Unioni sicure

Come accedere alle impostazioni di sicurezza

Puoi configurare queste regole in Impostazioni di sicurezza, nel menu verticale di sinistra, subito sotto Merge Rules.

Usa il menu a tendina Record Type in cima alla pagina per impostare soglie di sicurezza indipendenti per i diversi oggetti del tuo CRM.

Regole di sicurezza disponibili

Puoi attivare e personalizzare queste regole per evitare unioni accidentali di dati errati:

• Record per corrispondenza: Definisci una soglia massima per i gruppi di duplicati. Per impostazione predefinita viene segnalata ogni corrispondenza con più di 20 record, perché i gruppi molto ampi indicano spesso una logica di corrispondenza troppo generica o errata. Puoi modificare questo numero in base alle tue esigenze.
• Dati scadenti o di esempio: Seleziona questa casella per escludere automaticamente le corrispondenze basate su dati segnaposto, di test o di bassa qualità (ad esempio "test@test.com" o "John Doe").
• Valori molto brevi: Seleziona questa casella per impedire unioni basate su valori di testo insolitamente corti, che spesso generano falsi positivi.

Revisione degli Excluded Matches

Quando una corrispondenza viola una delle impostazioni di sicurezza attive, viene rimossa subito dalla coda attiva.

Alla scansione successiva, i gruppi segnalati finiscono nella scheda “Excluded” della tua Duplicate Search. Da lì puoi esaminare il contesto della corrispondenza e decidere se unire i record manualmente, rifiutare la corrispondenza o inviarli a “Manual Review.”

Best practice per l'unione

Per rendere le unioni prevedibili ed evitare perdite di dati:

1. Guarda l'anteprima prima di unire: Usa il pannello Preview Merge oppure esegui qualche unione manuale singola per verificare la tua logica prima di lanciare azioni in blocco o Auto Merge.
2. Costruisci una logica solida: Usa almeno 3 campi (come Nome, Cognome ed Email) per definire la logica di corrispondenza e ottenere duplicati affidabili.
3. Attenzione ai gruppi numerosi: Attenzione ai gruppi di duplicati che contengono un numero di record insolitamente alto: di solito è il segno di una logica di ricerca debole o di filtri mancanti. Puoi configurare Auto Match per tenere sotto controllo questi casi limite nel tempo.
4. Controlla il risultato dei campi: Usa le Merge Rules per stabilire esattamente quali valori vincono su ogni campo.

FAQ sulle impostazioni di sicurezza

• Le Safety Settings eliminano i dati errati dal mio CRM? No. Le Safety Settings impediscono solo l'unione dentro Dedupely dei gruppi di duplicati rischiosi o di bassa qualità. I dati nel tuo CRM non vengono mai eliminati, modificati o ripuliti attivando queste regole.
• Posso ancora unire i record dopo che sono finiti nella scheda Excluded? Sì. La scheda Excluded è un'area di attesa, non un blocco permanente. Puoi rivedere manualmente i gruppi segnalati e scegliere se eseguire l'unione in sicurezza, rifiutare la corrispondenza o assegnare il gruppo a un altro membro del team per un ulteriore controllo.
• Se aggiorno le impostazioni di sicurezza, le modifiche valgono subito sui risultati attuali? Le modifiche alle impostazioni di sicurezza si applicano dalla scansione dei duplicati successiva. Se hai una Duplicate Search attiva, devi rilanciarla perché le nuove regole filtrino i risultati.
• Perché un gruppo piccolo è stato escluso anche senza superare il limite "Record per corrispondenza"? Se un gruppo piccolo finisce nella scheda Excluded, ha attivato un'altra regola di sicurezza. Quasi sempre i record contengono testo segnaposto (regola "Dati scadenti o di esempio") o stringhe di testo insolitamente corte (regola "Valori molto corti").

Menzionati in questo articolo: Duplicate Searches, Auto Match, Merge Rules, Corrispondenze escluse, e Manual Review.