Guia de eliminação de duplicados no Salesforce

Objetos suportados

O Dedupely suporta a eliminação de duplicados nos seguintes objetos do Salesforce:

• Contas
• Contactos
• Leads
• Objetos personalizados

Permissões necessárias

Para ligar ao Salesforce e unir duplicados precisa de um perfil de Administrador do Salesforce, ou de um perfil de utilizador com "Modify All Data", ou com permissões explícitas de "Delete" e "Edit" nos objetos que quer limpar.

Problemas comuns com duplicados no Salesforce

As orgs do Salesforce são muito personalizadas e servem de centro para vários departamentos. Como os administradores não podem quebrar processos transversais nem os relatórios a jusante, a limpeza de duplicados traz-lhes desafios próprios e de risco elevado:

• Integrações de API e contornos de formulários: APIs externas, formulários Web-to-Lead e integrações de terceiros ignoram muitas vezes as Duplicate Rules nativas do Salesforce e enviam registos duplicados não verificados diretamente para a org.
• A integração HubSpot-Salesforce: Em stacks com várias ferramentas, unir um registo num CRM sem coordenar com a sincronização ativa da integração pode desencadear ciclos de atualização bidirecionais, que recriam contactos eliminados ou substituem valores de campos sem parar.
• Dívida técnica herdada e triggers ocultos: A maioria dos administradores gere orgs herdadas com anos de triggers Apex, Process Builders e Flows antigos. Fundir registos às cegas arrisca disparar triggers indesejados ou cortar ligações associadas a IDs externos antigos.
• Limite nativo de 3 registos por união e desvios dos comerciais: O Salesforce limita nativamente as fusões manuais a um máximo de 3 registos de cada vez. Além disso, para não bloquear os comerciais quando registam potenciais clientes reais, as Duplicate Rules nativas são muitas vezes definidas para "alertar" em vez de "bloquear", e os comerciais ignoram esses avisos por rotina.

Funcionalidade de fusão nativa do Salesforce

O Dedupely une através da API nativa do Salesforce. As Merge Rules do Dedupely decidem que valores de campo e que registo vencem numa união, mas não substituem o comportamento estrutural de união do Salesforce. Todas as uniões seguem automaticamente estas regras nativas do Salesforce:

• IDs do registo principal e a Reciclagem: Durante uma união, o Salesforce mantém o ID do registo Principal (Master) designado. Os registos secundários envolvidos na união vão em segurança para a Reciclagem do Salesforce, onde ficam 15 dias antes de serem eliminados definitivamente.
• Histórico e listas relacionadas reatribuídos: Os campos vazios do registo primário nunca substituem dados existentes. Todos os registos filho (Oportunidades, Tarefas, Casos, Notas e listas relacionadas de Objetos Personalizados) ligados aos registos secundários passam automaticamente para o registo primário que prevalece.
• Execução de eventos do sistema: As fusões nativas desencadeiam os eventos padrão do sistema Salesforce. Quaisquer Apex triggers ou Record-Triggered Flows ativos configurados para escutar esses eventos são executados normalmente durante uma fusão.

Processo recomendado de eliminação de duplicados no Salesforce

Para eliminar duplicados sem quebrar integrações, fluxos ativos ou sistemas ligados a jusante:

1. Teste em Sandbox ou com a pré-visualização de fusão: Em orgs grandes, com muito código personalizado, Flows ou sincronizações entre sistemas, ligue primeiro o Dedupely a uma Sandbox do Salesforce para ver o impacto nos sistemas a jusante. Em orgs normais, use o Merge Preview do Dedupely para inspecionar o resultado campo a campo e confirmar que valores ficam antes de unir em produção ou ativar a automatização.
2. Limpe os dados antigos: Funda primeiro os duplicados históricos acumulados para criar uma base limpa. Remover os dados antigos reduz o risco de registos mortos sobreporem dados ativos em futuras fusões automáticas.
3. Defina a lógica de correspondência: Descubra a origem dos duplicados (por exemplo, Web-to-Lead, integrações API, sincronizações com o HubSpot). Crie regras de correspondência rigorosas para a limpeza automática e isole os casos que exigem revisão manual.
4. Crie Duplicate Searches dedicadas: Crie uma Duplicate Search separada no Dedupely para cada cenário de duplicados, em vez de juntar todas as regras numa única pesquisa abrangente.
5. Proteja os fluxos a jusante com o Auto Match: Use a funcionalidade Auto Match do Dedupely nos casos limite antes de automatizar por completo. Defina um limite de correspondências para uma pesquisa e seja notificado para rever as correspondências, rejeitá-las, fundi-las ou enviá-las para Manual Review com os responsáveis de equipa antes de aplicar alterações permanentes.
6. Automatize a limpeza contínua de duplicados: Depois de as suas regras estarem comprovadas e verificadas nos sistemas a jusante, ative o Auto Merge num agendamento contínuo para corresponder e unir automaticamente os duplicados recorrentes de API e de formulários.

Perguntas frequentes sobre duplicados no Salesforce

• Porque é que as minhas Duplicate Rules do Salesforce não apanham todos os duplicados? As regras de correspondência padrão do Salesforce falham muitas vezes as correspondências aproximadas (erros de escrita, diminutivos ou variações de morada) e são totalmente contornadas pelas integrações via API e pelos formulários web-to-lead.
• É possível unir duplicados em massa nativamente no Salesforce? Nativamente, o Salesforce obriga a rever e unir os registos manualmente e limita a união a 3 registos de cada vez. O Dedupely permite unir milhares de registos numa única ação.
• Para onde vão os registos perdedores depois de uma união? O Salesforce move os registos secundários (os perdedores) para a Reciclagem do Salesforce. Ficam lá 15 dias, para os poder restaurar em caso de engano, antes de o Salesforce os apagar definitivamente.
• Posso usar o Dedupely para fundir registos com a integração HubSpot-Salesforce ativa? Sim.
• Que impacto têm as fusões na integração HubSpot-Salesforce? Fundir registos no Salesforce faz com que o HubSpot funda os registos correspondentes no ciclo de sincronização seguinte. Recomendamos vivamente a leitura do nosso guia dedicado sobre unir duplicados com uma integração HubSpot-Salesforce ativa para evitar ciclos de sincronização.
• Posso controlar que registo ou que informação de um campo prevalece numa fusão? Sim. O Dedupely permite configurar Merge Rules personalizadas para definir os critérios do registo Primary (o principal), como o mais antigo, o mais recente ou o mais completo, e a lógica campo a campo. Pode definir regras para campos padrão ou personalizados e garantir que os dados críticos são preservados.
• Posso corresponder Contas pelo domínio da empresa? Sim. O Dedupely tem a opção de correspondência "Domain Root", que compara os URLs dos sites pela raiz (ignorando www, .com, etc.). Também pode usar a funcionalidade "Ignored terms" nas Match Settings para saltar automaticamente sufixos legais comuns como "Inc." ou "LLC" ao comparar nomes de Contas.
• Posso eliminar duplicados em Objetos Personalizados? Sim, o Dedupely suporta totalmente a pesquisa e a fusão de Objetos Personalizados no Salesforce.

Mencionado neste artigo: Duplicate Searches, Merge Rules, Encontrar Duplicados, Fundir duplicados, Auto Match, e Fundir duplicados com a Integração HubSpot-Salesforce ativa.