Auto Merge

O Auto Merge é como você automatiza a deduplicação na Dedupely. Ele executa uma Pesquisa de Duplicados em um agendamento que você escolhe e mescla as correspondências encontradas, usando suas Merge Rules. Como uma mesclagem altera seu CRM em produção, o Auto Merge é para pesquisas que você já testou à mão. Correspondências separadas pelas suas Configurações de segurança, e correspondências na Manual Review, nunca são mescladas automaticamente. O Auto Merge está incluído em todos os planos da Dedupely e no teste grátis de 7 dias, onde usa suas 20 mesclagens gratuitas e para quando elas acabam.

O que faz o Auto Merge, e o que não faz?

Que Duplicate Searches estão prontas para o Auto Merge?

Ordene as pesquisas pela certeza que tem nas correspondências, como em Como Abordar a Deduplicação de CRM:

Uma pesquisa está pronta para o Auto Merge quando:

• Mesclou à mão 1–2 correspondências e 1–2 páginas em massa, e o resultado no CRM estava certo.
• Rejeitou os falsos positivos, por isso não voltam.
• Os resultados mantêm-se corretos quando volta a analisar depois de novos registros sincronizarem.

Como ativar o Auto Merge

1. No topo da sua Duplicate Search, clique em Automatizar.
2. Selecione Auto Merge.
3. Escolha com que frequência deve ser executado e clique em Guardar.
4. Clique em Ativar, verifique os detalhes na vista de confirmação e confirme.

Que agendamento devo escolher?

Ajuste o agendamento à frequência com que os duplicados chegam:

Os novos registros do CRM costumam chegar ao Dedupely em 1–5 minutos, e o Dedupely atualiza os dados a cada 10–30 minutos, por isso nem "As soon as possible" é instantâneo.

Devo usar primeiro o Auto Match?

Sim, para qualquer pesquisa de que você não tenha total certeza. O Auto Match envia um email quando as correspondências se acumulam, sem mesclar nada:

1. Ative Auto Match na pesquisa.
2. Quando for avisado, revise as correspondências: mescle, rejeite ou envie-as para Manual Review.
3. Quando deixar de rejeitar correspondências dessa pesquisa, está pronta para o Auto Merge.

Como monitorizar e controlar o Auto Merge

Com o Auto Merge ativo, a pesquisa mostra um Running e abre no seu painel do Auto Merge:

• Auto Merges recentes: as últimas mesclagens feitas pelo Auto Merge.
• Agendamento: quando é executado (por exemplo, "Every week on Monday, between 8 PM and 7 PM (next day)"). Clique em Editar agendamento para o alterar.
• Total de mesclagens: quantas mesclagens já executou. Clique em View para os ver.
• Attention Needed: registros que precisam que os verifique. Clique em View para os ver.

As abas no topo do painel são Auto Merge, Excluded, Manual Review, Completed Merges e Attention Required. No canto superior direito encontra:

• Configurações de correspondência e Filters: a lógica de correspondência da pesquisa.
• Auto Merge Settings: mudam a forma como o Auto Merge é executado.
• Pause: pare o Auto Merge sem perder o agendamento.
• Disable: desative o Auto Merge nessa pesquisa.

Para parar uma execução em curso, clique em Cancel all. As mesclagens já em curso terminam; as restantes são canceladas. Cada mesclagem mostra um estado (Pending, Merging, Finished ou Error). Passe o cursor sobre um Error para ver a mensagem.

O que protege seus dados enquanto o Auto Merge roda?

• Configurações de segurança deixam de lado as correspondências grandes e as baseadas em dados fictícios, para que o Auto Merge as ignore. Estão ativadas por padrão. Veja Segurança das Uniões.
• Merge choices (HubSpot) decidem o que acontece quando um registro tem demasiadas associações ou demasiadas mesclagens anteriores. O Auto Merge não pode perguntar, por isso ignora as correspondências definidas como Always ask. Escolha outra resposta em Configurações de segurança se quiser que o Auto Merge as trate.
• Manual Review e Rejected Matches deixam fora de cada execução as correspondências que assinalou ou descartou.
• Merge Rules decidem que valores permanecem em cada mesclagem automática.
• Merge History registra cada mesclagem, com os registros originais e os valores que venceram. Baixe-o em CSV para restaurar os valores originais se algum dia precisar.

