Duplicate Searches (anc. Search Pads)

Chaque type de doublon appelle une stratégie de correspondance différente. Repérer des contacts en double par e-mail exige des critères stricts ; repérer des entreprises en double par nom demande des règles plus souples.

Les Duplicate Searches isolent chaque logique de correspondance dans un espace de travail enregistré : vous lancez des scans ciblés sans reconfigurer vos réglages à chaque fois.

À votre première connexion à Dedupely, chaque objet est livré avec des Duplicate Searches prédéfinis. Ces préréglages couvrent les combinaisons de recherche courantes : vous trouvez des doublons immédiatement, sans configuration initiale.

Ce que permettent les Duplicate Searches

• Lancez les recherches prédéfinies et repérez des doublons dès la première analyse.
• Créez des Duplicate Searches sur mesure pour combiner les champs et les options de correspondance adaptés à vos données CRM.
• Dupliquez vos Duplicate Searches pour tester de légères variations de règles, comme changer une seule option de correspondance, et comparer les résultats.
• Ajoutez ou retirez des champs visibles pour afficher plus ou moins de détails dans vos résultats de recherche et garder du contexte pendant les revues manuelles, même si ces champs ne servent pas au rapprochement.
• Renommez et supprimez vos Duplicate Searches pour que chacune reflète son usage.
• Supprimez vos Duplicate Searches de test pour garder un espace de travail propre.

Créer et configurer une Duplicate Search

1. Allez dans « Duplicate Searches » dans le menu vertical de gauche, repérez l'objet qui vous intéresse (Contacts, Companies, Leads, etc.) et cliquez sur le bouton “+”.

2. Choisissez les champs à afficher dans la Duplicate Search et cliquez sur “Save”.

3. Sous chaque champ, cliquez sur la flèche vers le bas et attribuez une option de correspondance à chaque champ.

4. Pour renommer après l'enregistrement, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom du Duplicate Search, en haut, puis sur « Edit name ».

5. (Facultatif) Appliquez des filtres pour restreindre votre recherche à certains segments d'enregistrements.
6. (Facultatif) Ajustez les champs visibles pour choisir les informations affichées dans vos résultats de recherche.
7. Cliquez sur "Scan"

Composants clés d'un Duplicate Search

Chaque Duplicate Search dispose d'outils Dedupely dédiés pour contrôler la détection des doublons :

Paramètres de correspondance

• Définissez ce qui constitue un doublon.
• Attribuez une option de correspondance à chaque champ : Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words, Domain Root ou None.
• Créez plusieurs groupes de correspondance dans une même Duplicate Search pour réunir plusieurs variantes de critères en une seule recherche, et lancez ainsi plusieurs automatisations sans multiplier les Duplicate Searches.
• Activez la correspondance entre champs pour repérer les valeurs saisies au mauvais endroit, ou la tolérance aux fautes de frappe pour éviter qu'une petite différence d'orthographe bloque une correspondance légitime.

Filtres

Affinez vos correspondances en créant des groupes de filtres basés sur des critères d'enregistrement précis.

Champs visibles

• Affichez ou masquez des champs dans vos recherches et faites-les glisser pour définir l'ordre d'affichage.
• Ajouter des champs visibles donne le contexte complet de l'enregistrement pendant les révisions manuelles, sans avoir à les inclure dans les règles de correspondance.

Automatiser

• Auto Match : recherche les doublons selon une planification et vous notifie quand les seuils de correspondance sont atteints, pour que vous puissiez les vérifier et les fusionner.
• Auto Merge : fusionne automatiquement les nouveaux doublons selon une planification, d'après les critères de vos Duplicate Searches.

Bonnes pratiques pour les Duplicate Searches

• Utilisez des noms clairs et descriptifs pour que votre équipe en comprenne la portée.
• Utilisez une Duplicate Search par type ou par source de doublons pour gérer chaque point d’entrée.
• Combinez les options de correspondance et les filtres pour cibler des services, régions, dates de création, etc.
• Clonez une Duplicate Search pour tester de nouveaux critères avant de modifier vos recherches actives.

Résoudre les problèmes de recherche courants

• Aucun doublon trouvé : vérifiez que les champs choisis pour la correspondance contiennent bien des données dans vos enregistrements CRM. Si vous croisez plusieurs champs stricts à la fois, réduisez le nombre de champs requis ou passez à une option de correspondance plus souple comme Similar ou Fuzzy.
• Trop de résultats inattendus : ajoutez des champs de correspondance pour resserrer les critères, ou vérifiez vos Safety Settings pour éviter que des données incomplètes ou fictives ne créent de fausses correspondances.

FAQ sur les Duplicate Searches

• Puis-je être notifié quand un Duplicate Search atteint X groupes ? Oui : activez Auto Match sur le Duplicate Search et définissez le seuil de correspondances qui déclenche la notification.
• Puis-je activer Auto Merge sur une seule Duplicate Search ? Oui. Les paramètres Auto Merge s’appliquent à une seule Duplicate Search, exclusivement.
• Combien de Duplicate Searches puis-je créer ? Jusqu’à 50 par compte, pour cibler différents types de doublons.
• Pourquoi créer plusieurs Duplicate Searches ? Une Duplicate Search dédiée à chaque type de doublon présent dans votre CRM donne un dédoublonnage ciblé. Par exemple, une Duplicate Search en Auto Merge sur les soumissions de formulaires fusionne en continu les doublons venus du web, en arrière-plan.

Mentionné dans cet article : Options de correspondance, Filtres, Auto Match, Fusionner les doublons, et Sécurité des fusions.