Guida ai duplicati in Zoho CRM

Oggetti supportati

Dedupely gestisce i duplicati per questi oggetti Zoho CRM:

• Contatti
• Lead
• Account
• Deal

Permessi richiesti

La connessione a Zoho CRM usa OAuth, quindi non c'è nessuna chiave API da generare o incollare. Autorizzi Dedupely dal tuo account Zoho CRM e la connessione eredita i tuoi permessi: ti servono i diritti per modificare, unire ed eliminare i moduli su cui vuoi lavorare.

Problemi comuni di duplicati in Zoho CRM

• I form web e le integrazioni API aggirano i controlli. I record inseriti dall'esterno saltano le regole sui duplicati previste per l'inserimento manuale e arrivano come nuovi record.
• Lead e Contatti contengono la stessa persona. Un Lead mai convertito resta accanto al Contact creato dopo, e nessuno dei due ha la storia completa.
• Gli Account si duplicano per varianti del nome. "Acme Inc" e "Acme Inc." sono due Account, quindi i Contatti e le Trattative collegati restano divisi tra i due.
• Trattative registrate due volte. La stessa opportunità inserita da due persone gonfia la pipeline finché una delle due non sparisce.
• Il rilevamento nativo richiede valori identici. Lo strumento Deduplicate di Zoho CRM confronta fino a tre campi scelti da te, ma solo con valori identici: basta un diminutivo, un errore di battitura o un secondo indirizzo email per sfuggirgli.

Funzionalità di unione nativa di Zoho CRM

Dedupely unisce tramite l'API di merge di Zoho CRM, quindi ciò che un'unione fa a un record è il comportamento di Zoho CRM, non il nostro:

• Il Primary mantiene il suo ID. A differenza di altri CRM, Zoho CRM non crea un nuovo record durante l'unione. Il record che designi come Primary sopravvive con lo stesso id, quindi tutto ciò che lo referenzia continua a funzionare.
• I record collegati vengono trasferiti. Zoho CRM riassegna elenchi correlati, attività e allegati dal duplicato al Primary.
• Le unioni di grandi dimensioni si concludono in modo asincrono. Quando un duplicato ha un elenco correlato molto grande, Zoho CRM pianifica l'unione invece di eseguirla subito. Dedupely continua a controllare finché Zoho CRM non la segnala come completata, invece di darla per riuscita.
• I valori dei campi si decidono prima dell'unione. Dedupely scrive prima i valori vincenti sul record Primary, seguendo le tue Merge Rules, e poi lancia l'unione. È così che il risultato lo decidi tu, non il comportamento predefinito di Zoho CRM.

Processo di deduplicazione consigliato per Zoho CRM

1. Prima ripulisci l'arretrato esistente: unisci ciò che si è accumulato prima di automatizzare, così le tue regole sono verificate su record reali.
2. Lavora gli Account prima di Contatti e Trattative: unendo prima gli Account duplicati, i loro Contatti e le loro Trattative smettono di essere divisi tra due record padre.
3. Risali all'origine dei duplicati: moduli web, importazioni e le integrazioni che scrivono in Zoho CRM tramite API. Ogni origine richiede una propria logica di corrispondenza.
4. Crea una Duplicate Search per ogni scenario: una ricerca rigida su Exact Email per le corrispondenze certe, e una più larga su Similar Name nello stesso Account per i casi da rivedere.
5. Imposta le Merge Rules prima di unire in blocco: decidi campo per campo quale valore sopravvive, così non ripeti la stessa scelta a mano su ogni corrispondenza.
6. Automatizza le ricerche restrittive: Auto Merge sulle ricerche di cui ti fidi e Auto Match su quelle più ampie, così ricevi una notifica per revisionare invece di unire in automatico.

Domande frequenti sui duplicati in Zoho CRM

• L'unione in Dedupely cambia l'ID del record? No. L'unione di Zoho CRM mantiene l'id del Primary, quindi report e integrazioni che lo utilizzano continuano a funzionare.
• Che fine fanno attività e allegati del duplicato? Zoho CRM sposta liste correlate, attività e allegati sul Primary durante l'unione.
• Perché un'unione ha impiegato più tempo delle altre? Un duplicato con una lista correlata molto grande viene programmato da Zoho CRM invece di essere unito subito. Dedupely aspetta la conferma di Zoho CRM invece di dichiarare il successo in anticipo.
• In cosa è diverso dallo strumento Deduplicate di Zoho CRM? Lo strumento di Zoho CRM confronta fino a tre campi scelti da te, con valori identici, unisce al massimo tre record alla volta e parte solo quando lo avvii tu. È disponibile dall'edizione Professional in su. Dedupely confronta un numero qualsiasi di campi con Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words o Domain Root, unisce in una volta tutti i record di un gruppo e può essere eseguito su pianificazione.
• Posso confrontare campi diversi da quelli che controlla Zoho CRM? Sì. Ogni campo sincronizzato da Zoho CRM può essere confrontato con Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words o Domain Root, ed è così che si prendono diminutivi, errori di battitura e nomi invertiti.
• Posso confrontare gli Account sul dominio aziendale? Sì. L'opzione di corrispondenza Domain Root confronta gli URL dei siti in base alla radice, ignorando www, .com e le varianti nazionali. I termini ignorati nelle Match Settings escludono suffissi come "Inc." o "Ltd." dal confronto dei nomi.
• Alla connessione viene unito qualcosa in automatico? No. La connessione e la sincronizzazione non uniscono, modificano o eliminano mai un record. L'unione avviene quando fai clic su Merge o quando attivi tu stesso Auto Merge su una ricerca.

Menzionati in questo articolo: Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Trovare i duplicati, e Auto Match.