Duplicate Searches (anc. Search Pads)

Chaque type de doublon appelle une stratégie de correspondance différente. Repérer des contacts en double par e-mail exige des critères stricts ; repérer des entreprises en double par nom demande des règles plus souples.

Les Duplicate Searches isolent chaque logique de correspondance dans un espace de travail enregistré : vous lancez des scans ciblés sans reconfigurer vos réglages à chaque fois.

À votre première connexion à Dedupely, chaque objet est livré avec des Duplicate Searches prédéfinis. Ces préréglages couvrent les combinaisons de recherche courantes : vous trouvez des doublons immédiatement, sans configuration initiale.

Ce que permettent les Duplicate Searches

• Utiliser les recherches prédéfinies et lancez tout de suite des analyses préconfigurées pour trouver les premiers doublons.
• Créer des Duplicate Searches personnalisés pour choisir les combinaisons de champs et les options de correspondance adaptées à vos données CRM.
• Cloner des Duplicate Searches pour tester de légères variantes de règles, comme la modification d'une seule option de correspondance, et comparer les résultats.
• Ajouter/supprimer des champs visibles pour afficher plus ou moins de détails sur les enregistrements dans vos résultats et garder le contexte pendant les revues manuelles, même si ces champs ne servent pas à la correspondance.
• Renommer et supprimer vos Duplicate Searches pour refléter leur usage précis.
• Supprimez vos Duplicate Searches de test pour garder votre espace de travail propre.

Créer et configurer une Duplicate Search

1. Allez dans « Duplicate Searches » dans le menu vertical de gauche, puis repérez l'objet à traiter (par exemple Contacts, Entreprises, Leads).
2. Cliquez sur "+", choisissez les champs à afficher, puis cliquez sur "Save"
3. Pour renommer après l'enregistrement, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom du Duplicate Search, en haut, puis sur « Edit name ».
4. Sous chaque champ, cliquez sur la flèche vers le bas et attribuez une option de correspondance à chaque champ.
5. (Facultatif) Appliquez des filtres pour restreindre votre recherche à certains segments d'enregistrements.
6. (Facultatif) Ajustez les champs visibles pour choisir les informations affichées dans vos résultats de recherche.
7. Cliquez sur "Scan"

Composants clés d'un Duplicate Search

Chaque Duplicate Search dispose d'outils Dedupely dédiés pour contrôler la détection des doublons :

• Options de correspondance : définissez ce qui fait un doublon. Attribuez une option de correspondance à chaque champ : Exact, Similaire, Flou, Similar Words, Racine du domaine ou Aucune. Créez plusieurs groupes de correspondance dans une même Duplicate Search pour combiner différentes variantes de critères en une seule recherche, et lancez ainsi plusieurs automatisations sans multiplier les Duplicate Searches. Activez la correspondance inter-champs pour repérer les valeurs saisies dans le mauvais champ, ou la tolérance aux fautes de frappe pour éviter que de petites différences d'orthographe bloquent des correspondances légitimes.
• Filtres : affinez vos rapprochements en créant des groupes de filtres basés sur des critères d'enregistrement précis.
• Champs visibles : affichez ou masquez certains champs des enregistrements dans vos recherches et glissez-déposez-les pour en personnaliser l’ordre. Les champs visibles donnent tout le contexte de l’enregistrement pendant les revues manuelles, sans devoir les inclure dans les règles de rapprochement.
• Automatiser : Auto Match : recherche les doublons selon une planification et envoie une notification quand le seuil est atteint, pour que vous puissiez les vérifier et les fusionner. Auto Merge : fusionne automatiquement les nouveaux doublons selon une planification, d’après les critères de votre Duplicate Search.

Bonnes pratiques pour les Duplicate Searches

• Utilisez des noms clairs et descriptifs pour que votre équipe en comprenne la portée.
• Utilisez une Duplicate Search par type ou par source de doublons pour gérer chaque point d’entrée.
• Combinez les options de correspondance et les filtres pour cibler des services, régions, dates de création, etc.
• Clonez une Duplicate Search pour tester de nouveaux critères avant de modifier vos recherches actives.

Résoudre les problèmes de recherche courants

1. Aucun doublon trouvé : Vérifiez que les champs choisis pour le rapprochement contiennent des données dans vos enregistrements CRM. Si vous combinez plusieurs champs stricts, réduisez le nombre de champs requis ou passez à une option de rapprochement plus souple comme Similar ou Fuzzy.
2. Trop de résultats inattendus : Ajoutez des champs de correspondance pour resserrer les critères, ou vérifiez vos paramètres de sécurité pour éviter que des données de mauvaise qualité ou fictives créent de fausses correspondances.

FAQ sur les Duplicate Searches

• Puis-je être notifié quand un Duplicate Search atteint X groupes ? Oui : activez Auto Match sur le Duplicate Search et définissez le seuil de correspondances qui déclenche la notification.
• Puis-je activer Auto Merge sur une seule Duplicate Search ? Oui. Les paramètres Auto Merge s’appliquent à une seule Duplicate Search, exclusivement.
• Combien de Duplicate Searches puis-je créer ? Jusqu’à 50 par compte, pour cibler différents types de doublons.
• Pourquoi créer plusieurs Duplicate Searches ? Une Duplicate Search dédiée à chaque type de doublon présent dans votre CRM donne un dédoublonnage ciblé. Par exemple, une Duplicate Search en Auto Merge sur les soumissions de formulaires fusionne en continu les doublons venus du web, en arrière-plan.

Mentionné dans cet article : Options de correspondance, Filtres, Visible Fields, Auto Match, Auto Merge et Paramètres de sécurité.