Guide till dubbletter i Zoho CRM

Objekt som stöds

Dedupely hanterar dubbletter för följande objekt i Zoho CRM:

• Kontakter
• Leads
• Konton
• Affärer

Behörigheter som krävs

Anslutningen till Zoho CRM sker via OAuth, så det finns ingen API-nyckel att skapa eller klistra in. Du godkänner Dedupely från ditt Zoho CRM-konto, och kopplingen ärver dina egna behörigheter: du behöver rättigheter att redigera, slå samman och ta bort de moduler du vill rensa.

Vanliga dubblettproblem i Zoho CRM

• Webbformulär och API-integrationer går förbi kontrollerna. Poster som skickas in utifrån hoppar över dubblettreglerna som gäller vid manuell registrering och hamnar därför som nya poster.
• Leads och Kontakter rymmer samma person. Ett lead som aldrig konverterades ligger kvar bredvid kontakten som skapades senare, och ingen av dem har hela historiken.
• Konton dubbleras vid namnvariationer. "Acme Inc" och "Acme Inc." är två konton, så kontakterna och affärerna under dem delas upp.
• Affärer registrerade två gånger. Samma affärsmöjlighet inlagd av två personer blåser upp pipelinen tills den ena tas bort.
• Den inbyggda identifieringen kräver att värdena är identiska. Zoho CRM:s eget Deduplicate-verktyg matchar på upp till tre fält som du väljer, men bara där värdena är exakt lika, så ett smeknamn, ett stavfel eller en andra e-postadress räcker för att slinka igenom.

Inbyggd sammanslagning i Zoho CRM

Dedupely slår ihop via Zoho CRMs eget merge-API, så vad en sammanslagning gör med en post är Zoho CRMs beteende, inte vårt:

• Primary behåller sitt ID. Till skillnad från vissa CRM skapar Zoho CRM ingen ny post vid sammanslagning. Posten du utser till Primary lever vidare med samma id, så allt som pekar på den fortsätter fungera.
• Kopplade poster följer med. Zoho CRM flyttar själv över relaterade listor, aktiviteter och bilagor från dubbletten till Primary.
• Stora sammanslagningar slutförs asynkront. När en dubblett har en mycket stor lista med relaterade poster schemalägger Zoho CRM sammanslagningen i stället för att köra den direkt. Dedupely kontrollerar tills Zoho CRM rapporterar att den är klar, i stället för att utgå från att den gick igenom.
• Fältvärdena avgörs före sammanslagningen. Dedupely skriver först de vinnande värdena till Primary enligt dina Merge Rules och anropar sedan sammanslagningen. Det är därför resultatet blir ditt och inte Zoho CRM:s standard.

Rekommenderad process för dubbletthantering i Zoho CRM

1. Rensa upp bland befintliga dubbletter först: slå samman det som har samlats innan du automatiserar, så att reglerna är prövade mot riktiga poster.
2. Ta konton före kontakter och affärer: slår du samman dubblettkonton först slutar deras kontakter och affärer att delas på två moderposter.
3. Spåra var dubbletterna kommer ifrån: webbformulär, importer och integrationerna som skriver till Zoho CRM via API:et. Varje källa behöver sin egen matchningslogik.
4. Bygg en Duplicate Search per scenario: en strikt sökning på Exact Email för säkra matchningar, och en lösare på Similar Name inom samma konto för de fall som behöver granskas.
5. Sätt Merge Rules innan du slår ihop i bulk: avgör fält för fält vilket värde som behålls, så att samma beslut inte fattas för hand vid varje matchning.
6. Automatisera de strikta sökningarna: Auto Merge på de sökningar du litar på, och Auto Match på de lösare så att du får en avisering och granskar dem i stället för att de slås samman automatiskt.

Vanliga frågor om dubbletter i Zoho CRM

• Ändras post-ID:t när jag slår samman i Dedupely? Nej. Zoho CRM:s sammanslagning behåller Primary-postens id, så rapporter och integrationer som refererar till det fortsätter att fungera.
• Vad händer med aktiviteter och bilagor på dubbletten? Zoho CRM flyttar relaterade listor, aktiviteter och bilagor till Primary som en del av sammanslagningen.
• Varför tog en sammanslagning längre tid än de andra? En dubblett med en mycket stor relaterad lista schemaläggs av Zoho CRM i stället för att slås ihop direkt. Dedupely väntar på att Zoho CRM bekräftar att den är klar i stället för att rapportera klart för tidigt.
• Vad skiljer detta från Zoho CRM:s eget Deduplicate-verktyg? Zohos verktyg matchar på upp till tre fält som du väljer, där värdena är identiska, slår ihop högst tre poster åt gången och körs när du kör det. Det ingår från Professional edition och uppåt. Dedupely matchar på hur många fält som helst med Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words eller Domain Root, slår ihop alla poster i en grupp på en gång och kan köras enligt schema.
• Kan jag matcha på andra fält än de Zoho CRM kontrollerar? Ja. Alla fält som Zoho CRM synkar går att matcha på, med Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words eller Domain Root, vilket är det som fångar smeknamn, stavfel och omkastade namn.
• Kan jag matcha konton på företagsdomänen? Ja. Matchningsalternativet Domain Root jämför webbadresser på rotnivå och bortser från www, .com och landsvarianter. Ignorerade termer i dina Match Settings hoppar över suffix som "Inc." eller "Ltd." när namn jämförs.
• Slås något samman automatiskt när jag ansluter? Nej. Att ansluta och synka slår aldrig samman, ändrar eller raderar en post. En sammanslagning sker när du klickar på Merge, eller när du själv slår på Auto Merge för en sökning.

Nämns i den här artikeln: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Hitta dubbletter, och Auto Match.