Alltagsaktivität
Duplikate Ihrer Vertriebler bereinigen, ohne Accounts zu verschieben
Vertriebler tippen immer wieder Kunden ein, die es schon gibt. Gleichen Sie so ab, wie Menschen Namen wirklich tippen, halten Sie jeden Account beim richtigen Owner und führen Sie neue Duplikate zusammen, bevor sie einen zweiten Vertriebsanruf auslösen.
Was wir von Vertriebsteams mit doppelten Datensätzen hören
13 %
5 %
9 %
Warum Vertriebler doppelte Datensätze anlegen
Einen neuen Datensatz anzulegen geht schneller, als einen alten zu suchen. Unter Druck legt ein Vertriebler den Kontakt an, mit dem er gerade gesprochen hat, ohne zu prüfen, ob ein Kollege dieselbe Person letzten Monat unter leicht anderem Namen angelegt hat.
- Schreibweise und Spitznamen: „Bob“ und „Robert“, „Acme“ und „ACME Inc.“ oder ein Tippfehler im Nachnamen.
- Telefonformate: dieselbe Nummer mit und ohne Ländervorwahl, Leerzeichen oder Bindestriche eingegeben.
- Zwei Vertriebler, ein Kunde: Jeder Vertriebler legt einen eigenen Datensatz an, und der Account hat am Ende zwei Owner.
- Warnungen werden weggeklickt: Wo ein CRM eine Duplikatwarnung zeigt, kann ein beschäftigter Vertriebler sie wegklicken.
Wie Dedupely bei Duplikaten von Vertrieblern abschneidet
| Kriterium | Native CRM-Tools | Andere Dubletten-Tools | Benutzerdefinierte Skripte | Dedupely |
|---|---|---|---|---|
| Spitznamen und Tippfehler erkennen | Die meisten setzen auf exakte oder knappe Treffer. Wenige erkennen gängige Spitznamen aus einer festen Liste. | Die meisten bieten unscharfen Abgleich mit unterschiedlichen Optionen. | Möglich, mit einem Namenswörterbuch, das jemand pflegt. | Fuzzy-, Similar- und Spitznamen-Abgleich bei Namen und Similar bei Telefonnummern. |
| Prüfung beim Anlegen eines Datensatzes | Manche warnen oder blockieren beim Anlegen. Wo es nur eine Warnung ist, können Vertriebler sie wegklicken. | Manche prüfen Datensätze bei der Erstellung. | Möglich, mit eigener Validierung. | Unterbricht keine Vertriebler. Neue Duplikate werden nach dem Speichern gefunden und zusammengeführt. |
| Den richtigen Owner behalten | Wenige lassen eine Regel speichern, welcher Owner gewinnt, also wird es Merge für Merge entschieden. | Die meisten bieten Merge-Regeln, unterschiedlich detailliert. | Was immer das Skript tun soll. | Merge Rules für das Owner-Feld, einschließlich einer Lose Rule, damit ein ehemaliger Mitarbeiter nie gewinnt. |
| Knappe Fälle prüfen | Bei den meisten werden Vorschläge von Hand geprüft und zusammengeführt, ein Paar oder eine Gruppe nach der anderen. | Die meisten bieten eine Merge-Vorschau, einige eine Prüfwarteschlange. | Nur wenn Sie eines bauen. | Schicken Sie Grenzfälle an Manual Review und lehnen Sie Nicht-Duplikate endgültig ab. |
Native CRM-Tools, Stand Oktober 2026, laut Hilfedokumentation von HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Close, Nimble und Google Contacts.
In vier Schritten Duplikate bereinigen, die Ihre Vertriebler anlegen
-
Schritt 1Treffer
Wie gleichen Sie Datensätze ab, die Vertriebler unterschiedlich geschrieben haben?
Gleichen Sie über mehr als ein Feld ab, mit einer Abgleichsoption passend zur Schreibweise: Spitznamen oder Klangähnlichkeit bei Namen, Similar bei Telefonnummern und Similar Words bei Firmennamen.
- Verwenden Sie Fuzzy für ähnlich klingende Namen („Sean“ und „Shawn“) und Match nicknames für „Bob“ und „Robert“.
- Similar bei Telefonnummern ignoriert Formatierung und Ländervorwahlen und vergleicht die sieben Kernziffern.
- Nutzen Sie für Firmen Similar Words mit Ignored Terms, damit "Acme" auf "ACME Inc." passt.
-
Schritt 2Owner schützen
Wie führen Sie Duplikate zusammen, ohne den Account-Owner zu ändern?
Legen Sie die Regel vor dem Merge fest und hinterlegen Sie sie in Merge Rules: etwa dass der Owner des ältesten Datensatzes den Account behält und der Name eines ehemaligen Mitarbeiters nie gewinnt.
- Fügen Sie eine Win Rule auf dem Owner-Feld hinzu, etwa Create Date „is oldest“, in Merge Rules.
