Guia de deduplicação do Nimble CRM

Objetos suportados

O Dedupely funde duplicados no seguinte objeto do Nimble CRM:

• Contactos

O Nimble CRM mantém tudo num só objeto, por isso há apenas um sítio onde eliminar duplicados e nenhum caso entre objetos a considerar.

Permissões necessárias

A ligação ao Nimble CRM usa OAuth, por isso não há chave de API para gerar ou colar. Autoriza o Dedupely a partir da sua conta Nimble CRM e a ligação leva as suas permissões: precisa de direitos para editar e eliminar os registos onde quer eliminar duplicados.

Problemas comuns de duplicados no Nimble CRM

O Nimble CRM cria os registos a partir dos sítios onde a sua equipa já trabalha, e é daí que vêm os duplicados:

• O mesmo contacto chega de duas origens. Um guardado a partir de um email, outro de um perfil social e um terceiro de uma importação: três registos para um contacto, cada um com parte do histórico.
• Variações do mesmo nome parecem contactos diferentes. "Acme Inc" e "Acme Inc." são dois registos, tal como Bob e Robert na mesma morada.
• Importações sem um identificador estável. Uma folha de cálculo sem os IDs dos registos cria uma cópia nova de tudo o que toca.
• Nada procura os duplicados que já tem. Uma importação CSV funde por email à chegada, mas depois disso nada percorre a conta, por isso o segundo registo só aparece quando alguém abre o primeiro.

União nativa no Nimble CRM

O que o Nimble CRM faz sozinho: selecione dois a cinco duplicados na lista de contactos e escolha Merge, ou abra um registo e use Find/Merge Duplicates. Escolhe o principal e depois o valor que vence campo a campo num ecrã de conflitos. As importações também fundem à chegada: um CSV por email, ou por nome quando não há email, e a app móvel por telefone e nome. O que falta é algo que procure na conta os duplicados que já lá estão, e um contacto não pode ser fundido com uma empresa.

O Dedupely resolve um duplicado consolidando os valores dos campos no registo que fica, segundo as suas Merge Rules, passando depois tudo o que a API permite e só então removendo o duplicado.

O que passa para o registo que fica:

• Valores dos campos, adicionados em vez de substituídos, por isso os e-mails, telefones e moradas adicionais do duplicado juntam-se aos que já lá estão.
• Etiquetas, como a união de ambos os registos.
• Notas, copiadas.

O Merge History guarda os valores originais dos campos de ambos os registos, exportáveis em CSV, para auditar a fusão ou repor os valores à mão.

Processo recomendado para eliminar duplicados no Nimble CRM

1. Limpe primeiro o acumulado existente: funda o que já existe antes de automatizar seja o que for, para testar as regras em registos reais e não nos poucos que chegam amanhã.
2. Trate uma origem de cada vez: um lote de duplicados vindo de uma importação comporta-se de forma diferente dos que a captura de email criou, e uma pesquisa feita para um deles fica errada para o outro.
3. Perceba de onde vêm os duplicados: captura de e-mails, perfis sociais, importações. Cada origem produz um tipo diferente de duplicado e pede a sua própria lógica de correspondência.
4. Crie uma Duplicate Search por cenário: uma pesquisa estrita em Exact Email para as correspondências óbvias, e outra mais aberta em Similar Name para os casos que precisam de ser vistos por uma pessoa.
5. Verifique uma fusão antes de a automatizar: una um lote pequeno e confirme no Merge History que os valores esperados se mantiveram.
6. Automatize as pesquisas restritas: Auto Merge nas pesquisas em que confia, Auto Match nas mais abrangentes, para ser notificado para rever em vez de fundir automaticamente.

Perguntas frequentes sobre duplicados no Nimble CRM

• Em que é diferente de fundir no Nimble CRM? O Nimble CRM funde dois a cinco contactos que seleciona à mão, na sua própria interface. Nada os encontra por si e nenhuma ferramenta pode chamar essa fusão. O Dedupely procura em toda a conta nos campos que escolher e funde de uma vez todos os registos de uma correspondência.
• O que acontece ao registo removido? É eliminado do Nimble CRM. Primeiro, os valores dos campos, as etiquetas e as notas passam para o registo que fica, e o Merge History guarda os originais de ambos, exportáveis em CSV.
• Perde-se alguma coisa numa fusão no Nimble CRM? Tarefas, negócios, eventos e histórico de mensagens não têm endpoint de reatribuição na API do Nimble CRM, por isso não podem passar para o registo que fica e são removidos com o duplicado. Os valores dos campos, as etiquetas e as notas passam todos.
• O Dedupely trata mais algum objeto no Nimble CRM? Não. Os contactos são o objeto que o Dedupely sincroniza e funde.
• Posso controlar que valores ficam? Sim. As Merge Rules decidem campo a campo e pode escolher o Primary por critérios como o registo mais antigo, o mais recente ou o mais completo.
• Posso fazer correspondência por campos além do nome e do email? Sim. Qualquer campo que o Nimble CRM sincronize pode ser usado, com Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words ou Domain Root.
• Com que rapidez o Dedupely vê um registo novo? O Nimble CRM não tem webhooks, por isso o Dedupely consulta em vez de receber notificações. Os registos novos aparecem na sincronização seguinte, não de imediato.
• Ao ligar o CRM, é fundido algo automaticamente? Não. Ligar e sincronizar nunca funde, edita nem elimina um registo. A fusão acontece quando clica em Fundir, ou quando ativa o Auto Merge numa pesquisa.

Mencionado neste artigo: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Encontrar Duplicados, e Auto Match.