Guia de eliminação de duplicados no HubSpot

Objetos suportados

O Dedupely suporta a eliminação de duplicados nos seguintes objetos do HubSpot:

• Contactos
• Empresas
• Negócios
• Tickets
• Leads
• Objetos personalizados

Permissões necessárias

Para ligar o HubSpot e unir duplicados, precisa de ser Super Admin ou de ter permissões de "Merge records" e "Edit" nos objetos que quer limpar.

Problemas comuns com duplicados no HubSpot

Como o HubSpot suporta grande parte do marketing e do topo do funil, os duplicados chegam em vagas enormes e instantâneas, não um a um. Os administradores de HubSpot enfrentam com frequência os seguintes problemas:

• Importações desorganizadas de folhas de cálculo: Nas importações, o HubSpot depende exclusivamente da correspondência exata de e-mail e de domínio do site. Se uma lista de um evento não trouxer os domínios, o HubSpot cria de imediato empresas duplicadas para todos os registos da lista.
• Fontes de dados em conflito: Fontes de dados desligadas umas das outras geram duplicados com frequência. Por exemplo, um comercial cria à mão um registo com um e-mail .eu e, mais tarde, um formulário de marketing submete a mesma pessoa com um e-mail .com.
• Atrito entre departamentos: As equipas de marketing acabam por limpar uma mistura dos seus próprios dados de inbound com registos manuais criados pela equipa de vendas, o que exige equilíbrio para não apagar notas de vendas importantes.
• Funcionalidades pagas caras e limpeza manual: A gestão nativa de duplicados em massa está fechada nos escalões caros do Operations Hub. Sem essa atualização, os administradores passam horas a clicar em "merge" em cada par que o HubSpot encontra.

Funcionamento nativo da união no HubSpot

O Dedupely une através da API nativa do HubSpot. As Merge Rules do Dedupely decidem que valores de campo, como cargos ou propriedades personalizadas, e que registo vencem numa união, mas não substituem o comportamento estrutural de união do HubSpot. Todas as uniões seguem automaticamente estas regras nativas do HubSpot:

• Novos IDs de registo: Ao contrário da maioria dos CRMs, unir dois duplicados no HubSpot gera um Record ID interno novo para o registo final. O HubSpot não mantém o ID do registo principal nem do secundário.
• Redirecionamentos de API: Se as suas integrações externas ou ferramentas de relatórios usarem IDs de contacto guardados, o HubSpot redireciona nativamente as pesquisas feitas com os IDs originais antigos para o novo registo unificado.
• Cancelamento de inscrição em workflows: Por omissão, o HubSpot remove os dois registos originais dos workflows ativos durante uma união.

Processo recomendado de eliminação de duplicados no HubSpot

Para gerir importações de grande volume e manter o portal HubSpot limpo em marketing e vendas, siga esta abordagem faseada:

1. Limpe os dados antes e depois das importações: Limpe os duplicados das folhas de cálculo e dos ficheiros CSV antes de os importar para o HubSpot. Terminada a importação, corra logo uma Duplicate Search específica para encontrar e unir os registos que escapam aos requisitos estritos de domínio ou email do HubSpot.
2. Audite e limpe os duplicados dos seus dados antigos: As bases de dados guardam muitas vezes milhares de duplicados antigos de eventos, integrações passadas e equipas anteriores. Corra Duplicate Searches (com parâmetros como Nome mais Apelido mais Número de telefone) para identificar registos importados sem email e funda-os primeiro em massa.
3. Controle os duplicados que entram: Identifique os formulários web, as landing pages e as integrações de terceiros que criam duplicados com mais frequência. Crie Duplicate Searches dedicadas no Dedupely, adaptadas aos dados específicos que essas ferramentas fornecem, para isolar e gerir a confusão que vão criando.
4. Criar confiança entre departamentos: Como o marketing limpa muitas vezes dados criados por outras equipas, use a funcionalidade Auto Match do Dedupely antes de automatizar por completo. O Auto Match permite definir um limite de correspondências para uma pesquisa específica: quando o número de duplicados atinge esse limite, é notificado para os rever. A partir daí, pode rejeitar a correspondência, fundi-la ou enviá-la para Manual Review, para que alguém de outra equipa dê a sua opinião antes da fusão.
5. Automatize o topo do funil: Quando as importações antigas estiverem limpas e os critérios de correspondência comprovados, ative o Auto Merge. Agende-o para correr em ciclo e fundir os duplicados vindos de formulários web e ligações API, para que as equipas só vejam registos limpos e consolidados quando um lead lhes é encaminhado.

Perguntas frequentes sobre a eliminação de duplicados no HubSpot

• Preciso de um plano pago do HubSpot (como o Operations Hub) para usar o Dedupely? Não. O Dedupely funciona com todos os níveis do HubSpot, incluindo a versão gratuita. Pode automatizar e unir duplicados em massa sem fazer upgrade da sua subscrição do HubSpot.
• Como removo negócios duplicados? O Dedupely suporta totalmente a limpeza de negócios. Crie Duplicate Searches próprias para encontrar e unir em massa negócios duplicados, tal como faz com os contactos.
• Como lido com contactos que usam vários endereços de e-mail? O HubSpot baseia-se no e-mail principal, pelo que as integrações criam duplicados quando um cliente usa um e-mail secundário. No Dedupely não está limitado à correspondência por e-mail: pode criar Duplicate Searches com um campo personalizado ou corresponder por uma combinação de vários campos.
• Posso automatizar tudo e chegar a "zero duplicados"? Pode automatizar a maior parte da limpeza, mas as pessoas são imprevisíveis e criam casos-limite. Recomendamos uma abordagem por níveis: o Auto Merge trata dos duplicados de alta confiança, com correspondência exata, e o Auto Match sinaliza os casos-limite complexos para revisão manual.
• Porque é que o HubSpot criou duplicados quando importei uma lista de empresas existentes? O HubSpot precisa que o campo "Company Domain Name" corresponda às empresas existentes durante a importação. Se essa coluna faltar ou estiver formatada de outra forma na sua folha de cálculo, o HubSpot cria registos novos. O Dedupely permite usar a opção de correspondência "Domain Root" para comparar os URLs dos sites pela raiz (ignorando www, .com, etc.). Também pode usar a funcionalidade "Ignored terms" nas Match Settings para saltar automaticamente sufixos legais comuns como "Inc." ou "LLC" ao comparar nomes de empresas.

Mencionado neste artigo: Duplicate Searches, Merge Rules, Encontrar Duplicados, Fundir duplicados, e Auto Match.