Deduplicare un database grande

Un database grande, da 480.000 record in su, richiede gli stessi passi di qualsiasi progetto di deduplicazione, in un ordine preciso: sincronizza solo gli oggetti che ti servono, pianifica la prima sincronizzazione, prova prima di unire, unisci per fasi e automatizza per ultimo. Dedupely gestisce database da milioni di record, con piani fino a 20 milioni e unioni in blocco di migliaia di corrispondenze alla volta. Questo Playbook mostra come farlo così ogni fase viene controllata prima della successiva.

Passo 1: Sincronizza solo gli oggetti che ti servono

Si sincronizza l'oggetto intero, quindi ogni record di un oggetto attivato conta sul limite di record. Prima di collegare, decidi quali oggetti deduplicherai per primi.

• Attiva solo quegli oggetti in CRM Settings. Puoi attivarne altri in seguito.
• Inizia dall'oggetto che crea più problemi, di solito Contacts o Companies.
• Contano anche i record della Sandbox, come qualsiasi altro record sincronizzato.

Fino al 10% oltre il limite di record, tutto continua a funzionare per 10 giorni mentre fai l'upgrade o disattivi oggetti. Oltre il 10%, o ancora sopra dopo 10 giorni, l'account passa in sola lettura: sincronizzazione e scansioni continuano, ma le unioni si fermano. Dedupely non aggiorna mai il tuo piano né ti addebita il superamento. Vedi Billing & Usage.

Passaggio 2: pianifica intorno alla prima sincronizzazione

La prima sincronizzazione di un database grande richiede ore, non minuti:

Dopo la prima sincronizzazione, Dedupely si aggiorna ogni 10–30 minuti e trova i nuovi record entro 1–5 minuti. La sincronizzazione non unisce, modifica né elimina mai nulla nel CRM, quindi il team può continuare a lavorare mentre è in corso. Vedi Sincronizzazione dei record.

Passo 3: Prova prima di unire

Considera le unioni definitive: a questa dimensione una regola sbagliata si ripete migliaia di volte.

• Salesforce: collega un Sandbox ed esegui lì prima le ricerche e le Merge Rules, per vedere come le unioni influiscono su Flows, trigger Apex e integrazioni. Vedi la Guida alla deduplicazione di Salesforce.
• Ogni CRM: esegui 1–2 Single Merges, controllale nel CRM, poi unisci in blocco 1–2 pagine e ricontrolla.
• Controlla il Merge Preview in View Match Details prima di ogni nuova ricerca, così sai quali valori sopravvivono.

Passaggio 4: unisci per fasi

Non unire l'intero database in una volta. Unisci una ricerca alla volta, dalla più sicura alla più rischiosa:

1. Prima i duplicati esatti, su almeno tre campi (per esempio First Name, Last Name ed Email su Esatta).
2. Aziende e account, con Company Name su Similar Words (Any Order) e Website su Dominio radice.
3. Le ricerche più larghe per ultime, come le ricerche per nome o Dedupely Intelligence, riviste corrispondenza per corrispondenza.

Bulk Merge può unire un'intera pagina o Select all X matches insieme, senza limite massimo. Cancel all ferma un'unione in blocco in corso; le unioni già avviate terminano. Le corrispondenze con più di 20 record e dati segnaposto finiscono nella scheda Excluded , così non vengono mai unite in blocco. Vedi Unioni sicure.

Come unire migliaia di aziende HubSpot

Le aziende duplicate sono spesso il lavoro più grande in un portale HubSpot grande. Per unirle su larga scala:

• Confronta per nome e dominio: Company Name su Similar Words (Any Order), con Ignored terms Inc., LLC, Ltd., più Website su Dominio radice. Aggiungi Country e City ai Visible Fields per individuare le filiali.
• Scegli prima le Merge choices. HubSpot limita quante associazioni può avere un record e quante volte può essere unito. Imposta "Too many associations to move" e "Too many past record merges in same record" prima di unire in blocco. Auto Merge non può chiedere, quindi salta le corrispondenze impostate su Always ask.
• Aspettati il comportamento proprio di HubSpot: HubSpot di solito dà all'azienda unita un nuovo Record ID (i vecchi ID reindirizzano), ed entrambi i record escono dai workflow attivi.

Vedi Come deduplicare aziende e account.

Passo 5: automatizza per ultimo

Una volta unito l'arretrato, evita che i nuovi duplicati si accumulino di nuovo:

1. Attiva Auto Match su ogni ricerca testata, così qualcuno rivede le nuove corrispondenze secondo una pianificazione. Vedi Auto Match.
2. Passa una ricerca ad Auto Merge quando ha girato senza false corrispondenze, con Il prima possibile come pianificazione. Vedi Auto Merge.

Configurazione di esempio

Un portale HubSpot con 520.000 contatti, 210.000 aziende e 40.000 trattative, circa 770.000 record, sul piano Enterprise (1 milione di record).

1. Giorno 1: Contacts e Companies attivi. Deals resta disattivato finché contatti e aziende non sono finiti. Prima sincronizzazione: circa 3–10 ore.
2. Giorno 2: Merge Rules impostate: Primary Record su Last Updated Record; Lose Rules su Contact owner per gli ex commerciali. Merge choices su "Merge and keep the associations that fit" e "Merge by copying the data over".
3. Giorno 2: 2 Single Merges e 1 pagina unita in blocco sulla ricerca esatta dei contatti (First Name, Last Name, Email su Exact), controllati in HubSpot.
4. Settimana 1: ricerca esatta dei contatti unita in blocco con Select all X matches. Poi le aziende su Company Name (Similar Words, Ignored terms) e Website (Domain Root), pagina per pagina per le prime 10 pagine.
5. Settimana 2: ricerche di contatti per nome e Dedupely Intelligence riviste; corrispondenze incerte inviate a Manual Review.
6. Settimana 3: Deals attivati e deduplicati allo stesso modo. Auto Match su ogni ricerca; Auto Merge (As soon as possible) sulle ricerche esatte.

Errori comuni

• Sincronizzare tutti gli oggetti insieme. Riempie il limite di record e allunga la prima sincronizzazione. Inizia con uno o due oggetti.
• Unire durante la prima sincronizzazione. Aspetta che la sincronizzazione finisca, così le ricerche vedono ogni record.
• Provare su un record e unire tutto. Prova 1–2 Single Merges, poi 1–2 pagine, per ogni nuova ricerca.
• Saltare le Merge Rules. A queste dimensioni, il vincitore predefinito si ripete su migliaia di record. Imposta prima il Primary Record e i campi che contano.
• Attivare Auto Merge prima di aver smaltito l'arretrato. Automatizza le ricerche che hanno già girato senza false corrispondenze.

Domande frequenti sui database grandi

• Cosa conta come database grande? 480.000 record o più. I passaggi valgono per qualsiasi dimensione, ma l'ordine conta di più man mano che il database cresce.
• C'è un limite alle corrispondenze che posso unire in una volta? No. Bulk Merge può unire ogni corrispondenza di una ricerca con Select all X matches.
• Posso fare test in un sandbox? Sì, in Salesforce. I record sandbox contano per il limite di record.
• Una prima sincronizzazione grande cambia qualcosa nel mio CRM? No. La sincronizzazione non unisce, modifica né elimina mai i record.
• Cosa succede se supero il limite di record? Fino al 10% in più, hai 10 giorni per fare l'upgrade o disattivare oggetti. Dopo, o oltre il 10%, l'account è in sola lettura finché non lo fai.