Leitfaden zur HubSpot-Dublettenbereinigung

Unterstützte Objekte

Dedupely bereinigt Dubletten in diesen HubSpot-Objekten:

• Kontakte
• Unternehmen
• Deals
• Tickets
• Leads
• Benutzerdefinierte Objekte

Erforderliche Berechtigungen

Um HubSpot zu verbinden und Duplikate zusammenzuführen, müssen Sie Super Admin sein oder Ihre Benutzerrolle braucht die Rechte "Merge records" und "Edit" für die Objekte, die Sie bereinigen wollen.

Typische Duplikatprobleme in HubSpot

Da HubSpot Marketing und Top-of-Funnel-Aktivitäten stark antreibt, entstehen Dubletten meist in großen, plötzlichen Wellen statt einzeln. HubSpot-Admins begegnen dabei häufig diesen Problemen:

• Unsaubere Tabellen-Importe: Beim Import prüft HubSpot ausschließlich exakte Übereinstimmungen bei E-Mail und Website-Domain. Fehlen in einer Teilnehmerliste die Domains, legt HubSpot für jeden Datensatz der Liste sofort neue doppelte Unternehmen an.
• Widersprüchliche Datenquellen: Getrennte Datenquellen erzeugen laufend Dubletten. Ein Vertriebsmitarbeiter legt etwa manuell einen Datensatz mit einer .eu-Adresse an, während ein Marketing-Webformular dieselbe Person später mit einer .com-Adresse übermittelt.
• Reibung zwischen Abteilungen: Marketing-Teams bereinigen oft eine Mischung aus eigenen Inbound-Daten und manuellen Einträgen des Vertriebs. Das erfordert Fingerspitzengefühl, damit keine wertvollen Vertriebsnotizen verloren gehen.
• Teure Paywalls und manuelle Bereinigung: Die native Massenverwaltung von Dubletten steckt hinter teuren Operations-Hub-Stufen. Ohne Upgrade klicken Admins stundenlang von Hand auf "Zusammenführen", Paar für Paar, das HubSpot findet.

Native Merge-Funktionen von HubSpot

Dedupely führt über die native API von HubSpot zusammen. Mit den Merge Rules von Dedupely steuern Sie, welche Feldwerte, etwa Positionsbezeichnungen oder eigene Eigenschaften, und welcher Datensatz sich beim Zusammenführen durchsetzen. Die strukturellen Merge-Vorgaben von HubSpot lassen sich dagegen nicht übergehen. Jede Zusammenführung folgt automatisch diesen nativen HubSpot-Regeln:

• Neue Datensatz-IDs: Anders als die meisten CRMs erzeugt HubSpot beim Zusammenführen zweier Duplikate eine völlig neue interne Record-ID für den fertigen Datensatz. HubSpot behält weder die ID des primären noch die des sekundären Datensatzes.
• API-Weiterleitungen: Wenn Ihre externen Integrationen oder Reporting-Tools gespeicherte Kontakt-IDs verwenden, leitet HubSpot Suchen mit den alten Original-IDs automatisch auf den neuen zusammengeführten Datensatz um.
• Abmeldung aus Workflows: Standardmäßig entfernt HubSpot beim Zusammenführen beide ursprünglichen Datensätze aus aktiven Workflows.

Empfohlener Ablauf zur HubSpot-Dublettenbereinigung

Um große Datenimporte zu bewältigen und Ihr HubSpot-Portal über Marketing und Vertrieb hinweg sauber zu halten, gehen Sie in diesen Phasen vor:

