Activité quotidienne
Nettoyer les doublons créés par vos commerciaux, sans déplacer de comptes
Les commerciaux continuent de saisir des clients qui existent déjà. Rapprochez les noms comme les gens les tapent vraiment, gardez chaque compte avec le bon propriétaire et fusionnez les nouveaux doublons avant qu'ils ne causent un second appel commercial.
Ce que nous disent les équipes commerciales qui ont des enregistrements en double
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Pourquoi les commerciaux créent des fiches en double
Créer une nouvelle fiche est plus rapide que d'en chercher une ancienne. Sous pression, un commercial ajoute le contact à qui il vient de parler, sans vérifier qu'un collègue a ajouté la même personne le mois dernier sous un nom légèrement différent.
- Orthographe et surnoms : « Bob » et « Robert », « Acme » et « ACME Inc. », ou une faute de frappe dans le nom.
- Formats de téléphone : le même numéro saisi avec ou sans indicatif, espaces ou tirets.
- Deux commerciaux, un client : chaque commercial crée son propre enregistrement, et le compte se retrouve avec deux propriétaires.
- Les avertissements sont ignorés : quand un CRM affiche une alerte de doublon, un commercial pressé peut passer outre.
Comment Dedupely se compare sur les doublons créés par les commerciaux
| Critère | Outils natifs des CRM | Autres outils de dédoublonnage | Scripts personnalisés | Dedupely |
|---|---|---|---|---|
| Repérer surnoms et fautes de frappe | La plupart se fient à des correspondances exactes ou proches. Quelques-uns repèrent des surnoms courants, d'après une liste fixe. | La plupart proposent une correspondance approximative, avec des options variables. | Possible, avec un dictionnaire de prénoms tenu à jour par quelqu'un. | Rapprochement Fuzzy, Similar et par surnoms sur les noms, et Similar sur les numéros de téléphone. |
| Contrôler à la création d'une fiche | Certains avertissent ou bloquent à la création. Quand ce n'est qu'un avertissement, les commerciaux peuvent passer outre. | Certains vérifient les fiches à leur création. | Possible, avec une validation personnalisée. | N'interrompt pas les commerciaux. Les nouveaux doublons sont trouvés et fusionnés après leur enregistrement. |
| Garder le bon propriétaire | Peu permettent d'enregistrer une règle sur le propriétaire gagnant, et c'est donc décidé fusion par fusion. | La plupart proposent des règles de fusion, plus ou moins détaillées. | Ce que le script a été écrit pour faire. | Des Merge Rules sur le champ propriétaire, avec une Lose Rule pour qu'un ancien employé ne l'emporte jamais. |
| Examiner les cas limites | Dans la plupart, les suggestions sont relues et fusionnées à la main, une paire ou un groupe à la fois. | La plupart permettent de prévisualiser les fusions, et certains proposent une file de revue. | Seulement si vous en créez un. | Envoyez les cas limites dans Manual Review, et rejetez définitivement ceux qui ne sont pas des doublons. |
Outils natifs des CRM en octobre 2026, d'après la documentation d'aide de HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble et Google Contacts.
Nettoyer en quatre étapes les doublons créés par vos commerciaux
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Étape 1Correspondance
Comment rapprocher des fiches que les commerciaux ont écrites différemment ?
Rapprochez sur plusieurs champs, avec une option de correspondance adaptée à la façon dont chacun est saisi : surnoms ou sonorité pour les noms, Similar pour les téléphones et Similar Words pour les noms d'entreprise.
- Utiliser Approximatif pour les noms qui se prononcent pareil (« Sean » et « Shawn ») et Match nicknames pour « Bob » et « Robert ».
- Similar sur les téléphones ignore le format et l'indicatif pays, et compare les sept chiffres principaux.
- Pour les entreprises, utilisez Similar Words avec des Ignored Terms, pour que « Acme » corresponde à « ACME Inc. ».
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Étape 2Protéger les propriétaires
Comment fusionner des doublons sans changer le propriétaire du compte ?
Décidez de la règle avant de fusionner, puis réglez-la dans les Merge Rules : par exemple, le propriétaire de la fiche la plus ancienne garde le compte, et le nom d'un ancien employé ne l'emporte jamais.
- Ajoutez une Win Rule sur le champ propriétaire, comme Create Date « is oldest », dans Merge Rules.
