Duplicate Searches (Prec. Search Pads)

Tipi diversi di duplicati richiedono strategie di confronto diverse. Trovare contatti duplicati tramite email richiede criteri rigidi; trovare aziende duplicate per nome richiede regole più flessibili.

Le Duplicate Searches separano le diverse logiche di corrispondenza in aree di lavoro salvate, così esegui scansioni mirate senza riconfigurare ogni volta le impostazioni.

Al primo accesso a Dedupely, ogni oggetto include Duplicate Searches predefinite. Questi preset coprono le combinazioni di ricerca più comuni, così trovi subito i duplicati senza configurazione iniziale.

Cosa puoi fare con le Duplicate Searches

• Usa le ricerche predefinite ed esegui subito le scansioni preconfigurate per trovare i primi duplicati.
• Crea Duplicate Searches personalizzate per scegliere combinazioni di campi e opzioni di corrispondenza su misura per i dati del tuo CRM.
• Clonare le Duplicate Searches per testare piccole variazioni delle regole, come cambiare una sola opzione di corrispondenza, e confrontare i risultati.
• Aggiungi/rimuovi campi visibili per mostrare più o meno dettagli dei record nei risultati di ricerca e avere contesto durante le revisioni manuali, anche se quei campi non servono per la corrispondenza.
• Rinomina ed elimina le tue Duplicate Searches per riflettere il loro scopo specifico.
• Elimina le Duplicate Searches di prova per mantenere pulito il tuo spazio di lavoro.

Come creare e configurare una Duplicate Search

1. Vai su "Duplicate Searches" nel menu verticale a sinistra e individua l'oggetto su cui vuoi lavorare (es. Contatti, Aziende, Lead).
2. Clicca su "+", scegli i campi da visualizzare e clicca su "Save"
3. Per personalizzare il nome dopo il salvataggio, clicca sul menu a tre puntini accanto al nome della Duplicate Search in alto e seleziona "Edit name."
4. Sotto ogni campo, clicca sulla freccia verso il basso e assegna un'opzione di corrispondenza a ciascun campo.
5. (Facoltativo) Applica i filtri per restringere la ricerca a segmenti specifici di record.
6. (Facoltativo) Modifica i campi visibili per scegliere quali dettagli dei record compaiono nei risultati di ricerca.
7. Clicca su "Scansiona"

Componenti principali di una Duplicate Search

Ogni Duplicate Search ha strumenti Dedupely dedicati per controllare come vengono abbinati i duplicati:

• Opzioni di corrispondenza: decidi cosa rende un record duplicato: assegna a ogni campo la sua opzione di corrispondenza: Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words, Domain Root o None Crea più gruppi di corrispondenza nella stessa Duplicate Search per unire varianti di criteri in un'unica ricerca: esegui più automazioni senza creare più Duplicate Searches. Attiva la corrispondenza tra campi diversi per trovare i valori finiti nel campo sbagliato, o la tolleranza ai refusi per evitare che piccole differenze di scrittura blocchino corrispondenze legittime.
• Filtri: restringi le corrispondenze creando gruppi di filtri basati su criteri specifici dei record.
• Campi visibili: mostra o nascondi campi specifici dei record nelle tue ricerche e trascinali per personalizzare l’ordine di visualizzazione. I campi visibili danno il contesto completo del record durante le revisioni manuali, senza doverli includere nelle regole di corrispondenza.
• Automatizza: Auto Match: cerca duplicati a intervalli programmati e invia una notifica al raggiungimento della soglia, così puoi controllarli e unirli. Auto Merge: unisce i nuovi duplicati in automatico a intervalli programmati, usando i criteri della tua Duplicate Search.

Best practice per le Duplicate Searches

• Usa nomi chiari e descrittivi, così il team capisce subito a cosa servono.
• Usa una Duplicate Search per ogni tipo o fonte di duplicati, così gestisci ogni punto di ingresso.
• Combina le opzioni di corrispondenza con i filtri per mirare a reparti, aree geografiche, date di creazione e altro.
• Clona una Duplicate Search per testare nuovi criteri di corrispondenza prima di modificare quelle attive.

Risolvere i problemi di ricerca più comuni

1. Nessun duplicato trovato: Verifica che i campi scelti per la corrispondenza contengano dati nei record del tuo CRM. Se usi più campi rigidi contemporaneamente, riduci il numero di campi richiesti oppure passa a una Match Option più flessibile come Similar o Fuzzy.
2. Troppi risultati imprevisti: Aggiungi campi di corrispondenza per restringere i criteri o controlla le impostazioni di sicurezza, così i dati incompleti o segnaposto non creano corrispondenze artificiali.

Domande frequenti sulle Duplicate Searches

• Posso ricevere una notifica quando la Duplicate Search trova X set? Sì, attiva Auto Match sulla Duplicate Search e imposta la soglia di corrispondenze per le notifiche.
• Posso attivare Auto Merge su una sola Duplicate Search? Sì. Le impostazioni di Auto Merge valgono esclusivamente per una singola Duplicate Search.
• Quante Duplicate Searches posso creare? Fino a 50 in tutto l'account, per individuare tipi di duplicati diversi.
• Perché mi serve più di una Duplicate Search? Una Duplicate Search dedicata a ogni tipo di duplicato nel CRM rende la pulizia mirata. Per esempio, una Duplicate Search con Auto Merge sui contatti in entrata unisce di continuo i duplicati dei moduli web, in background.

Menzionati in questo articolo: Opzioni di corrispondenza, Filtri, Visible Fields, Auto Match, Auto Merge e Impostazioni di sicurezza.