1. Daten vor und nach Importen bereinigen: Bereinigen Sie Tabellen und CSVs, bevor Sie sie in HubSpot importieren. Führen Sie direkt nach dem Import eine gezielte Duplicate Search aus, um die Datensätze zu finden und zusammenzuführen, die an HubSpots strengen Domain- oder E-Mail-Vorgaben vorbeilaufen.
2. Altdaten prüfen und bereinigen: In Datenbanken liegen oft Tausende Altdubletten aus früheren Events, alten Integrationen und Vorgängerteams. Legen Sie Duplicate Searches an, etwa Vorname plus Nachname plus Telefonnummer, um Datensätze ohne E-Mail-Adresse zu finden, und führen Sie diese zuerst als Bulk Merge zusammen.
3. Eingehende Duplikate kontrollieren: Ermitteln Sie die Webformulare, Landingpages und Drittanbieter-Integrationen, die häufig Dubletten erzeugen. Legen Sie in Dedupely eigene Duplicate Searches an, zugeschnitten auf die Daten dieser Quellen, damit Sie das eingehende Durcheinander isolieren und im Griff behalten.
4. Vertrauen über Abteilungsgrenzen hinweg aufbauen: Da das Marketing oft Daten bereinigt, die andere Teams erzeugt haben, nutzen Sie Auto Match von Dedupely, bevor Sie vollständig automatisieren. Mit Auto Match legen Sie für eine bestimmte Suche einen Schwellenwert fest: Sobald die Zahl der Dubletten diesen Wert erreicht, werden Sie zur Prüfung benachrichtigt. Anschließend können Sie den Treffer ablehnen, zusammenführen oder an Manual Review übergeben, damit jemand aus einem anderen Team vor dem Zusammenführen mitentscheidet.
5. Den oberen Funnel automatisieren: Sind die Altimporte bereinigt und die Match-Kriterien erprobt, schalten Sie Auto Merge ein. Planen Sie es als Dauerlauf, der Dubletten aus laufenden Webformularen und API-Verbindungen abgleicht und zusammenführt. So sehen die Teams nur saubere, konsolidierte Datensätze, sobald ein Lead bei ihnen landet.

Häufige Fragen zu Duplikaten in HubSpot

• Brauche ich einen kostenpflichtigen HubSpot-Plan (etwa Operations Hub), um Dedupely zu nutzen? Nein. Dedupely funktioniert mit allen HubSpot-Stufen, auch mit der kostenlosen Version. Sie automatisieren Ihre Dubletten und führen sie im Sammelvorgang zusammen, ohne Ihr HubSpot-Abo aufzuwerten.
• Wie bereinige ich doppelte Deals? Dedupely unterstützt Deals vollständig. Sie erstellen eigene Duplicate Searches, um doppelte Deals genauso wie Kontakte zu finden und per Bulk Merge zusammenzuführen.
• Wie gehe ich mit Kontakten um, die mehrere E-Mail-Adressen nutzen? HubSpot stützt sich auf die primäre E-Mail-Adresse, deshalb legen Integrationen Dubletten an, sobald ein Kunde eine zweite Adresse verwendet. In Dedupely sind Sie nicht auf den E-Mail-Abgleich beschränkt: Sie können Duplicate Searches über ein eigenes Feld aufbauen oder über eine Kombination mehrerer Felder abgleichen.
• Kann ich die Dublettenbereinigung vollständig automatisieren und "null Dubletten" erreichen? Den Großteil der Bereinigung können Sie automatisieren, doch menschliche Unberechenbarkeit erzeugt Grenzfälle. Wir empfehlen ein gestuftes Vorgehen: Auto Merge übernimmt die eindeutigen, exakten Treffer, Auto Match markiert die verbleibenden komplexen Grenzfälle zur manuellen Prüfung.
• Warum hat HubSpot beim Import einer Liste bestehender Unternehmen Dubletten angelegt? HubSpot braucht das Feld "Domainname des Unternehmens", um beim Import bestehende Unternehmen zu erkennen. Fehlt diese Spalte in Ihrer Tabelle oder ist sie anders formatiert, legt HubSpot neue Datensätze an. In Dedupely gleichen Sie mit der Match-Option "Domain Root" Website-URLs über ihre Wurzel ab, also ohne www, .com und Ähnliches. Mit der Option "Ignorierte Begriffe" in Ihren Match-Einstellungen überspringen Sie außerdem gängige Rechtsformzusätze wie "Inc." oder "LLC" beim Vergleich von Firmennamen.

In diesem Artikel erwähnt: Duplicate Searches, Merge Rules, Duplikate finden, Dubletten zusammenführen und Auto Match.