Duplicate Searches (Ant. Search Pads)

Tipos diferentes de duplicados exigem estratégias de correspondência diferentes. Encontrar contactos duplicados por email exige critérios rigorosos; encontrar empresas duplicadas por nome exige regras mais flexíveis.

As Duplicate Searches separam lógicas de correspondência distintas em áreas de trabalho guardadas, para fazer análises específicas sem reconfigurar tudo de cada vez.

No primeiro acesso ao Dedupely, cada objeto já inclui Duplicate Searches predefinidas. Estas predefinições cobrem as combinações de pesquisa mais comuns, para começar a encontrar duplicados de imediato, sem configuração inicial.

O que pode fazer com os Duplicate Searches

• Usar pesquisas predefinidas e execute de imediato análises pré-configuradas para encontrar duplicados.
• Crie Duplicate Searches personalizados para escolher combinações de campos e opções de correspondência adequadas aos dados do seu CRM.
• Clonar Duplicate Searches para testar variações subtis das regras, como alterar uma única opção de correspondência, e comparar resultados.
• Adicionar/remover campos visíveis para mostrar mais/menos detalhes dos registos nos resultados da pesquisa e dar contexto nas revisões manuais, mesmo que esses campos não sejam usados na correspondência.
• Mude o nome e elimine as suas Duplicate Searches para refletir a sua finalidade específica.
• Elimine as Duplicate Searches de teste para manter o seu espaço de trabalho limpo.

Como criar e configurar uma Duplicate Search

1. Aceda a "Duplicate Searches" no menu vertical do lado esquerdo e localize o objeto com que pretende trabalhar (por exemplo, Contactos, Empresas, Leads).
2. Clique em "+", escolha os campos visíveis e clique em "Save"
3. Para personalizar o nome depois de guardar, clique no menu de três pontos junto ao nome do Duplicate Search, no topo, e clique em "Edit name."
4. Por baixo de cada campo, clique na seta para baixo e atribua uma opção de correspondência a cada campo.
5. (Opcional) Aplique Filtros para restringir a pesquisa a segmentos específicos de registos.
6. (Opcional) Ajuste os campos visíveis para controlar que dados dos registos aparecem nos resultados da pesquisa.
7. Clique em "Scan"

Componentes principais de um Duplicate Search

Cada Duplicate Search tem ferramentas Dedupely dedicadas para controlar como os duplicados são identificados:

• Opções de Correspondência: Decida o que torna um registo duplicado: Atribua opções de correspondência individuais a cada campo: Exata, Semelhante, Aproximada, Similar Words, Raiz do Domínio ou Nenhuma Crie vários grupos de correspondência dentro da mesma Duplicate Search para combinar variações de critérios numa única pesquisa, facilitando a execução de várias automatizações sem criar várias Duplicate Searches. Ative a correspondência entre campos para detetar valores colocados no campo errado ou a tolerância a erros de escrita para impedir que pequenas diferenças ortográficas bloqueiem correspondências legítimas.
• Filtros: restrinja o que é comparado criando grupos de filtros com base em critérios específicos dos registos.
• Campos visíveis: mostre ou oculte campos específicos dos registos nas suas pesquisas e arraste-os para definir a ordem de apresentação. Os campos visíveis dão o contexto completo do registo durante as revisões manuais sem terem de fazer parte das regras de correspondência.
• Automatize: Auto Match: procura duplicados de forma agendada e envia notificações quando os limites de correspondências são atingidos, para os poder rever e unir. Auto Merge: une novos duplicados automaticamente, de forma agendada, com os critérios da sua Duplicate Search.

Boas práticas para Duplicate Searches

• Use nomes claros e descritivos para a equipa perceber logo o âmbito de cada um.
• Use uma Duplicate Search por tipo ou origem de duplicado para gerir cada ponto de entrada.
• Combine as Opções de Correspondência com os Filtros para segmentar departamentos, regiões, datas de criação, etc.
• Duplique uma Duplicate Search para testar novos critérios de correspondência antes de alterar as pesquisas ativas.

Resolução de problemas comuns de pesquisa

1. Nenhum duplicado encontrado: Confirme que os campos escolhidos para correspondência têm dados nos registos do seu CRM. Se estiver a cruzar vários campos estritos ao mesmo tempo, reduza o número de campos obrigatórios ou mude para uma opção de correspondência mais flexível, como Similar ou Fuzzy.
2. Demasiados resultados inesperados: Acrescente campos de correspondência para apertar os critérios, ou verifique as Safety Settings para garantir que dados de má qualidade ou genéricos não estão a criar correspondências artificiais.

Perguntas frequentes sobre Duplicate Searches

• Posso receber uma notificação quando o Duplicate Search encontrar X conjuntos? Sim, ative o Auto Match no Duplicate Search e defina o número de correspondências a partir do qual quer ser notificado.
• Posso escolher apenas uma Duplicate Search para executar o Auto Merge? Sim. As definições de Auto Merge são exclusivas de uma única Duplicate Search.
• Quantas Duplicate Searches posso criar? Pode criar até 50 Duplicate Searches na sua conta para tratar diferentes tipos de duplicados.
• Porque preciso de mais do que uma Duplicate Search? Criar uma Duplicate Search dedicada a cada tipo de duplicado no seu CRM torna a limpeza mais precisa. Por exemplo, manter uma Duplicate Search em Auto Merge para submissões de contactos une continuamente, em segundo plano, os duplicados que chegam dos formulários web.

Mencionado neste artigo: Opções de Correspondência, Filtros, Visible Fields, Auto Match, Auto Merge e Definições de segurança.