- Ajoutez une Lose Rule sur le champ propriétaire avec « is equal to » et les noms des personnes parties, pour que leurs fiches ne gardent jamais le compte.
- Ajoutez Owner aux Visible Fields, pour repérer les correspondances à deux propriétaires différents avant de fusionner.
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Étape 3Revue
Que faire des correspondances dont vous n'êtes pas sûr ?
Fusionnez en masse les doublons évidents, et envoyez les cas limites en Manual Review pour que le propriétaire du compte tranche. Rejetez les correspondances qui ne sont pas des doublons, pour qu'elles ne reviennent pas.
- Deux personnes peuvent partager un nom ou le téléphone d'un bureau. Envoyez-les en Manual Review.
- Les Safety Settings mettent de côté les correspondances fondées sur des données factices, comme 000-000-0000 ou « John Doe », dans l'onglet Excluded.
- Rejected matches restent hors de toutes les recherches futures de cet objet.
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Étape 4Automatiser
Comment suivre le rythme des doublons que les commerciaux créent chaque semaine ?
Activez Auto Merge sur votre recherche testée en correspondance exacte et Auto Match sur la recherche approximative. Gardez les alertes de votre CRM actives, et demandez aux commerciaux de chercher avant de créer une fiche.
- Pour les correspondances qui demandent toujours une personne, comme des agences qui partagent un site web, créez une recherche à part et passez-la en Auto Match. Excluez ces fiches de la recherche en Auto Merge, par exemple avec Parent Account « is blank », pour que seuls les doublons nets fusionnent d'eux-mêmes.
- Voir Fusionnez automatiquement les doublons entrants et Examinez les nouveaux doublons avant leur fusion.
Ce qui distingue Dedupely
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Toutes les fonctionnalités sont incluses dans les abonnements annuels.
Merge Rules, Auto Merge et Auto Match sont inclus dans chaque offre. Les abonnements annuels ajoutent Dedupely Intelligence au complet.
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Tarifé à la fiche, pas au siège.
Utilisateurs illimités, sans frais par utilisateur.
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Chaque fusion consignée.
Prévisualisez d'abord chaque fusion. Merge History garde les fiches d'origine, vous voyez donc exactement ce qui a changé.
Trouvez les clients que vos commerciaux ont ajoutés deux fois.
Connectez votre CRMVoir comment fonctionne Dedupely
Questions fréquentes
Pourquoi les commerciaux créent-ils des fiches en double ?
Ajouter une nouvelle fiche est plus rapide que d'en chercher une existante, et les commerciaux saisissent noms, entreprises et numéros de façons différentes. Quand deux commerciaux travaillent le même client, chacun crée souvent sa propre fiche, et le compte finit partagé entre deux propriétaires.
Fusionner des doublons change-t-il le propriétaire du compte ?
Seulement si vos règles le permettent. Sans Merge Rules, c'est la logique de fusion de votre CRM qui décide. Avec elles, vous choisissez : par exemple, le propriétaire de la fiche la plus ancienne garde le compte, et une Lose Rule garantit qu'un ancien employé ne gagne jamais. Vérifiez la Merge Preview avant de fusionner.
Dedupely peut-il avertir les commerciaux avant qu'ils ne créent un doublon ?
Non. Dedupely n'interrompt pas les commerciaux et ne bloque pas les fiches. Il trouve et fusionne les doublons après leur enregistrement, selon la planification que vous choisissez. Gardez aussi les alertes de doublons de votre CRM activées et convenez en équipe de l'écriture des noms d'entreprise.
Comment rapprocher des surnoms comme Bob et Robert ?
Activez Match nicknames dans Similar Words sur le champ prénom, ou utilisez Fuzzy pour les noms qui se prononcent pareil. Associez le nom à un autre champ, comme le téléphone ou l'entreprise, pour que deux personnes différentes avec le même prénom ne soient pas rapprochées.
Deux contacts partagent le téléphone du bureau. Vont-ils être fusionnés ?
Seulement si chaque champ de votre recherche correspond. Rapprochez sur au moins trois champs, comme prénom, nom et téléphone, et envoyez les correspondances floues en Manual Review. S'il s'agit de deux personnes différentes, rejetez la correspondance, et elle ne reviendra pas.
