Guia de deduplicação do Close CRM

Objetos suportados

O Dedupely suporta a deduplicação dos seguintes objetos do Close CRM:

• Leads
• Contactos
• Oportunidades

Permissões necessárias

Ligar o Close CRM usa OAuth, por isso não há chave de API para gerar ou colar. Autoriza o Dedupely a partir da sua conta Close CRM, e a ligação usa as suas próprias permissões: precisa de direitos para editar e eliminar os objetos que pretende deduplicar.

Problemas Comuns de Duplicados no Close CRM

O Close CRM assenta na Lead como unidade de trabalho, com os Contactos e as Oportunidades associados a ela. É essa estrutura que torna os duplicados complicados:

• A mesma empresa entra duas vezes, como dois Leads. Os formulários de entrada, as importações de listas e as integrações por API criam um segundo Lead em vez de o ligarem ao existente, por isso o histórico de chamadas de uma conta fica dividido por dois registos.
• A mesma pessoa existe duas vezes no mesmo Lead. Um Contacto adicionado por um comercial e um Contacto criado por uma integração ficam lado a lado, e o Close CRM não oferece forma de os combinar.
• Pessoas duplicadas em Leads duplicados. Estes casos estão interligados: resolver só os Contactos deixa os Leads divididos, e a fusão de Leads é normalmente a correção certa.
• As Oportunidades duplicam-se. Um negócio registado duas vezes inflaciona o pipeline, e a previsão fica errada até um deles desaparecer.
• A deteção nativa é limitada. O Close CRM compara valores exatos, por isso basta um diminutivo, um erro de escrita ou um domínio de email diferente para passar um duplicado.

Funcionalidade de fusão nativa do Close CRM

O Dedupely usa a própria API do Close CRM, por isso o que uma fusão faz a um registo é comportamento do Close CRM, não nosso. Os três objetos não são iguais aqui:

Os Leads têm fusão nativa

O Close CRM tem uma verdadeira fusão de leads. O Dedupely escolhe o Primary, o duplicado é fundido nele, e o Primary sobrevive com o histórico da outra Lead. Como o Close CRM regista a fusão como um evento real, fica visível na atividade da própria Lead e também no Merge History.

Os Contactos não têm qualquer fusão no Close CRM

A API do Close CRM não permite fundir contactos, por isso nenhuma ferramenta tem uma fusão nativa. O Dedupely resolve Contactos duplicados assim: consolida os valores dos campos no Contacto que mantém, transfere para ele as Oportunidades, Notas, Chamadas e Emails do duplicado e depois elimina o duplicado.

As Oportunidades não levam o histórico consigo

As atividades do Close CRM referenciam uma Lead e um Contacto, nunca uma Oportunidade, por isso não há nada para reatribuir quando duas Oportunidades são combinadas. Decida qual está correta antes de fundir e use as Merge Rules para controlar que valores prevalecem.

Processo de deduplicação recomendado para o Close CRM

1. Comece pelos Leads, não pelos Contactos: quando há pessoas duplicadas em Leads duplicados, a fusão dos Leads junta os Contactos num único passo. Limpar primeiro os Contactos deixa-o com dois Leads e mais trabalho.
2. Perceba de onde vêm os duplicados: formulários de entrada, importações de listas e as integrações que escrevem no Close CRM através da API. Cada origem produz um tipo diferente de duplicado, e cada uma pede a sua própria lógica de correspondência.
3. Crie uma Duplicate Search por cenário: uma pesquisa restrita para correspondências de confiança elevada, como Exact Email, e outra mais aberta para os casos que precisam de olho humano, como Similar Name na mesma empresa.
4. Verifique uma fusão antes de a automatizar: execute a pesquisa restrita, funda um pequeno lote e confirme no Merge History que venceram os valores esperados.
5. Defina as Merge Rules assim que o padrão estiver claro: decida campo a campo que valor sobrevive, para que a mesma decisão não seja tomada à mão em cada correspondência.
6. Automatize as pesquisas restritas: ative o Auto Merge nas pesquisas em que confia e use o Auto Match nas mais abrangentes, para ser notificado para rever em vez de fundir automaticamente.

Perguntas frequentes sobre a deduplicação do Close CRM

• Preciso de uma conta de administrador do Close CRM? Precisa de permissão para editar e eliminar os objetos que quer deduplicar. A ligação OAuth usa as suas próprias permissões, por isso se não consegue eliminar um Contacto no Close CRM, o Dedupely também não consegue.
• Em que é que a correspondência do Dedupely é diferente? O Dedupely faz correspondência em qualquer campo, com Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words ou Domain Root, e é isso que apanha diminutivos, erros de escrita e nomes invertidos que uma comparação por nome, telefone ou email não apanha.
• Porque é que o Dedupely consegue fundir Contactos e o Close CRM não? Porque faz o trabalho que o endpoint em falta faria: consolida os valores dos campos no registo que fica, transfere as Oportunidades, Notas, Chamadas e Emails, e depois remove o duplicado.
• O que acontece às Tarefas e Reuniões de um Contacto que eu funda? A API do Close CRM não permite reatribuir nenhuma delas, por isso não podem seguir o registo. O Dedupely lista-as para si em vez de as mover.
• Posso encontrar Leads correspondentes pelo domínio da empresa? Sim. A opção de correspondência Domain Root compara os URLs dos sites pela raiz, ignorando www, .com e variantes por país. Os termos ignorados nas Match Settings saltam sufixos como "Inc." ou "Ltd." na comparação de nomes.
• O suporte do Close CRM ofereceu-se para fundir os meus duplicados. Qual é a diferença? O suporte do Close CRM faz uma limpeza de duplicados gratuita, uma única vez. Exporta um CSV com uma das ferramentas de suporte deles, devolve-o, e aplicam uma única regra a todos os duplicados: fica o mais antigo, fica o atualizado mais recentemente, ou fica o que tem o estado de maior prioridade. É uma boa forma de despachar um acumulado. Não é forma de manter a base de dados limpa, e não funciona ao nível do campo: não pode dizer que este email prevalece mas aquele número de telefone não.
• O Close CRM encontra duplicados sozinho? No produto, não. O Close CRM não tem deteção de duplicados na interface. As ferramentas de suporte procuram leads duplicados em toda a conta e contactos duplicados dentro do mesmo lead, por nome, número de telefone ou email, e exportam um CSV em vez de fundir seja o que for.
• Alguma coisa é fundida automaticamente quando ligo o Close CRM? Não. Ligar e sincronizar nunca funde, edita ou elimina um registo. Uma fusão acontece quando clica em Merge, ou quando ativa o Auto Merge para uma pesquisa.

Mencionado neste artigo: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Encontrar Duplicados, e Auto Match.