Duplicate Searches (antes Search Pads)

Cada tipo de duplicado exige una estrategia de coincidencia distinta. Buscar contactos duplicados por email exige criterios estrictos; buscar empresas duplicadas por nombre requiere reglas más flexibles.

Las Duplicate Searches separan cada lógica de coincidencia en espacios de trabajo guardados e independientes, para lanzar búsquedas concretas sin reconfigurar los ajustes cada vez.

La primera vez que entras en Dedupely, cada objeto incluye Duplicate Searches predefinidas. Cubren las combinaciones de búsqueda más habituales, así que empiezas a encontrar duplicados de inmediato, sin configurar nada.

Qué puedes hacer con las Duplicate Searches

• Usa las búsquedas predefinidas y lanza análisis ya configurados para encontrar duplicados al instante.
• Crea Duplicate Searches a medida para elegir combinaciones de campos y opciones de coincidencia adaptadas a los datos de tu CRM.
• Clona Duplicate Searches para probar variaciones sutiles de las reglas, como cambiar una sola opción de coincidencia, y comparar resultados.
• Añade o quita campos visibles para mostrar más o menos detalles de cada registro en los resultados y tener contexto durante las revisiones manuales, aunque esos campos no se usen para buscar coincidencias.
• Renombra y elimina tus Duplicate Searches para que reflejen su propósito.
• Elimina las Duplicate Searches de prueba para mantener ordenado tu espacio de trabajo.

Cómo crear y configurar una Duplicate Search

1. Ve a "Duplicate Searches" en el menú vertical de la izquierda, localiza el objeto con el que quieres trabajar (por ejemplo, Contacts, Companies, Leads) y haz clic en el botón “+”.

2. Elige los campos que quieres ver en la Duplicate Search y haz clic en “Guardar”.

3. Debajo de cada campo, haz clic en la flecha hacia abajo y asigna una opción de coincidencia a cada campo.

4. Para cambiar el nombre después de guardar, haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre de la Duplicate Search, arriba, y pulsa "Editar nombre".

5. (Opcional) Aplica filtros para acotar la búsqueda a segmentos concretos de registros.
6. (Opcional) Ajusta los campos visibles para decidir qué datos del registro se ven en los resultados.
7. Haz clic en "Escanear"

Componentes principales de una Duplicate Search

Cada Duplicate Search tiene herramientas propias de Dedupely para controlar cómo se emparejan los duplicados:

Ajustes de coincidencia

• Decide qué cuenta como duplicado.
• Asigna opciones de coincidencia campo por campo: Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words, Domain Root o None.
• Crea varios grupos de coincidencia dentro de una misma Duplicate Search para combinar distintas variaciones de criterios en una sola búsqueda, así ejecutas varias automatizaciones sin crear varias Duplicate Searches.
• Activa la coincidencia entre campos para detectar valores colocados en el campo equivocado, o la tolerancia a erratas para que una diferencia mínima de escritura no bloquee coincidencias legítimas.

Filtros

Acota las coincidencias creando grupos de filtros a partir de criterios concretos de los registros.

Campos visibles

• Muestra u oculta campos concretos de los registros en tus búsquedas y arrástralos para ordenar cómo se ven.
• Añadir campos visibles da contexto completo del registro durante las revisiones manuales, sin que tengan que formar parte de las reglas de coincidencia.

Automatizar

• Auto Match: busca duplicados según una programación y avisa cuando se alcanzan los umbrales de coincidencias, para que los revises y los fusiones.
• Auto Merge: fusiona automáticamente los nuevos duplicados de forma programada, según los criterios de tu Duplicate Search.

Buenas prácticas para las Duplicate Searches

• Usa nombres claros y descriptivos para que el equipo entienda su alcance de un vistazo.
• Usa una Duplicate Search por cada tipo u origen de duplicado para controlar cada punto de entrada.
• Combina las Opciones de coincidencia con los Filtros para acotar por departamentos, regiones, fechas de creación, etc.
• Clona una Duplicate Search para probar nuevos criterios de coincidencia antes de tocar las búsquedas activas.

Solución de problemas habituales en las búsquedas

• No se encuentran duplicados: comprueba que los campos elegidos para la coincidencia tengan datos en tus registros del CRM. Si combinas varios campos estrictos a la vez, reduce el número de campos que deben coincidir o cambia a una Match Option más flexible, como Similar o Fuzzy.
• Demasiados resultados inesperados: añade campos de coincidencia para afinar los criterios o revisa tus ajustes de seguridad para que los datos de baja calidad o de relleno no generen coincidencias artificiales.

Preguntas frecuentes sobre las Duplicate Searches

• ¿Puedo recibir un aviso cuando la Duplicate Search encuentre X conjuntos? Sí: activa Auto Match en la Duplicate Search y fija el número de coincidencias a partir del cual quieres la notificación.
• ¿Puedo aplicar Auto Merge a una sola Duplicate Search? Sí. La configuración de Auto Merge es exclusiva de una única Duplicate Search.
• ¿Cuántas Duplicate Searches puedo crear? Puedes crear hasta 50 Duplicate Searches en tu cuenta para atacar distintos tipos de duplicados.
• ¿Por qué necesitaría más de una Duplicate Search? Crear una Duplicate Search dedicada a cada tipo de duplicado de tu CRM permite una limpieza precisa. Por ejemplo, una Duplicate Search con Auto Merge para los envíos de formularios fusiona en segundo plano los duplicados que llegan de la web.

Mencionado en este artículo: Match Options, Filtros, Auto Match, Fusionar duplicados, y Seguridad al fusionar.