Guia de deduplicação do Nimble CRM
O Dedupely liga-se ao Nimble CRM para encontrar e fundir contactos duplicados, que o Nimble CRM não consegue fundir sozinho.
Objetos suportados
O Dedupely funde duplicados no seguinte objeto do Nimble CRM:
- Contactos
O Nimble CRM mantém tudo num só objeto, por isso há apenas um sítio onde eliminar duplicados e nenhum caso entre objetos a considerar.
Permissões necessárias
A ligação ao Nimble CRM usa OAuth, por isso não há chave de API para gerar ou colar. Autoriza o Dedupely a partir da sua conta Nimble CRM e a ligação leva as suas permissões: precisa de direitos para editar e eliminar os registos onde quer eliminar duplicados.
Problemas comuns de duplicados no Nimble CRM
O Nimble CRM cria os registos a partir dos sítios onde a sua equipa já trabalha, e é daí que vêm os duplicados:
- O mesmo contacto chega de duas origens. Um guardado a partir de um email, outro de um perfil social e um terceiro de uma importação: três registos para um contacto, cada um com parte do histórico.
- Variações do mesmo nome parecem contactos diferentes. "Acme Inc" e "Acme Inc." são dois registos, tal como Bob e Robert na mesma morada.
- Importações sem um identificador estável. Uma folha de cálculo sem os IDs dos registos cria uma cópia nova de tudo o que toca.
- Deteção de duplicados praticamente inexistente. O Nimble CRM não assinala os duplicados à medida que são criados, por isso nada lhe diz que o segundo registo existe.
União nativa no Nimble CRM
O Nimble CRM não tem união de registos. Não existe um endpoint de união na sua API, por isso nenhuma ferramenta a pode chamar, e também não há nada na interface para combinar dois registos.
É por isso que se usa o Dedupely aqui, em vez de uma comodidade por cima de algo que o Nimble CRM já faz. O Dedupely resolve um duplicado consolidando os valores dos campos no registo que fica, segundo as suas Merge Rules, passando depois tudo o que a API permite e só então removendo o duplicado.
O que passa para o registo que fica:
- Valores dos campos, adicionados em vez de substituídos, por isso os e-mails, telefones e moradas adicionais do duplicado juntam-se aos que já lá estão.
- Etiquetas, como a união de ambos os registos.
- Notas, copiadas.
Tarefas, negócios, eventos e histórico de mensagens não podem ser reatribuídos através da API do Nimble CRM. Não existe endpoint para isso, por isso ficam ligados ao registo que é removido e desaparecem com ele. Verifique tudo o que não pode perder antes de fundir e use o Manual Review nos conjuntos em que tenha dúvidas.
O Merge History guarda os valores originais dos campos de ambos os registos, exportáveis em CSV, para auditar a fusão ou repor os valores à mão.
Processo recomendado para eliminar duplicados no Nimble CRM
- Limpe primeiro o acumulado existente: funda o que já existe antes de automatizar seja o que for, para testar as regras em registos reais e não nos poucos que chegam amanhã.
- Trate uma origem de cada vez: um lote de duplicados vindo de uma importação comporta-se de forma diferente dos que a captura de email criou, e uma pesquisa feita para um deles fica errada para o outro.
- Perceba de onde vêm os duplicados: captura de e-mails, perfis sociais, importações. Cada origem produz um tipo diferente de duplicado e pede a sua própria lógica de correspondência.
- Crie uma Duplicate Search por cenário: uma pesquisa estrita em Exact Email para as correspondências óbvias, e outra mais aberta em Similar Name para os casos que precisam de ser vistos por uma pessoa.
- Verifique uma fusão antes de a automatizar: una um lote pequeno e confirme no Merge History que os valores esperados se mantiveram.
- Automatize as pesquisas restritas: Auto Merge nas pesquisas em que confia, Auto Match nas mais abrangentes, para ser notificado para rever em vez de fundir automaticamente.
Perguntas frequentes sobre duplicados no Nimble CRM
- O Nimble CRM funde duplicados sozinho? Não. Não existe fusão na API nem na interface. O Dedupely consolida os valores no registo que mantém e depois elimina o duplicado.
- O que acontece ao registo removido? É eliminado do Nimble CRM. Primeiro, os valores dos campos, as etiquetas e as notas passam para o registo que fica, e o Merge History guarda os originais de ambos, exportáveis em CSV.
- Perde-se alguma coisa numa fusão no Nimble CRM? Tarefas, negócios, eventos e histórico de mensagens não têm endpoint de reatribuição na API do Nimble CRM, por isso não podem passar para o registo que fica e são removidos com o duplicado. Os valores dos campos, as etiquetas e as notas passam todos.
- O Dedupely trata mais algum objeto no Nimble CRM? Não. Os contactos são o objeto que o Dedupely sincroniza e funde.
- Posso controlar que valores ficam? Sim. As Merge Rules decidem campo a campo e pode escolher o Primary por critérios como o registo mais antigo, o mais recente ou o mais completo.
- Posso fazer correspondência por campos além do nome e do email? Sim. Qualquer campo que o Nimble CRM sincronize pode ser usado, com Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words ou Domain Root.
- Com que rapidez o Dedupely vê um registo novo? O Nimble CRM não tem webhooks, por isso o Dedupely consulta em vez de receber notificações. Os registos novos aparecem na sincronização seguinte, não de imediato.
- Ao ligar o CRM, é fundido algo automaticamente? Não. Ligar e sincronizar nunca funde, edita nem elimina um registo. A fusão acontece quando clica em Fundir, ou quando ativa o Auto Merge numa pesquisa.
Mencionado neste artigo: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Encontrar Duplicados, e Auto Match.
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