Como Abordar a Deduplicação de CRM

O que conta como duplicado depende da estrutura do seu CRM, dos fluxos de trabalho da equipe e das necessidades do negócio. Por isso recomendamos fazer a deduplicação como um projeto em três fases, e ordenar os duplicados pelo grau de certeza antes de mesclar seja o que for.

As três fases

Fase 1: Limpar os dados herdados

Mescle o acumulado histórico para ter um ponto de partida limpo no seu CRM.

Fase 2: limpe os dados atuais

Encontre, revise e mescle os duplicados que sua equipe cria todos os dias pela atividade de vendas, preenchimento de formulários e integrações.

Fase 3: manter limpos os dados futuros

Configure a automação em segundo plano (Auto Merge, Auto Match e a pré-limpeza de planilhas) para tratar os novos duplicados à medida que chegam.

Como classificar os seus duplicados

Antes de criar Duplicate Searches ou configurar Merge Rules, ordene os tipos de duplicados pelo quanto você tem certeza e pelo risco que uma mesclagem errada traz. O Dedupely não impõe uma definição fixa de duplicado. Sua equipe decide quais correspondências são seguras para mesclar e quais precisam de uma análise mais cuidadosa.

Duplicados óbvios

Correspondências de que a equipe tem muita certeza, com pouco risco de falsos positivos, como correspondências exatas de nome e email. O que conta como "óbvio" depende dos seus dados. Depois de verificadas, são seguras para mesclagem em massa e automação.

Duplicados condicionais

Registros que provavelmente são duplicados, mas precisam de regras por campo para proteger dados válidos. Por exemplo, convém garantir que os dados de preenchimento de marcadores ou integrações não substituem dados de contato reais.

Duplicados complexos

Correspondências críticas ou pouco claras em que uma mesclagem errada pode afetar o faturamento, a responsabilidade pelas contas ou as sincronizações com o ERP. Elas precisam que uma pessoa as verifique numa fila de revisão antes de mesclar.

Duplicate Searches comuns para cada categoria

Estas são as configurações de Duplicate Search mais comuns nas contas do Dedupely, como ponto de partida:

Duplicados óbvios

• Correspondência exata de contato (submissões de formulário em duplicado, importações de listas de eventos): First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact
• Correspondência exata de empresa (importações de listas de leads duplicados): Company Name: Exact · Company Domain Name: Domain Root

Duplicados condicionais

• Registros de chamadas de integrações (apps de chamadas): Phone Number: Similar (compara os últimos 7 dígitos) · Filtro: First Name ou Email vazio
• Variações de domínio, ou "empresas fantasma": Company Domain Name: Domain Root · Company Name: Similar Words (Any Order), com Ignored Terms para sufixos legais como Inc., LLC ou Ltd.

Duplicados complexos

• Identificadores financeiros e de ERP: campos personalizados ID fiscal, Customer Account Number ou ERP ID para correspondências em registros vinculados a sistemas de faturamento ou contabilidade.
• Sobreposição de contas regionais: Similar Company Name + mesma City/State, com Account Owners diferentes ou negócios ativos que precisam de revisão entre equipes.

Saiba mais em Duplicate Searches, Opções de Correspondência e Filtros.

Tipos de mesclagem do Dedupely

• Custom Merge: compara registros lado a lado para escolher valores campo a campo. Ideal para: testar as suas Merge Rules e verificar os casos limite.
• Bulk Merge: mescla muitas ou todas as suas correspondências de uma vez. Ideal para: dados antigos e importações grandes.
• Auto Merge: roda em segundo plano no horário que você definir, sem trabalho manual. Ideal para: duplicados que voltam sempre.
• Auto Match: procura novos duplicados na sua agenda e envia um email quando as correspondências não revisadas atingem o número que você definiu. Ideal para: correspondências complexas ou sensíveis que precisam de aprovação.

Saiba mais em Mesclar duplicados e Auto Match.

Cenário de exemplo

Eis como as três categorias funcionam numa equipe em que o Marketing é responsável pelos duplicados do CRM enquanto Vendas e Operações continuam a importar dados. Adapte estes passos às suas origens de dados e regras de negócio.

Duplicados óbvios: importações de eventos e envios de formulários

Vendas faz eventos mensais e Marketing faz webinars mensais, por isso as planilhas e os envios de formulários chegam constantemente.

1. Limpe as listas antes de importar. Passe primeiro as planilhas de eventos pela importação ilimitada de planilhas do Dedupely, para que os duplicados nunca cheguem ao seu CRM. Veja Mesclar duplicados em planilhas.
2. Limpe o atraso. Crie uma Duplicate Search com identificadores exatos (por ex. Exact First Name + Exact Last Name + Exact Email).
3. Defina a sua regra de Primary Record (p. ex., o registro com os dados mais completos).
4. Visualize a prévia. Abra View Match Details e verifique o resultado na Merge Preview coluna.
5. Teste. Faça 1–2 mesclagens individuais e verifique os resultados no CRM, depois selecione e mescle em massa 2 páginas.
6. Mesclagem em massa os restantes resultados.
7. Automatize. Ative o Auto Merge para esta pesquisa e defina um agendamento (p. ex., de duas em duas semanas ou mensal) adequado ao ciclo de importação.

