Evitar correspondências falsas

Uma falsa correspondência é um grupo de registros que parecem duplicados, mas descrevem pessoas ou empresas diferentes: dois colegas que compartilham info@acme.com, ou todos os contatos com o telefone 000-000-0000. Na Dedupely, você evita falsas correspondências comparando por pelo menos três campos, escolhendo a opção de correspondência certa para cada um, usando filtros e Configurações de segurança para manter dados fracos fora e rejeitando as falsas correspondências que ainda aparecem. Trate toda mesclagem como permanente, então acerte isso antes de mesclar em massa ou ativar o Auto Merge.

Como costumam ser as correspondências falsas?

Em quantos campos deve uma pesquisa fazer corresponder?

Pelo menos três. Um ou dois campos criam muitas correspondências falsas, porque duas pessoas podem compartilhar um nome, e uma empresa pode compartilhar um domínio de email. Por exemplo:

• Demasiado abrangente: Last Name (Exact) + Email (Domain Root). Pega todos os colegas com o mesmo sobrenome.
• Melhor: First Name (Exact) + Last Name (Exact) + Email (Exact).

Se uma pesquisa tiver que corresponder em menos campos, acrescente mais Visible Fields, para poder comparar outros dados (como Phone, Company ou Created Date) antes de mesclar. Veja Duplicate Searches.

Que opção de correspondência é demasiado abrangente para que campo?

• Fuzzy compara nomes que soam parecidos ("Sean" e "Shawn"). Use-o em nomes, não em emails ou IDs.
• Semelhante pega erros de digitação. Em números de telefone, compara os sete dígitos principais, por isso combine com outro campo.
• Raiz do domínio agrupa todos os do mesmo domínio. Use-o para empresas, não para corresponder pessoas individuais sozinho.
• Similar Words (Any Order) pode emparelhar nomes sem relação que compartilham palavras comuns. Acrescente essas palavras aos Ignored terms.
• Exata é a mais segura para emails, IDs e tudo aquilo em que não se pode enganar.

Veja Opções de Correspondência.

Como ajudam as Safety Settings?

As Safety Settings deixam as correspondências arriscadas de lado na aba Excluded para ficarem fora da seleção em massa e do Auto Merge:

• Registros por correspondência (20 por padrão): uma correspondência muito grande normalmente indica que a pesquisa é ampla demais.
• Dados fracos ou de exemplo (ativado por padrão): dados fictícios e de teste.
• Valores muito curtos (desativado por padrão): ative se seus dados tiverem iniciais ou caracteres isolados.

As alterações aplicam-se depois da próxima análise. Veja Segurança das Uniões.

Como filtrar dados genéricos

Use um filtro para excluir valores que sabe serem compartilhados. Por exemplo, para ignorar caixas de correio compartilhadas:

• Campo: Email · Aplica-se a: todas · Operador: não começa por · Termos: info@, sales@, support@, hello@, admin@ · Todos

Pode acrescentar até 25 termos por filtro. Com um operador negativo como este, defina a opção de termos ao lado do operador como Todos, para que um registro tenha que evitar todos os termos. Veja Filtros.

O que fazer com as correspondências falsas que ainda aparecem

• Rejeitar as correspondências que tem a certeza de que não são duplicados. Saem de todas as pesquisas desse objeto, incluindo Auto Match e Auto Merge. As correspondências rejeitadas ficam guardadas em memória, por isso nunca voltam a aparecer.
• Send to Manual Review as correspondências de que não tem a certeza, para a pessoa certa decidir.
• Corrija a pesquisa se continuar a rejeitar o mesmo tipo de correspondência. Um padrão de correspondências falsas indica que um campo ou uma opção de correspondência tem que mudar.

Configuração de exemplo

Uma equipe continua a encontrar colegas mesclados num só contato, porque muitos leads chegam por caixas compartilhadas.

1. Pesquisa: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact, em vez de Last Name + domínio do Email.
2. Filtro: Email não começa por info@, sales@, support@, office@ (configuração do termo Todos), Aplica-se a todas.
3. Safety Settings: Registros por correspondência 10, Dados fracos ou de exemplo ativado, Valores muito curtos ativado.
4. Visible Fields: Phone Number, Company e Create Date, para comparar antes de mesclar.
5. Revisão: rejeite as correspondências falsas à medida que aparecem e envie as duvidosas para Manual Review.
6. Automatizar só depois de algumas análises sem correspondências falsas novas: primeiro o Auto Match, depois o Auto Merge.

Erros comuns

• Fazer corresponder por um ou dois campos. É a causa mais comum de correspondências falsas.
• Esperar que campos vazios correspondam. Dois valores vazios nunca correspondem, por isso não podem causar uma correspondência falsa, mas os registros com vazios num campo comparado não aparecem nessa pesquisa.
• Usar Fuzzy em emails, ou só Domain Root para fazer corresponder pessoas. Fuzzy foi feito para nomes. Domain Root no email agrupa todos da mesma empresa, por isso combine-o com campos de nome.
• Desligar Poor or example data. Os valores fictícios agrupam então milhares de registros sem relação.
• Mesclar correspondências grandes sem as abrir. Verifique a aba Excluded e abra primeiro as correspondências com muitos registros.
• Rejeitar correspondências uma a uma sem corrigir a pesquisa. Se o mesmo tipo de correspondência falsa continuar a aparecer, mude a pesquisa.

Perguntas frequentes sobre correspondências falsas

• O que é um falso positivo na deduplicação? Uma correspondência de registros que parecem duplicados mas não são, como duas pessoas que compartilham uma caixa de email.
• Posso impedir que uma correspondência falsa volte? Sim. Rejeite-a, e ela fica fora de todas as pesquisas desse objeto.
• Posso restaurar uma correspondência rejeitada? Sim. Abra a aba Correspondências rejeitadas , selecione-a e clique em Remove from Rejected.
• O Auto Merge mescla correspondências excluídas ou rejeitadas? Não. Ambas são saltadas.
• E se uma correspondência falsa já foi mesclada? Desfaça pelo Merge History em até 30 dias. Veja Desfazer uma mesclagem. Para mesclagens mais antigas, veja Fundi os registros errados: e agora?