Leitfaden: Dubletten in Zoho CRM

Unterstützte Objekte

Dedupely unterstützt die Duplikatbereinigung für diese Zoho CRM Objekte:

• Kontakte
• Leads
• Accounts
• Deals

Erforderliche Berechtigungen

Die Verbindung zu Zoho CRM läuft über OAuth, es gibt also keinen API-Schlüssel zu erzeugen oder einzufügen. Sie autorisieren Dedupely aus Ihrem Zoho CRM Konto heraus, und die Verbindung übernimmt Ihre eigenen Berechtigungen: Sie brauchen die Rechte, die Module zu bearbeiten, zusammenzuführen und zu löschen, die Sie bereinigen wollen.

Typische Dublettenprobleme in Zoho CRM

• Webformulare und API-Integrationen umgehen die Prüfungen. Von außen eingespielte Datensätze umgehen die Dublettenregeln der manuellen Eingabe und landen deshalb als neue Datensätze.
• Leads und Kontakte enthalten dieselbe Person. Ein nie konvertierter Lead steht neben dem später angelegten Kontakt, und keiner von beiden hat die vollständige Historie.
• Namensvarianten erzeugen doppelte Accounts. "Acme Inc" und "Acme Inc." sind zwei Accounts, also verteilen sich die Kontakte und Deals darunter auf beide.
• Deals doppelt erfasst. Dieselbe Opportunity, von zwei Personen angelegt, bläht die Pipeline auf, bis eine davon verschwindet.
• Die native Erkennung setzt identische Werte voraus. Das Deduplicate-Tool von Zoho CRM vergleicht bis zu drei selbst gewählte Felder, aber nur auf exakt gleiche Werte. Ein Spitzname, ein Tippfehler oder eine zweite E-Mail-Adresse reicht also, damit ein Duplikat durchrutscht.

Native Zusammenführungsfunktion in Zoho CRM

Dedupely führt über die eigene Merge-API von Zoho CRM zusammen. Was eine Zusammenführung mit einem Datensatz macht, ist also Verhalten von Zoho CRM, nicht unseres:

• Der Primary behält seine ID. Anders als manche CRMs legt Zoho CRM beim Zusammenführen keinen neuen Datensatz an. Der von Ihnen als Primary gewählte Datensatz bleibt mit derselben ID bestehen, sodass alle Verweise darauf weiter funktionieren.
• Verknüpfte Datensätze wandern mit. Zoho CRM ordnet verknüpfte Listen, Aktivitäten und Anhänge des Duplikats selbst dem Primary zu.
• Große Zusammenführungen werden asynchron abgeschlossen. Hat ein Duplikat sehr viele verknüpfte Einträge, plant Zoho CRM die Zusammenführung ein, statt sie sofort auszuführen. Dedupely fragt so lange nach, bis Zoho CRM den Abschluss meldet, statt den Erfolg vorauszusetzen.
• Die Feldwerte stehen vor der Zusammenführung fest. Dedupely schreibt die gewinnenden Werte nach Ihren Merge Rules zuerst auf den Primary und ruft dann die Zusammenführung auf. So bestimmen Sie das Ergebnis, nicht die Standardlogik von Zoho CRM.

Empfohlener Ablauf der Dublettenbereinigung in Zoho CRM

1. Zuerst den vorhandenen Rückstand bereinigen: erst zusammenführen, was sich angesammelt hat, dann automatisieren. So sind Ihre Regeln an echten Datensätzen erprobt.
2. Bearbeiten Sie Accounts vor Kontakten und Deals: wenn Sie doppelte Accounts zuerst zusammenführen, verteilen sich deren Kontakte und Deals nicht mehr auf zwei Einträge.
3. Finden Sie heraus, woher die Dubletten kommen: Webformulare, Importe und die Integrationen, die über die API in Zoho CRM schreiben. Jede Quelle braucht ihre eigene Match-Logik.
4. Legen Sie pro Szenario eine Duplicate Search an: eine strenge Suche über Exact Email für sichere Treffer und eine lockerere über Similar Name im selben Account für die Fälle, die geprüft werden müssen.
5. Legen Sie Merge Rules fest, bevor Sie gebündelt zusammenführen: legen Sie Feld für Feld fest, welcher Wert bleibt, damit Sie dieselbe Entscheidung nicht bei jedem Treffer von Hand treffen.
6. Automatisieren Sie die strengen Suchen: Auto Merge für die Suchen, denen Sie vertrauen, und Auto Match für die weiter gefassten: Sie werden zur Prüfung benachrichtigt, statt dass automatisch zusammengeführt wird.

Häufige Fragen zur Duplikatbereinigung in Zoho CRM

• Ändert das Zusammenführen in Dedupely die Datensatz-ID? Nein. Die Zusammenführung von Zoho CRM behält die ID des Primary, damit Berichte und Integrationen, die darauf verweisen, weiter funktionieren.
• Was passiert mit Aktivitäten und Anhängen der Dublette? Zoho CRM verschiebt verknüpfte Listen, Aktivitäten und Anhänge im Zuge der Zusammenführung auf den Primary.
• Warum hat eine Zusammenführung länger gedauert als die anderen? Eine Dublette mit einer sehr großen verknüpften Liste plant Zoho CRM ein, statt sie sofort zusammenzuführen. Dedupely wartet auf die Bestätigung von Zoho CRM, statt vorab Erfolg zu melden.
• Worin unterscheidet sich das vom Deduplicate-Tool von Zoho CRM? Das Tool von Zoho CRM vergleicht bis zu drei selbst gewählte Felder auf identische Werte, führt höchstens drei Datensätze auf einmal zusammen und läuft nur, wenn Sie es starten. Verfügbar ist es ab der Professional Edition. Dedupely vergleicht beliebig viele Felder mit Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words oder Domain Root, führt alle Datensätze einer Gruppe auf einmal zusammen und läuft auf Wunsch nach Zeitplan.
• Kann ich auch andere Felder abgleichen als die, die Zoho CRM prüft? Ja. Jedes Feld, das Zoho CRM synchronisiert, lässt sich abgleichen: mit Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words oder Domain Root. Genau das findet Spitznamen, Tippfehler und vertauschte Namen.
• Kann ich Accounts über die Unternehmensdomain abgleichen? Ja. Die Option Domain Root vergleicht Website-URLs anhand ihrer Root und ignoriert www, .com und Ländervarianten. Ignorierte Begriffe in Ihren Match Settings überspringen beim Namensvergleich Zusätze wie "Inc." oder "Ltd.".
• Wird beim Verbinden automatisch etwas zusammengeführt? Nein. Verbinden und Synchronisieren führt nie einen Datensatz zusammen, ändert oder löscht ihn. Zusammengeführt wird, wenn Sie auf Merge klicken oder wenn Sie Auto Merge für eine Suche selbst aktivieren.

In diesem Artikel erwähnt: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Duplikate finden und Auto Match.