Guide de déduplication Zoho CRM

Objets pris en charge

Dedupely prend en charge la déduplication des objets Zoho CRM suivants :

• Contacts
• Leads
• Comptes
• Transactions

Autorisations requises

La connexion à Zoho CRM passe par OAuth : aucune clé API à générer ou à coller. Vous autorisez Dedupely depuis votre compte Zoho CRM, et la connexion reprend vos propres permissions : il vous faut les droits de modifier, fusionner et supprimer les modules que vous voulez dédupliquer.

Problèmes de doublons courants dans Zoho CRM

• Les formulaires web et les intégrations API contournent les contrôles. Les enregistrements poussés depuis l'extérieur contournent les règles de doublons appliquées à la saisie manuelle : ils arrivent comme de nouveaux enregistrements.
• Les Leads et les Contacts contiennent la même personne. Un Lead jamais converti coexiste avec le Contact créé plus tard, et aucun des deux n'a l'historique complet.
• Les comptes se dupliquent selon les variantes du nom. "Acme Inc" et "Acme Inc." font deux comptes, donc les contacts et transactions qui en dépendent sont répartis entre les deux.
• Des transactions enregistrées deux fois. La même opportunité saisie par deux personnes gonfle le pipeline jusqu'à ce que l'une disparaisse.
• La détection native exige des valeurs identiques. L'outil Deduplicate de Zoho CRM compare jusqu'à trois champs que vous choisissez, mais uniquement sur des valeurs strictement identiques : un diminutif, une faute de frappe ou une deuxième adresse e-mail suffit à passer au travers.

Fonction de fusion native de Zoho CRM

Dedupely fusionne via l'API de fusion de Zoho CRM : ce qu'une fusion fait à un enregistrement relève du comportement de Zoho CRM, pas du nôtre :

• Le Primary conserve son ID. Contrairement à certains CRM, Zoho CRM ne crée pas d'enregistrement à la fusion. Celui que vous désignez comme Primary est conservé avec le même id, donc tout ce qui le référence continue de fonctionner.
• Les enregistrements associés sont transférés. Zoho CRM réaffecte lui-même les listes associées, les activités et les pièces jointes du doublon vers le Primary.
• Les fusions volumineuses se terminent de façon asynchrone. Quand un doublon porte une liste d’éléments liés très longue, Zoho CRM planifie la fusion au lieu de l’exécuter tout de suite. Dedupely interroge Zoho CRM jusqu’à ce qu’il la déclare terminée, au lieu de supposer qu’elle a réussi.
• Les valeurs des champs sont décidées avant la fusion. Dedupely écrit d’abord les valeurs retenues sur le Primary, selon vos Merge Rules, puis lance la fusion. C’est ce qui rend le résultat conforme à vos choix plutôt qu’au comportement par défaut de Zoho CRM.

Processus de déduplication Zoho CRM recommandé

1. Traitez d'abord les doublons existants : fusionnez ce qui s'est accumulé avant d'automatiser, pour valider vos règles sur de vrais enregistrements.
2. Traitez les comptes avant les contacts et les transactions : fusionner d'abord les comptes en double évite que leurs contacts et transactions soient répartis entre deux fiches parentes.
3. Remontez à l'origine des doublons : les formulaires web, les imports et les intégrations qui écrivent dans Zoho CRM via l'API. Chaque source exige sa propre logique de rapprochement.
4. Créez un Duplicate Search par scénario : une recherche stricte sur Exact Email pour les correspondances sûres, et une plus large sur Similar Name au sein d'un même compte pour les cas à examiner.
5. Définissez vos Merge Rules avant de fusionner en masse : décidez champ par champ quelle valeur est conservée : la même décision n'est plus prise à la main sur chaque correspondance.
6. Automatisez les recherches strictes : Auto Merge sur les recherches fiables, et Auto Match sur les plus larges : vous êtes averti pour vérifier, au lieu d'une fusion automatique.

Questions fréquentes sur la déduplication Zoho CRM

• Une fusion dans Dedupely change-t-elle l'ID de la fiche ? Non. La fusion de Zoho CRM conserve l'id de la fiche principale : les rapports et intégrations qui s'y réfèrent continuent de fonctionner.
• Qu'advient-il des activités et des pièces jointes du doublon ? Zoho CRM déplace les listes liées, les activités et les pièces jointes vers l'enregistrement principal pendant la fusion.
• Pourquoi une fusion a-t-elle pris plus de temps que les autres ? Un doublon avec une liste liée très volumineuse est planifié par Zoho CRM au lieu d'être fusionné sur-le-champ. Dedupely attend la confirmation de Zoho CRM au lieu d'annoncer un succès trop tôt.
• En quoi est-ce différent de l'outil Deduplicate de Zoho CRM ? L'outil de Zoho CRM compare jusqu'à trois champs que vous choisissez, sur des valeurs identiques, fusionne trois enregistrements au maximum à la fois et ne part que quand vous le lancez. Il est disponible à partir de l'édition Professional. Dedupely compare autant de champs que vous voulez avec Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words ou Domain Root, fusionne d'un coup tous les enregistrements d'un groupe et peut s'exécuter selon une planification.
• Puis-je faire correspondre d'autres champs que ceux vérifiés par Zoho CRM ? Oui. Tout champ synchronisé par Zoho CRM peut servir de critère, avec Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words ou Domain Root, ce qui rattrape les surnoms, les fautes de frappe et les noms inversés.
• Puis-je faire correspondre les comptes sur leur domaine d'entreprise ? Oui. L'option Domain Root compare les URL de site web par leur racine, en ignorant www, .com et les variantes par pays. Les termes ignorés dans vos Match Settings écartent les suffixes comme "Inc." ou "Ltd." lors de la comparaison des noms.
• Y a-t-il des fusions automatiques à la connexion ? Non. Connecter et synchroniser ne fusionne, ne modifie ni ne supprime jamais une fiche. Une fusion a lieu quand vous cliquez sur Fusionner, ou quand vous activez vous-même Auto Merge sur une recherche.

Mentionné dans cet article : Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Repérer les doublons, et Auto Match.