Atividade diária
Limpe os duplicados que os comerciais criam, sem mexer nas contas
Os representantes continuam digitando clientes que já existem. Faça a correspondência do jeito que as pessoas realmente digitam nomes, mantenha cada conta com o responsável certo e mescle os duplicados novos antes que causem uma segunda ligação de vendas.
O que ouvimos das equipes de vendas com registros duplicados
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Porque é que os comerciais criam registros duplicados
Criar um registro novo é mais rápido do que procurar um antigo. Sob pressão, um comercial acrescenta o contato com quem acabou de falar, sem verificar que um colega acrescentou a mesma pessoa no mês passado com um nome ligeiramente diferente.
- Grafia e apelidos: "Bob" e "Robert", "Acme" e "ACME Inc.", ou um erro de digitação no sobrenome.
- Formatos de telefone: o mesmo número escrito com e sem indicativo, espaços ou hífenes.
- Dois comerciais, um cliente: cada comercial cria o seu próprio registro, e a conta acaba com dois responsáveis.
- Os avisos são ignorados: quando um CRM mostra um alerta de duplicado, um representante com pressa pode ignorá-lo.
Como o Dedupely se compara nos duplicados criados pelos comerciais
| Critério | Ferramentas nativas do CRM | Outras ferramentas de deduplicação | Scripts personalizados | Dedupely |
|---|---|---|---|---|
| Encontrar apelidos e erros de digitação | A maioria se baseia em correspondências exatas ou próximas. Algumas pegam apelidos comuns, a partir de uma lista fixa. | A maioria oferece correspondência aproximada, com opções variadas. | Possível, com um dicionário de nomes mantido por alguém. | Correspondência Fuzzy, Similar e por apelidos nos nomes, e Similar nos telefones. |
| Verificar quando um registro é criado | Alguns avisam ou bloqueiam na criação. Quando é só um aviso, os representantes podem ignorá-lo. | Algumas verificam os registros no momento da criação. | Possível, com validação personalizada. | Não interrompe os comerciais. Os duplicados novos são encontrados e mesclados depois de guardados. |
| Manter o responsável certo | Poucas permitem guardar uma regra sobre que responsável ganha, por isso decide-se mesclagem a mesclagem. | A maioria oferece regras de mesclagem, com diferentes níveis de detalhe. | O que o script estiver programado para fazer. | Merge Rules no campo de responsável, incluindo uma Lose Rule para que um antigo colaborador nunca ganhe. |
| Revisar os casos duvidosos | Na maioria, as sugestões são revisadas e mescladas à mão, um par ou grupo de cada vez. | A maioria permite visualizar a prévia das mesclagens, e algumas oferecem uma fila de revisão. | Só se o criar. | Envie os casos duvidosos para Manual Review e rejeite de vez os que não são duplicados. |
Ferramentas nativas dos CRM em outubro de 2026, segundo a documentação de ajuda do HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble e Google Contacts.
Como limpar em quatro passos os duplicados que os comerciais criam
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Passo 1Correspondência
Como faz corresponder registros que os comerciais escreveram de forma diferente?
Faça a correspondência por mais de um campo, com uma opção de correspondência para a forma como cada um é escrito: correspondência por apelido ou som parecido nos nomes, Similar nos telefones e Similar Words nos nomes de empresa.
- Utilize Fuzzy para nomes que soam parecido ("Sean" e "Shawn") e Match nicknames para "Bob" e "Robert".
- Similar nos telefones ignora a formatação e os indicativos de país, e compara os sete dígitos principais.
- Para empresas, use Similar Words com Ignored Terms, para que "Acme" corresponda a "ACME Inc.".
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Passo 2Proteja os responsáveis
Como mesclar duplicados sem mudar o responsável da conta?
Decida a regra antes de mesclar e depois configure-a nas Merge Rules: por exemplo, o responsável pelo registro mais antigo fica com a conta, e o nome de um ex-funcionário nunca ganha.
- Adicione uma Win Rule no campo do responsável, como Create Date "is oldest", em Merge Rules.