Duplicados condicionais: marcadores de vendas e ferramentas de enriquecimento

Caso A: registros de chamadas do marcador

As integrações de marcadores enviam registros de chamadas só com um telefone, deixando o nome ou o email vazio.

1. Correspondência de Número de Telefone usando correspondência Similar (compara os últimos 7 dígitos).
2. Adicione um filtro para que pelo menos um registro da correspondência tenha vazio Nome Próprio ou Email.
3. Defina as Merge Rules: Primary Record em Mais dados no campo, para que o registro de contato real ganhe. Em Phone Number, escolha Personalizado e acrescente uma Win Rule com When field Create Date e o operador is newest, para que o contato mantenha o número mais recente.
4. Ative o Auto Merge com agendamento diário, para que os registros de chamadas sejam mesclados antes de os comerciais começarem os contatos da manhã.

Caso B: enriquecimento de empresas ("empresas fantasma")

Os CRM criam muitas vezes empresas duplicadas quando os domínios variam (p. ex., acme.com e acme.co.uk).

1. Faça corresponder empresas com Domain Root (ignora www e terminações como .com ou .co.uk).
2. Faça corresponder o nome da empresa com Similar Words (Any Order), e defina Ignored Terms para saltar os sufixos legais (Inc., LLC, Ltd.).
3. Defina a regra de Primary Record para manter o registro mais antigo.
4. Visualize a prévia do resultado para confirmar que a sua correspondência e as Merge Rules dão o resultado que você quer.
5. Mescle em massa os seus dados antigos.
6. Ative o Auto Merge com um agendamento diário.

Duplicados complexos: dados de operações e ERP

Operações sincronizam dados financeiros, IDs de faturamento e detalhes de contratos do Salesforce ou de um ERP, onde mesclar a conta errada é um risco alto.

1. Crie uma Duplicate Search com campos de identificador único (por ex. ID fiscal ou número de cliente do ERP).
2. Ative o Auto Match em vez do Auto Merge e defina um limiar de aviso (por ex. avisar quando se acumularem 10 correspondências).
3. Quando for avisado, abra os resultados e trate cada correspondência:

• Manual Review: coloca a correspondência numa fila para aprovação de um chefe de equipe ou do responsável da conta. Veja Manual Review.
• Mesclar: mescla logo, depois de verificar que valores permanecem.
• Rejeitar: descarta a correspondência se não for um duplicado. Fica fora de todas as pesquisas futuras desse objeto. Veja Correspondências rejeitadas.

O que acontece a seguir

Ponha o plano em prática, uma fase de cada vez:

1. Mapeie os seus tipos de duplicados e classifique cada um como óbvio, condicional ou complexo.
2. Comece pelos duplicados óbvios (Fase 1). Crie uma Duplicate Search, teste com 1–2 mesclagens individuais e depois mescle em massa. Veja Encontrar Duplicados.
3. Acrescente Merge Rules antes de mesclar duplicados condicionais (Fase 2). Veja Merge Rules.
4. Automatize (Fase 3). Use o Auto Merge para as pesquisas testadas e o Auto Match para tudo o que é sensível.

Cada mesclagem fica registrada, por isso pode sempre verificar o que foi mesclado e quando em Merge History.

Resolução de problemas

A minha Duplicate Search encontra registros que não são duplicados reais. As suas configurações de correspondência podem estar abrangentes demais para esta categoria. Mude os campos para correspondência Exact, acrescente outro campo para correspondência ou acrescente um filtro.

A minha Duplicate Search encontra menos duplicados do que esperava. Suas configurações de correspondência podem estar restritas demais. Experimente Similar ou Fuzzy nos campos de nome, ou Domain Root nos domínios. Veja Opções de Correspondência.

Foi mantido como principal o registro errado. Verifique a sua regra de Primary Record nas Merge Rules, e sempre visualize a prévia de algumas correspondências antes de mesclar em massa. Se precisar, crie regras de mesclagem personalizadas no nível do campo para ter controle granular sobre o resultado.

O Auto Merge está mesclando registros que eu queria revisar primeiro. Desative o Auto Merge nessa pesquisa e mude-a para Auto Match, para ser avisado em vez disso. Verifique o que foi mesclado em Merge History.

Perguntas frequentes sobre planejar um projeto de deduplicação de CRM

• Devo mesclar todos os meus duplicados de uma vez? Não. Teste primeiro com 1–2 mesclagens individuais e um par de páginas em massa, verifique os resultados no CRM e depois mescle o resto.
• Quem decide o que conta como duplicado? Sua equipe. O Dedupely não impõe uma definição fixa; você a define com suas Duplicate Searches, as configurações de correspondência e os filtros.
• Qual é a diferença entre Auto Merge e Auto Match? O Auto Merge mescla automaticamente segundo um agendamento. O Auto Match só o avisa quando os duplicados se acumulam, para uma pessoa decidir o que mesclar.
• Posso travar os duplicados antes de chegarem ao CRM? Sim. Limpe planilhas no Dedupely antes de as importar. As importações de planilhas são ilimitadas e não contam para o limite do plano.
• Por que fase devo começar? Fase 1, com seus duplicados óbvios. É o de menor risco e dá a você um ponto de partida limpo para todo o resto.