Guide de déduplication HubSpot

Objets pris en charge

Dedupely prend en charge la déduplication des objets HubSpot suivants :

• Contacts
• Entreprises
• Transactions
• Tickets
• Leads
• Objets personnalisés

Autorisations requises

Pour connecter HubSpot et fusionner des doublons, vous devez être Super Admin, ou votre rôle doit disposer des autorisations « Fusionner des fiches » et « Modifier » sur les objets à dédupliquer.

Problèmes de doublons courants dans HubSpot

Comme HubSpot pilote surtout le marketing et le haut de l'entonnoir, les doublons arrivent par vagues massives et instantanées plutôt qu'un par un. Les administrateurs HubSpot rencontrent souvent les problèmes suivants :

• Imports de tableurs désordonnés : À l'import, HubSpot s'appuie strictement sur la correspondance exacte de l'e-mail et du domaine du site web. Si une liste d'événement ne contient pas les domaines, HubSpot crée aussitôt une entreprise en double pour chaque ligne de la liste.
• Sources de données contradictoires : Des sources de données isolées génèrent souvent des doublons. Un commercial crée par exemple une fiche à la main avec une adresse en .eu, puis un formulaire marketing automatisé enregistre la même personne avec une adresse en .com.
• Frictions entre services : Les équipes marketing doivent souvent nettoyer un mélange de leurs propres données entrantes et de saisies manuelles créées par les commerciaux, un exercice d'équilibre pour ne pas supprimer des notes commerciales précieuses.
• Options payantes coûteuses et nettoyage manuel : La gestion native des doublons en masse est réservée aux offres Operations Hub, qui coûtent cher. Sans cette mise à niveau, les administrateurs passent des heures à cliquer manuellement sur « fusionner » pour chaque paire détectée par HubSpot.

Fusion native dans HubSpot

Dedupely fusionne via l'API native de HubSpot. Les Merge Rules de Dedupely décident quelles valeurs de champ (fonction, propriétés personnalisées) et quelle fiche l'emportent, mais elles ne modifient pas le comportement structurel de la fusion HubSpot. Chaque fusion respecte les règles natives suivantes :

• Nouveaux ID d'enregistrement : Contrairement à la plupart des CRM, la fusion de deux doublons dans HubSpot génère un nouvel ID interne pour la fiche fusionnée. HubSpot ne conserve ni l'ID de la fiche principale ni celui de la fiche secondaire.
• Redirections d'API : Si vos intégrations externes ou vos outils de reporting utilisent des ID de contact enregistrés, HubSpot redirige nativement les recherches sur les anciens ID vers la nouvelle fiche fusionnée.
• Désinscription des workflows : Par défaut, HubSpot désinscrit les deux fiches d'origine des workflows actifs pendant une fusion.

Processus recommandé de déduplication HubSpot

Pour absorber des imports volumineux et garder un portail HubSpot propre côté marketing comme côté ventes, procédez par étapes :

1. Nettoyez les données avant et après les imports : Dédupliquez vos feuilles de calcul et vos CSV avant de les importer dans HubSpot. Une fois l'import terminé, lancez aussitôt un Duplicate Search ciblé pour rapprocher et fusionner les fiches qui échappent aux critères stricts de HubSpot sur le domaine ou l'e-mail.
2. Auditez et dédupliquez vos anciennes données : Les bases contiennent souvent des milliers de doublons hérités d'anciens événements, d'anciennes intégrations et des équipes précédentes. Lancez des Duplicate Searches (par exemple prénom plus nom plus numéro de téléphone) pour repérer les enregistrements importés sans adresse e-mail, et fusionnez-les en masse en premier.
3. Maîtriser les doublons entrants : Identifiez les formulaires web, les pages de destination et les intégrations tierces qui créent le plus de doublons. Créez dans Dedupely des Duplicate Searches dédiées, adaptées aux données que ces outils envoient, pour isoler et gérer le désordre qu'ils génèrent.
4. Instaurer la confiance entre les services : Le marketing nettoie souvent des données créées par d'autres équipes : utilisez donc Auto Match de Dedupely avant d'automatiser complètement. Auto Match vous permet de fixer un seuil de correspondances sur une recherche donnée : dès que le nombre de doublons atteint ce seuil, vous êtes averti pour les examiner. Vous pouvez alors rejeter la correspondance, la fusionner ou l'envoyer en Manual Review pour qu'un membre d'une autre équipe donne son avis avant la fusion.
5. Automatisez le haut du tunnel : Une fois vos anciens imports nettoyés et vos critères de correspondance validés, activez Auto Merge. Programmez-le en boucle pour faire correspondre et fusionner les doublons venus des formulaires web et des connexions API : les équipes ne voient que des enregistrements propres et consolidés quand un lead leur est attribué.

Questions fréquentes sur la déduplication HubSpot

• Faut-il un abonnement HubSpot payant (comme Operations Hub) pour utiliser Dedupely ? Non. Dedupely fonctionne avec toutes les offres HubSpot, y compris la version gratuite. Vous automatisez et fusionnez vos doublons en masse sans changer d'abonnement HubSpot.
• Comment dédupliquer les deals ? Dedupely gère les deals comme le reste. Créez des Duplicate Searches sur mesure pour trouver et fusionner en masse les deals en double, exactement comme pour les contacts.
• Comment gérer les contacts qui utilisent plusieurs adresses e-mail ? HubSpot s'appuie sur l'adresse e-mail principale, si bien que les intégrations créent un doublon dès qu'un client utilise une adresse secondaire. Dans Dedupely, vous n'êtes pas limité à la correspondance par e-mail : vous pouvez créer des Duplicate Searches sur un champ personnalisé, ou rapprocher sur une combinaison de plusieurs champs.
• Peut-on automatiser entièrement la déduplication pour atteindre le "zéro doublon" ? Vous pouvez automatiser l'essentiel du nettoyage, mais l'imprévisibilité humaine crée des cas limites. Nous recommandons une approche à deux niveaux : Auto Merge pour les doublons exacts et fiables, Auto Match pour signaler les cas complexes restants en revue manuelle.
• Pourquoi HubSpot a-t-il créé des doublons quand j'ai importé une liste d'entreprises existantes ? HubSpot exige une correspondance sur le champ « Nom de domaine de l'entreprise » pour rattacher un import à des entreprises existantes. Si cette colonne manque ou est formatée autrement dans votre tableur, HubSpot crée de nouveaux enregistrements. Dedupely propose l'option de correspondance « Domain Root » pour comparer les URL de site par leur racine, en ignorant www, .com, etc. L'option « Ignored terms » de vos Match Settings ignore aussi automatiquement les suffixes juridiques courants comme « Inc. » ou « LLC » lors de la comparaison des noms d'entreprise.

Mentionné dans cet article : Duplicate Searches, Merge Rules, Repérer les doublons, Fusionner les doublons, et Auto Match.