranno in quella ricerca.
• Usare Fuzzy sulle email, o il solo Domain Root per abbinare persone. Fuzzy è pensato per i nomi. Domain Root sull'email raggruppa tutti quelli della stessa azienda, quindi abbinalo ai campi del nome.
• Disattivare Poor or example data. I valori segnaposto raggruppano allora migliaia di record non collegati.
• Unire corrispondenze grandi senza aprirle. Controlla la scheda Excluded e apri prima le corrispondenze con molti record.
• Rifiutare le corrispondenze una per una senza correggere la ricerca. Se lo stesso tipo di falsa corrispondenza continua a comparire, cambia la ricerca.

Domande frequenti sulle false corrispondenze

• Cos'è un falso positivo nella deduplicazione? Una corrispondenza di record che sembrano duplicati ma non lo sono, come due persone che condividono una casella email.
• Posso impedire a una falsa corrispondenza di tornare? Sì. Rifiutala e resta fuori da ogni ricerca per quell'oggetto.
• Posso ripristinare una corrispondenza rifiutata? Sì. Apri la scheda Corrispondenze rifiutate , selezionala e fai clic su Remove from Rejected.
• Auto Merge unisce le corrispondenze escluse o rifiutate? No. Vengono saltate entrambe.
• E se una falsa corrispondenza è già stata unita? Annullala da Merge History entro 30 giorni. Vedi Annulla un'unione. Per le unioni più vecchie, vedi Ho unito i record sbagliati: e adesso?