Cómo fusionar duplicados en HubSpot

Objetos compatibles

Dedupely deduplica estos objetos de HubSpot:

• Contactos
• Empresas
• Negocios
• Tickets
• Leads
• Objetos personalizados

Permisos necesarios

Para conectar HubSpot y fusionar duplicados necesitas ser Super Admin o tener en tu rol los permisos "Merge records" y "Edit" sobre los objetos que vayas a limpiar.

Problemas habituales con duplicados en HubSpot

Como HubSpot concentra el marketing y la parte alta del embudo, los duplicados llegan en oleadas masivas e instantáneas, no de uno en uno. Los administradores de HubSpot se encuentran con estos problemas:

• Importaciones de hojas de cálculo desordenadas: En las importaciones, HubSpot solo cruza correos y dominios web exactos. Si una lista de un evento no incluye los dominios, HubSpot crea al instante una empresa duplicada por cada registro de la lista.
• Fuentes de datos en conflicto: Las fuentes de datos desconectadas generan duplicados constantemente. Por ejemplo, un comercial crea a mano un registro con un correo .eu y después un formulario de marketing envía a la misma persona con un correo .com.
• Fricción entre departamentos: Marketing suele limpiar una mezcla de sus propios datos de inbound y de registros creados a mano por ventas, un equilibrio delicado para no borrar notas de ventas valiosas.
• Funciones de pago caras y limpieza manual: La gestión masiva de duplicados nativa está reservada a los planes caros de Operations Hub. Sin ampliar el plan, los administradores pasan horas haciendo clic en "fusionar" en cada pareja que HubSpot detecta.

Funcionamiento nativo de la fusión en HubSpot

Dedupely fusiona a través de la API nativa de HubSpot. Puedes usar las Merge Rules de Dedupely para decidir qué valores de campo (cargos, propiedades personalizadas) o qué registro gana en una fusión, pero no puedes anular el comportamiento estructural de la fusión en HubSpot. Toda fusión respeta estas reglas nativas de HubSpot:

• Nuevos IDs de registro: A diferencia de la mayoría de CRM, fusionar dos duplicados en HubSpot genera un Record ID interno nuevo para el registro final. HubSpot no conserva el ID del registro principal ni el del secundario.
• Redirecciones de API: Si tus integraciones externas o tus herramientas de informes usan IDs de contacto guardados, HubSpot redirige de forma nativa las búsquedas con los IDs originales al nuevo registro fusionado.
• Salida de los flujos de trabajo: Por defecto, HubSpot saca los dos registros originales de los flujos de trabajo activos al fusionarlos.

Fusiones que HubSpot rechaza

Añadido 24 de septiembre de 2026

HubSpot rechaza algunas fusiones. Dedupely las predice antes de ejecutarlas:

• Demasiadas asociaciones para mover: el registro superviviente superaría el límite de HubSpot para asociaciones.
• Demasiados merges anteriores en el mismo registro: HubSpot limita cuántas veces se puede fusionar un registro. Dedupely puede copiar los datos en su lugar para fusionarlos.

Para cada uno, elige Siempre preguntar, la solución, u Omitir en Opciones de fusión en Ajustes de seguridad. Siempre preguntar es el valor predeterminado, y Auto Merge omite esas coincidencias porque no puede preguntar. Una coincidencia omitida se mueve a la pestaña Requiere atención de su Duplicate Search.

Fusionando empresas matrices y filiales

Añadido 26 de septiembre de 2026

HubSpot no fusiona una empresa con su propia empresa matriz o filial. Dedupely lo pregunta primero, y la respuesta "Fusionar y eliminar el vínculo matriz-filial" lo elimina para que el merge se ejecute. Siempre preguntar es lo predeterminado; establece una respuesta estándar en Configuración de Seguridad en el tipo de registro Empresas.

Cómo fusionar duplicados de HubSpot, paso a paso

Para gestionar importaciones masivas y mantener limpio tu portal de HubSpot en marketing y ventas, sigue este plan por fases:

1. Limpia los datos antes y después de importar: Elimina los duplicados de tus hojas de cálculo y CSV antes de importarlos a HubSpot. En cuanto termine la importación, lanza una Duplicate Search específica para emparejar y fusionar los registros que se saltan los requisitos estrictos de dominio o correo de HubSpot.
2. Audita y deduplica tus datos heredados: Las bases de datos suelen acumular miles de duplicados heredados de eventos pasados, integraciones antiguas y equipos anteriores. Lanza Duplicate Searches (con parámetros como Nombre más Apellidos más Teléfono) para localizar los registros importados sin email y fusiónalos en masa primero.
3. Controla los duplicados que entran: Identifica los formularios web, las landing pages y las integraciones de terceros que más duplicados generan. Crea Duplicate Searches específicas en Dedupely, ajustadas a los datos que aporta cada herramienta, para aislar y controlar el desorden que entra por ahí.
4. Genera confianza entre departamentos: Como marketing suele limpiar datos creados por otros equipos, usa Auto Match antes de automatizarlo todo. Auto Match te permite fijar un umbral de coincidencias para una búsqueda concreta: cuando el número de duplicados llega a ese umbral, recibes un aviso para revisarlos. Desde ahí puedes rechazar la coincidencia, fusionarla o enviarla a Manual Review para que alguien de otro equipo opine antes de fusionar.
5. Automatiza la parte alta del embudo: Cuando tus importaciones heredadas estén limpias y tus criterios de coincidencia estén probados, activa Auto Merge. Prográmalo en bucle para detectar y fusionar los duplicados que llegan de formularios web y conexiones de API, de modo que los equipos solo vean registros limpios y consolidados cuando les asignen un lead.

Preguntas frecuentes sobre la fusión de duplicados de HubSpot

• ¿Necesito un plan de pago de HubSpot (como Operations Hub) para usar Dedupely? No. Dedupely funciona con todos los niveles de HubSpot, incluida la versión gratuita. Puedes automatizar y fusionar duplicados de forma masiva sin ampliar tu suscripción de HubSpot.
• ¿Cómo elimino negocios duplicados? Dedupely admite los negocios igual que los contactos: crea Duplicate Searches a medida para encontrar y fusionar en bloque los negocios duplicados.
• ¿Cómo trato los contactos con varias direcciones de correo? HubSpot se basa en el correo principal, así que las integraciones crean duplicados cuando un cliente usa un correo secundario. En Dedupely no dependes del correo: puedes crear Duplicate Searches con un campo personalizado o cruzar varios campos a la vez.
• ¿Puedo automatizarlo todo y llegar a "cero duplicados"? Puedes automatizar la mayor parte de la limpieza, pero las personas siempre generan casos límite. Recomendamos trabajar por niveles: Auto Merge para los duplicados exactos y de alta confianza, y Auto Match para marcar los casos complejos que quedan y revisarlos a mano.
• ¿Por qué HubSpot creó duplicados al importar una lista de empresas existentes? HubSpot necesita el campo "Company Domain Name" para reconocer empresas existentes durante una importación. Si esa columna falta o tiene otro formato en tu hoja de cálculo, HubSpot crea registros nuevos. Dedupely te permite usar la opción de coincidencia "Domain Root" para comparar las URL por su raíz (ignorando www, .com, etc.). También puedes usar "Ignored terms" en tus Ajustes de coincidencia para saltarte automáticamente sufijos legales habituales como "Inc." o "LLC" al comparar nombres de empresa.

Mencionado en este artículo: Duplicate Searches, Merge Rules, Encontrar duplicados, Fusionar duplicados, Auto Match, y Deduplicación de HubSpot con Dedupely.