Guia de deduplicação do Zoho CRM

Objetos suportados

O Dedupely trata duplicados nos seguintes objetos do Zoho CRM:

• Contactos
• Leads
• Contas
• Negócios

Permissões necessárias

A ligação ao Zoho CRM usa OAuth, por isso não há chave de API para gerar ou colar. Autoriza o Dedupely a partir da sua conta Zoho CRM, e a ligação leva as suas próprias permissões: precisa de direitos para editar, unir e eliminar os módulos onde quer remover duplicados.

Problemas comuns de duplicados no Zoho CRM

• Os formulários web e as integrações por API contornam as verificações. Os registos enviados de fora ignoram as regras de duplicados aplicadas à introdução manual, por isso entram como registos novos.
• As Leads e os Contactos contêm a mesma pessoa. Uma Lead que nunca foi convertida fica ao lado do Contacto criado mais tarde, e nenhum dos dois tem o histórico completo.
• As Contas duplicam-se por variações do nome. "Acme Inc" e "Acme Inc." são duas Contas, por isso os Contactos e Negócios ficam divididos entre ambas.
• Negócios registados duas vezes. A mesma oportunidade inserida por duas pessoas inflaciona o pipeline até uma delas desaparecer.
• A deteção nativa exige valores idênticos. A ferramenta Deduplicate do Zoho CRM compara até três campos à sua escolha, mas só quando os valores são exatamente iguais: basta um nome abreviado, uma gralha ou um segundo endereço de email para escapar.

Funcionalidade de fusão nativa do Zoho CRM

O Dedupely funde através da própria API de fusão do Zoho CRM, por isso o que uma fusão faz a um registo é comportamento do Zoho CRM, não nosso:

• O Primary mantém o ID. Ao contrário de outros CRMs, o Zoho CRM não cria um registo novo ao unir. O registo que designar como Primary mantém-se com o mesmo id, por isso tudo o que lhe faz referência continua a funcionar.
• Os registos associados são transferidos. O próprio Zoho CRM reatribui as listas relacionadas, as atividades e os anexos do duplicado ao Primary.
• As fusões grandes terminam de forma assíncrona. Quando um duplicado tem uma lista de registos associados muito grande, o Zoho CRM agenda a fusão em vez de a executar de imediato. O Dedupely consulta o Zoho CRM até este confirmar que terminou, em vez de assumir que correu bem.
• Os valores dos campos são decididos antes da união. O Dedupely escreve primeiro os valores vencedores no Primary, segundo as suas Merge Rules, e só depois chama a fusão. É isso que torna o resultado seu, e não o predefinido do Zoho CRM.

Processo de deduplicação recomendado para o Zoho CRM

1. Limpe primeiro o acumulado existente: funda o que já se acumulou antes de automatizar, para que as suas regras fiquem testadas com registos reais.
2. Trate as Contas antes dos Contactos e Negócios: juntar primeiro as Contas duplicadas evita que os Contactos e Negócios fiquem divididos por duas contas-mãe.
3. Perceba de onde vêm os duplicados: formulários web, importações e as integrações que escrevem no Zoho CRM através da API. Cada origem precisa da sua própria lógica de correspondência.
4. Crie uma Duplicate Search por cenário: uma pesquisa rigorosa por e-mail exato para correspondências de alta confiança, e outra mais tolerante por nome semelhante na mesma Conta para os casos que exigem revisão.
5. Defina as Merge Rules antes de unir em massa: decida campo a campo que valor prevalece, para não repetir a mesma decisão à mão em cada correspondência.
6. Automatize as pesquisas restritas: Auto Merge nas pesquisas em que confia e Auto Match nas mais abrangentes, para ser notificado e rever em vez de fundir automaticamente.

Perguntas frequentes sobre duplicados no Zoho CRM

• Fundir no Dedupely muda o ID do registo? Não. A fusão do Zoho CRM mantém o id do Primary, por isso os relatórios e integrações que o referenciam continuam a funcionar.
• O que acontece às atividades e aos anexos do duplicado? O Zoho CRM transfere as listas relacionadas, as atividades e os anexos para o registo Primary como parte da fusão.
• Porque é que uma fusão demorou mais do que as outras? Um duplicado com uma lista relacionada muito grande é agendado pelo Zoho CRM em vez de fundido na hora. O Dedupely espera que o Zoho CRM confirme que terminou, em vez de dar sucesso antes do tempo.
• Em que difere da ferramenta Deduplicate do próprio Zoho CRM? A ferramenta do Zoho CRM compara até três campos à sua escolha, com valores idênticos, funde no máximo três registos de cada vez e corre quando a manda correr. Está disponível na edição Professional ou superior. O Dedupely compara qualquer número de campos com Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words ou Domain Root, funde de uma vez todos os registos de um grupo e pode correr de forma agendada.
• Posso fazer correspondência por campos além dos que o Zoho CRM verifica? Sim. Qualquer campo que o Zoho CRM sincronize serve para correspondência, com Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words ou Domain Root, que é o que apanha diminutivos, erros de escrita e nomes trocados.
• Posso encontrar Contas correspondentes pelo domínio da empresa? Sim. A opção de correspondência Domain Root compara os URLs dos sites pela raiz, ignorando www, .com e variantes por país. Os termos ignorados nas Match Settings saltam sufixos como "Inc." ou "Ltd." na comparação dos nomes.
• Ao ligar o CRM, é fundido algo automaticamente? Não. Ligar e sincronizar nunca funde, edita nem elimina um registo. A fusão acontece quando clica em Fundir, ou quando ativa o Auto Merge numa pesquisa.

Mencionado neste artigo: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Encontrar Duplicados, e Auto Match.