- Fügen Sie dem Owner-Feld eine Lose Rule mit „is equal to“ und den Namen ausgeschiedener Personen hinzu, damit deren Datensätze den Account nie behalten.
- Fügen Sie Owner zu Visible Fields hinzu, damit Sie Treffer mit zwei verschiedenen Ownern vor dem Merge erkennen.
-
Schritt 3Prüfen
Was tun mit Treffern, bei denen Sie unsicher sind?
Führen Sie die klaren Duplikate per Bulk-Merge zusammen und schicken Sie die knappen Fälle an Manual Review, damit der Account-Owner entscheidet. Lehnen Sie Treffer ab, die keine Duplikate sind, damit sie nicht wiederkommen.
- Zwei Personen können einen Namen oder die Telefonnummer eines Büros teilen. Schicken Sie diese an Manual Review.
- Safety Settings stellen Treffer auf Basis von Platzhalterdaten wie 000-000-0000 oder „John Doe“ zurück, in den Tab Excluded.
- Abgelehnte Treffer bleiben aus jeder künftigen Suche für dieses Objekt heraus.
-
Schritt 4Automatisieren
Wie halten Sie mit den Duplikaten Schritt, die Vertriebler jede Woche anlegen?
Schalten Sie Auto Merge für Ihre getestete Suche mit exaktem Abgleich ein und Auto Match für die unscharfe. Lassen Sie die eigenen Warnungen Ihres CRMs an und bitten Sie Vertriebler, zu suchen, bevor sie einen Datensatz anlegen.
- Für Treffer, die immer einen Menschen brauchen, etwa Niederlassungen mit gemeinsamer Website, legen Sie eine eigene Suche an und stellen sie auf Auto Match. Filtern Sie diese Datensätze aus der Suche auf Auto Merge heraus, etwa mit Parent Account „is blank“, damit nur eindeutige Duplikate von selbst zusammengeführt werden.
- Siehe Eingehende Duplikate automatisch zusammenführen und Neue Duplikate prüfen, bevor sie zusammengeführt werden.
Was Dedupely anders macht
-
Alle Funktionen in Jahresabonnements enthalten.
Merge Rules, Auto Merge und Auto Match gibt es in jedem Plan. Jahresabos enthalten zusätzlich Dedupely Intelligence vollständig.
-
Preis nach Datensätzen, nicht nach Nutzern.
Unbegrenzte Nutzer, ohne Gebühren pro Nutzer.
-
Jeder Merge protokolliert.
Sehen Sie jeden Merge vorab an. Merge History bewahrt die Originaldatensätze, Sie sehen also genau, was sich geändert hat.
Finden Sie die Kunden, die Ihre Vertriebler doppelt angelegt haben.
CRM verbindenSo funktioniert Dedupely
Häufige Fragen
Warum legen Vertriebler doppelte Datensätze an?
Einen neuen Datensatz anzulegen geht schneller, als einen bestehenden zu suchen, und Vertriebler tippen Namen, Firmen und Telefonnummern unterschiedlich ein. Arbeiten zwei Vertriebler am selben Kunden, legt oft jeder einen eigenen Datensatz an, und der Account ist am Ende auf zwei Owner verteilt.
Ändert das Zusammenführen von Duplikaten, wem der Account gehört?
Nur wenn Ihre Regeln es erlauben. Ohne Merge Rules entscheidet die Merge-Logik Ihres CRMs. Mit ihnen wählen Sie: Zum Beispiel behält der Owner des ältesten Datensatzes den Account, und eine Lose Rule sorgt dafür, dass ein ehemaliger Mitarbeiter nie gewinnt. Prüfen Sie die Merge Preview vor dem Zusammenführen.
Kann Dedupely Vertriebler warnen, bevor sie ein Duplikat anlegen?
Nein. Dedupely unterbricht keine Vertriebler und blockiert keine Datensätze. Es findet und führt Duplikate zusammen, nachdem sie gespeichert wurden, nach dem Zeitplan, den Sie wählen. Lassen Sie auch die Duplikatwarnungen Ihres CRMs aktiv und einigen Sie sich im Team, wie Firmennamen geschrieben werden.
Wie gleicht man Spitznamen wie Bob und Robert ab?
Aktivieren Sie Match nicknames unter Similar Words im Vornamensfeld oder nutzen Sie Fuzzy für ähnlich klingende Namen. Kombinieren Sie den Namen mit einem weiteren Feld wie Telefonnummer oder Firma, damit zwei verschiedene Personen mit demselben Vornamen nicht als Treffer gelten.
Zwei Kontakte teilen eine Bürotelefonnummer. Werden sie zusammengeführt?
Nur wenn jedes Feld Ihrer Suche passt. Gleichen Sie über mindestens drei Felder ab, etwa Vorname, Nachname und Telefon, und schicken Sie unklare Treffer an Manual Review. Sind es zwei verschiedene Personen, lehnen Sie den Treffer ab, und er kommt nicht wieder.