- Acrescente uma Lose Rule no campo de responsável com "is equal to" e os nomes de quem saiu, para que os registros dessas pessoas nunca fiquem com a conta.
- Acrescente Owner às Visible Fields, para detectar correspondências com dois responsáveis diferentes antes de mesclar.
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Passo 3Revisão
O que fazer com as correspondências de que não tem a certeza?
Mescle em massa os duplicados claros e envie os casos difíceis para Manual Review para o gestor de conta decidir. Rejeite as correspondências que não são duplicados, para não voltarem.
- Duas pessoas podem compartilhar um nome ou um telefone de escritório. Envie-as para Manual Review.
- As Safety Settings põem de lado as correspondências baseadas em dados fictícios, como 000-000-0000 ou "John Doe", para a aba Excluded.
- Rejected matches ficam fora de todas as pesquisas futuras desse objeto.
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Passo 4Automatizar
Como acompanhar os duplicados que os comerciais criam todas as semanas?
Ative o Auto Merge na pesquisa de correspondência exata testada e o Auto Match na aproximada. Mantenha os alertas do CRM ativos, e peça aos comerciais que pesquisem antes de criar um registro.
- Para correspondências que sempre precisam de uma pessoa, como filiais que compartilham site, crie uma pesquisa à parte e coloque-a em Auto Match. Exclua esses registros da pesquisa em Auto Merge, por exemplo com Parent Account "is blank", para que só os duplicados claros sejam mesclados sozinhos.
- Veja Mescle automaticamente os duplicados que chegam e Revise os novos duplicados antes que sejam mesclados.
O que torna o Dedupely diferente
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Todas as funcionalidades incluídas nas assinaturas anuais.
Merge Rules, Auto Merge e Auto Match vêm com todos os planos. As assinaturas anuais acrescentam o Dedupely Intelligence completo.
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Preço por registros, não por usuários.
Usuários ilimitados, sem taxas por usuário.
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Cada mesclagem, registrada.
Visualize a prévia de cada mesclagem antes. O Merge History guarda os registros originais, para que você veja exatamente o que mudou.
Encontre os clientes que os seus comerciais acrescentaram duas vezes.
Conecte seu CRMVeja como o Dedupely funciona
Perguntas frequentes
Porque é que os comerciais criam registros duplicados?
Acrescentar um registro novo é mais rápido do que procurar um existente, e os comerciais escrevem nomes, empresas e telefones de formas diferentes. Quando dois comerciais trabalham o mesmo cliente, cada um cria muitas vezes o seu próprio registro, e a conta acaba dividida entre dois responsáveis.
Mesclar duplicados muda o responsável pela conta?
Só se as suas regras o permitirem. Sem Merge Rules, decide a lógica de mesclagem do próprio CRM. Com elas, escolhe: por exemplo, o responsável do registro mais antigo fica com a conta, e uma Lose Rule garante que um antigo colaborador nunca ganha. Verifique a Merge Preview antes de mesclar.
O Dedupely pode avisar os comerciais antes de criarem um duplicado?
Não. O Dedupely não interrompe os comerciais nem bloqueia registros. Encontra e mescla duplicados depois de serem guardados, no horário que escolher. Mantenha também ativos os alertas de duplicados do seu CRM e combinem em equipe como se escrevem os nomes das empresas.
Como corresponder apelidos como Bob e Robert?
Ative Match nicknames em Similar Words no campo do nome próprio, ou use Fuzzy para nomes que soam parecido. Junte o nome a outro campo, como o telefone ou a empresa, para que duas pessoas diferentes com o mesmo nome próprio não correspondam.
Dois contatos compartilham o telefone do escritório. Vão ser mesclados?
Só se todos os campos da sua pesquisa corresponderem. Faça a correspondência por pelo menos três campos, como primeiro nome, sobrenome e telefone, e envie as correspondências pouco claras para Manual Review. Se forem duas pessoas diferentes, rejeite a correspondência, e ela não volta.
