Duplicate Searches (früher Search Pads)

Unterschiedliche Duplikate brauchen unterschiedliche Match-Strategien. Doppelte Kontakte über die E-Mail-Adresse zu finden verlangt strenge Kriterien, doppelte Unternehmen über den Namen dagegen flexiblere Regeln.

Duplicate Searches trennen unterschiedliche Abgleichlogiken in eigene, gespeicherte Arbeitsbereiche. So starten Sie gezielte Scans, ohne jedes Mal Ihre Einstellungen neu zu setzen.

Bei der ersten Anmeldung bei Dedupely enthält jedes Objekt bereits voreingestellte Duplicate Searches. Sie decken gängige Suchkombinationen ab, sodass Sie ohne Einrichtung sofort Dubletten finden.

Was Sie mit Duplicate Searches tun können

• Voreingestellte Suchen nutzen und führen Sie sofort vorkonfigurierte Scans aus, um Dubletten direkt zu finden.
• Eigene Duplicate Searches erstellen um Feldkombinationen und Match-Optionen passend zu Ihren CRM-Daten auszuwählen.
• Duplicate Searches klonen um kleine Regelvarianten zu testen, etwa eine einzelne Match-Option zu ändern, und die Ergebnisse zu vergleichen.
• Sichtbare Felder hinzufügen/entfernen um in den Suchergebnissen mehr oder weniger Details anzuzeigen — als Kontext bei der manuellen Prüfung, auch wenn diese Felder nicht für den Abgleich genutzt werden.
• Duplicate Searches umbenennen und löschen um ihren jeweiligen Zweck widerzuspiegeln.
• Experimentelle Duplicate Searches löschen erstellen, um Ihren Workspace sauber zu halten.

Duplicate Search anlegen und konfigurieren

1. Öffnen Sie "Duplicate Searches" im linken Seitenmenü und wählen Sie das Objekt, mit dem Sie arbeiten möchten (z. B. Kontakte, Unternehmen, Leads).
2. Klicken Sie auf "+", wählen Sie die sichtbaren Felder und klicken Sie auf "Save"
3. Um den Namen nachträglich zu ändern, klicken Sie oben neben dem Namen der Duplicate Search auf das Drei-Punkte-Menü und dann auf "Edit name."
4. Klicken Sie unter jedem Feld auf den Abwärtspfeil und weisen Sie dem Feld eine Match-Option zu.
5. (Optional) Grenzen Sie die Suche mit Filtern auf bestimmte Datensatzgruppen ein.
6. (Optional) Passen Sie Visible Fields an, um zu steuern, welche Datensatzdetails in Ihren Suchergebnissen erscheinen.
7. Klicken Sie auf "Scan"

Kernbestandteile einer Duplicate Search

Jede Duplicate Search hat eigene Dedupely-Werkzeuge, mit denen Sie den Abgleich von Duplikaten steuern:

• Match Options: Legen Sie fest, was als Duplikat gilt: Weisen Sie jedem Feld eine eigene Matching-Option zu: Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words, Domain Root oder None Legen Sie mehrere Match-Gruppen innerhalb derselben Duplicate Search an, um verschiedene Kriterien-Varianten in einer Suche zu bündeln – so laufen mehrere Automatisierungen, ohne mehrere Duplicate Searches anzulegen. Aktivieren Sie feldübergreifendes Matching, um vertauschte Werte in unterschiedlichen Feldern zu erkennen, oder die Tippfehler-Toleranz, damit kleine Schreibunterschiede echte Treffer nicht blockieren.
• Filter: Grenzen Sie den Abgleich ein, indem Sie Filtergruppen aus bestimmten Datensatzkriterien bauen.
• Sichtbare Felder: Blenden Sie einzelne Felder Ihrer Datensätze in den Suchen ein oder aus und ordnen Sie sie per Drag-and-drop. Sichtbare Felder geben bei der manuellen Prüfung den vollen Kontext eines Datensatzes, ohne Teil der Abgleichregeln sein zu müssen.
• Automatisieren: Auto Match: Sucht nach Zeitplan nach Dubletten und benachrichtigt Sie, sobald der Schwellenwert erreicht ist – zum Prüfen und Zusammenführen. Auto Merge: Führt neue Dubletten nach Zeitplan automatisch zusammen, anhand der Kriterien Ihrer Duplicate Search.

Best Practices für Duplicate Searches

• Verwenden Sie klare, beschreibende Namen, damit Ihr Team den Umfang sofort versteht.
• Eine Duplicate Search je Dublettentyp oder Quelle – so steuern Sie jeden Eingangskanal gezielt.
• Kombinieren Sie Match Options mit Filtern, um gezielt bestimmte Abteilungen, Regionen, Erstellungsdaten usw. zu treffen.
• Duplizieren Sie eine Duplicate Search, um neue Match-Kriterien zu testen, bevor Sie aktive Suchen ändern.

Häufige Suchprobleme beheben

1. Keine Duplikate gefunden: Prüfen Sie, ob die zum Abgleich gewählten Felder in Ihren CRM-Datensätzen gefüllt sind. Wenn Sie mehrere strenge Felder gleichzeitig abgleichen, reduzieren Sie die Zahl der erforderlichen Felder oder wechseln Sie zu einer flexibleren Match-Option wie Similar oder Fuzzy.
2. Zu viele unerwartete Ergebnisse: Fügen Sie Match-Felder hinzu, um die Kriterien zu verschärfen, oder prüfen Sie Ihre Sicherheitseinstellungen, damit minderwertige oder Platzhalterdaten keine künstlichen Treffer erzeugen.

Häufige Fragen zu Duplicate Searches

• Kann ich benachrichtigt werden, wenn die Duplicate Search X Sets findet? Ja – aktivieren Sie Auto Match in der Duplicate Search und legen Sie den Schwellenwert für Benachrichtigungen fest.
• Kann ich Auto Merge nur für eine einzige Duplicate Search aktivieren? Ja. Die Einstellungen für Auto Merge gelten ausschließlich für eine einzelne Duplicate Search.
• Wie viele Duplicate Searches kann ich anlegen? Sie können bis zu 50 Duplicate Searches pro Konto anlegen, um verschiedene Arten von Dubletten gezielt zu erfassen.
• Warum brauche ich mehr als eine Duplicate Search? Eine eigene Duplicate Search je Dublettentyp in Ihrem CRM sorgt für gezielte Bereinigung. Beispiel: Eine Duplicate Search mit Auto Merge für Kontaktanfragen führt eingehende Dubletten aus Webformularen laufend im Hintergrund zusammen.

In diesem Artikel erwähnt: Match-Optionen, Filter, Visible Fields, Auto Match, Auto Merge und Sicherheitseinstellungen.