Guia de deduplicação do Google Contacts
O Dedupely liga-se ao Google Contacts para encontrar e fundir duplicados em massa, nos campos que escolher, em vez de uma sugestão de cada vez.
Objetos suportados
O Dedupely suporta a deduplicação dos seguintes objetos do Google Contacts:
- Contactos
O Google Contacts tem um só tipo de registo, por isso não há fusões entre objetos a considerar.
Permissões necessárias
A ligação ao Google Contacts usa OAuth, por isso não há chave de API para gerar ou colar. Autoriza o Dedupely a partir da sua conta Google e a ligação usa as suas próprias permissões: o Dedupely precisa de acesso de leitura, escrita e eliminação aos seus contactos para consolidar valores e remover um duplicado.
A ligação é aos contactos de uma conta Google. Cada pessoa da equipa liga a sua, em vez de uma ligação cobrir toda a gente.
Problemas comuns de duplicados no Google Contacts
- Duas contas, duas cópias. Contactos sincronizados de um telemóvel, de uma conta de trabalho e de uma importação acabam como três registos da mesma pessoa.
- Endereços de email diferentes para a mesma pessoa. Um endereço pessoal e um endereço profissional criam contactos separados, sem nada que os ligue.
- Registos incompletos da gravação automática. Um contacto criado a partir de uma única troca de e-mails tem um endereço e mais nada, ao lado do registo completo.
- Importações sem um identificador estável. Um CSV sem os ids dos contactos cria cópias novas em vez de atualizar o que já existe.
- As sugestões de fusão vão só até certo ponto. O Google Contacts propõe fusões quando a correspondência lhe parece segura, e o Merge all aceita todas as sugestões num clique. O que fica de fora são os pares de que não teve a certeza, e costumam ser esses os que merecem atenção.
Funcionalidade de fusão nativa do Google Contacts
O Google Contacts não tem fusão na API. O "Merge & fix" existe apenas na interface do Google Contacts, por isso nenhuma ferramenta o consegue invocar, e atua sobre as correspondências que a Google propõe, não sobre critérios definidos por si.
O Dedupely resolve um duplicado consolidando os valores dos campos no contacto que mantém, segundo as suas Merge Rules, e depois elimina o duplicado.
Como o duplicado é eliminado em vez de fundido, tudo o que vale a pena guardar tem de estar primeiro no contacto que fica. O Dedupely faz essa consolidação antes de remover seja o que for, e o Merge History guarda os valores originais dos dois contactos.
Processo recomendado para eliminar duplicados no Google Contacts
- Comece pelas sugestões do próprio Google: resolva primeiro as correspondências de que o Google Contacts já tem certeza, para que ao Dedupely chegue apenas o que a correspondência dele não vê.
- Defina o que é um duplicado para si: a mesma pessoa com dois endereços de email é um duplicado; duas pessoas da mesma empresa com o mesmo número geral não são.
- Crie uma Duplicate Search por cenário: uma pesquisa restrita em Exact Email e outra mais aberta em Similar Name com a mesma organização, para os casos que precisam de revisão.
- Verifique uma fusão antes de a automatizar: una um lote pequeno e confirme no Merge History que os valores esperados se mantiveram.
- Automatize as pesquisas restritas: Auto Merge nas pesquisas em que confia e Auto Match nas mais abrangentes, para ser notificado e rever em vez de fundir.
Perguntas frequentes sobre duplicados no Google Contacts
- Em que difere do "Merge & fix" do Google Contacts? O "Merge & fix" atua sobre as correspondências que o Google propõe, e o Merge all aceita-as todas de uma vez. O que não consegue é usar uma correspondência definida por si. No Dedupely, define a correspondência, em qualquer campo, com Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words ou Domain Root.
- É possível anular uma fusão? Uma do Dedupely, não. O Google Contacts consegue separar um contacto fundido com o "Merge & fix", mas o Dedupely consolida os valores e elimina o duplicado, o que é diferente. O contacto eliminado fica no Lixo do Google Contacts durante 30 dias e o Merge History guarda os valores originais de ambos, exportáveis em CSV.
- O que acontece ao contacto removido? É eliminado do Google Contacts. Primeiro os seus valores são consolidados no contacto que fica, e o Merge History guarda os originais de ambos, exportáveis em CSV.
- Posso controlar que valores ficam? Sim. As Merge Rules decidem campo a campo e pode escolher o Primary por critérios como o registo mais antigo, o mais recente ou o mais completo.
- Isto abrange toda a minha organização? Não. A ligação é aos contactos de uma única conta Google. Cada pessoa liga a sua.
- Os "Outros contactos" que a Google guarda automaticamente estão incluídos? São uma lista separada, apenas de leitura, por isso não são fundidos.
- Alguma coisa é fundida automaticamente quando ligo a conta? Não. Ligar e sincronizar nunca funde, edita nem elimina um contacto. A fusão acontece quando clica em Merge, ou quando ativa o Auto Merge numa pesquisa.
Mencionado neste artigo: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Encontrar Duplicados, e Auto Match.
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