Configurações de exemplo

Duplicados de formulários web (óbvios)

• Duplicate Search: First Name: Exact · Last Name: Exact · Email: Exact
• Merge Rules: Primary Record definido como Registro Mais Antigo
• Agendamento: Assim que possível

Registros de chamadas do marcador (condicional)

• Duplicate Search: Phone Number: Similar (compara os últimos 7 dígitos), com um filtro para que pelo menos um registro tenha First Name ou Email vazio
• Merge Rules: Primary Record definido como Mais dados no campo, para o contato real ganhar ao registro incompleto do marcador. Em Phone Number, escolha Personalizado e acrescente uma Win Rule com When field Create Date e o operador is newest, para o contato ficar com o número mais recente
• Agendamento: diariamente, antes de os comerciais começarem o dia

Variações do domínio da empresa (condicional)

• Duplicate Search: Company Domain Name: Domain Root · Company Name: Similar Words (Any Order), com Ignored Terms para sufixos legais como Inc., LLC e Ltd.
• Merge Rules: Primary Record definido como Registro Mais Antigo
• Agendamento: diário

O que acontece a seguir

• O Auto Merge roda na sua agenda até o pausar ou desativar. A pesquisa mostra uma etiqueta Running enquanto está ativo.
• Cada mesclagem fica registrada. As novas mesclagens aparecem em Auto Merges recentes e a Completed Merges , e no Merge History.
• As mesclagens acontecem no seu CRM e seguem suas Merge Rules. A maioria pode ser desfeita em 30 dias pelo Merge History (veja Desfazer uma mesclagem). Para mesclagens mais antigas, baixe seu Merge History em CSV e use-o para restaurar os valores originais no seu CRM.
• As correspondências que precisam de uma pessoa ficam à espera. As correspondências das abas Excluded e Manual Review nunca são mescladas automaticamente.

Resolução de problemas

O Auto Merge não está mesclando nada. Pode estar em pausa, ou a pesquisa pode não ter novas correspondências. Verifique se a pesquisa mostra o Running como etiqueta e que a pesquisa continua encontrando correspondências. As correspondências nas abas Excluded e Manual Review não são mescladas automaticamente, e no HubSpot também não são as correspondências cuja opção de mesclagem está definida como Always ask. Se os seus registros sincronizados ultrapassarem o limite do plano em mais de 10%, ou ficarem acima dele por mais de 10 dias, sua conta passa a ser somente leitura e o Auto Merge para até você fazer o upgrade ou voltar abaixo do limite. Ele volta a rodar sozinho quando a conta estiver normal. Também espera enquanto uma primeira sincronização roda ou um CRM está desconectado.

O Auto Merge mesclou correspondências que eu queria revisar primeiro. A pesquisa pode ser demasiado abrangente para automatizar. Desative o Auto Merge nessa pesquisa e use Auto Match em vez disso, ou restrinja-a com outro campo (corresponda pelo menos três) ou um filtro. Veja o que foi mesclado no Merge History.

Uma mesclagem automática manteve os valores errados. Verifique a regra de Primary Record e acrescente regras por campo em Merge Rules. Sem as suas próprias regras, decidem os padrões.

Uma mesclagem mostra "Error". Passe o rato sobre o estado para ver a mensagem. Pode ser um problema de permissões no CRM ou um campo só de leitura. Se não for claro, contate o suporte por email ou chat.

Aparecem registros em Attention Needed. Clique em View no painel Attention Needed , ou abra a aba Attention Required aba, para vê-las e decidir o que fazer. Se não estiver claro, entre em contato com o suporte por email ou chat ao vivo.

Perguntas frequentes sobre o Auto Merge

• Qual é a diferença entre Auto Merge e Auto Match? O Auto Merge mescla automaticamente com agendamento. O Auto Match só envia um email quando as correspondências se acumulam, e uma pessoa decide o que mesclar.
• O Auto Merge usa as minhas Merge Rules? Sim. Segue o seu Primary Record e as regras por campo. Um Custom Merge é a única mesclagem que as sobrepõe.
• O Auto Merge mescla correspondências em Manual Review ou na aba Excluded? Não. Ambas esperam que uma pessoa decida.
• Posso ativar o Auto Merge em todas as Duplicate Searches de uma vez? Não. Você ativa em cada pesquisa, então só automatiza as que testou.
• Posso parar o Auto Merge? Sim. Clique em Pause para manter o agendamento, Disable para o desativar, ou Cancel all para parar uma execução em curso.
• Posso usar o Auto Merge no teste gratuito? Sim. Usa as suas 20 mesclagens grátis e para quando acabarem, por isso teste primeiro com Single e Bulk Merges.
• Posso desfazer uma mesclagem automática? Sim, do mesmo jeito que qualquer outra mesclagem: em até 30 dias, pelo Merge History. Veja Desfazer uma mesclagem.
• O Auto Merge para se eu ultrapassar o limite de registros do plano? Sim, quando a conta passa a ser somente leitura: mais de 10% acima do limite, ou ainda acima depois do período de tolerância de 10 dias. Até 10% acima, o Auto Merge continua rodando por 10 dias. As configurações são mantidas, e ele volta a funcionar sozinho quando a conta voltar ao normal.