Guida alla deduplicazione di HubSpot

Oggetti supportati

Dedupely deduplica i seguenti oggetti HubSpot:

• Contatti
• Aziende
• Deal
• Ticket
• Lead
• Oggetti personalizzati

Permessi richiesti

Per collegare HubSpot e unire i duplicati devi essere Super Admin, oppure il tuo ruolo utente deve avere i permessi "Merge records" e "Edit" sugli oggetti da deduplicare.

Problemi comuni di duplicati in HubSpot

Poiché HubSpot alimenta soprattutto il marketing e le attività di inizio funnel, i duplicati arrivano a ondate improvvise e massicce, non uno alla volta. Gli amministratori HubSpot incontrano spesso questi problemi:

• Importazioni da fogli di calcolo disordinati: Durante le importazioni HubSpot si basa solo su corrispondenze esatte di email e dominio del sito. Se una lista di un evento non riporta i domini, HubSpot crea subito una nuova azienda duplicata per ogni record della lista.
• Fonti di dati in conflitto: Le fonti dati scollegate generano duplicati di continuo. Un commerciale crea a mano un record con un'email .eu e più tardi un form marketing invia la stessa persona con un'email .com.
• Attriti tra reparti: Spesso è il marketing a dover ripulire un misto di dati inbound propri e inserimenti manuali del team commerciale: serve equilibrio per non cancellare note di vendita preziose.
• Paywall costosi e pulizia manuale: La gestione nativa dei duplicati in blocco è riservata ai piani costosi di Operations Hub. Senza upgrade, gli amministratori passano ore a cliccare "unisci" a mano su ogni singola coppia trovata da HubSpot.

Funzionalità di unione native di HubSpot

Dedupely esegue le unioni tramite l'API nativa di HubSpot. Puoi usare le Merge Rules di Dedupely per decidere quali valori di campo, come qualifiche o proprietà personalizzate, o quale record prevalgono durante un'unione, ma non puoi modificare i comportamenti strutturali di unione di HubSpot. Ogni unione rispetta automaticamente queste regole native di HubSpot:

• Nuovi ID record: A differenza della maggior parte degli altri CRM, unire due duplicati in HubSpot genera un nuovo Record ID interno per il record finale. HubSpot non conserva l'ID del record primario né di quello secondario.
• Reindirizzamenti API: Se le tue integrazioni esterne o i tuoi strumenti di reporting usano ID contatto memorizzati, HubSpot reindirizza in modo nativo le ricerche con i vecchi ID originali al nuovo record unito.
• Rimozione dai workflow: Per impostazione predefinita, durante un'unione HubSpot rimuove entrambi i record originali dai workflow attivi.

Processo di deduplicazione HubSpot consigliato

Per gestire importazioni di dati ad alto volume e mantenere pulito il portale HubSpot tra marketing e vendite, segui questo approccio per fasi:

1. Pulisci i dati prima e dopo le importazioni: Elimina i duplicati dai fogli di calcolo e dai CSV prima di importarli in HubSpot. A importazione completata, avvia subito una Duplicate Search mirata per trovare e unire i record che aggirano i requisiti stringenti di HubSpot su dominio o email.
2. Controlla e deduplica i dati storici: I database contengono spesso migliaia di duplicati storici lasciati da eventi passati, vecchie integrazioni e team precedenti. Esegui delle Duplicate Searches (con parametri come Nome più Cognome più Numero di telefono) per individuare i record importati senza indirizzo email e unisci prima questi in blocco.
3. Controlla i duplicati in entrata: Individua i moduli web, le landing page e le integrazioni di terze parti che creano duplicati più spesso. Crea in Dedupely delle Duplicate Searches dedicate, tarate sui dati che quegli strumenti forniscono, così isoli e gestisci il disordine che generano in ingresso.
4. Crea fiducia tra i reparti: Poiché il marketing ripulisce spesso dati creati da altri team, usa la funzione Auto Match di Dedupely prima di automatizzare del tutto. Con Auto Match imposti una soglia di corrispondenze per una singola ricerca: quando il numero di duplicati raggiunge quella soglia, ricevi una notifica per esaminarli. Da lì puoi rifiutare la corrispondenza, unirla oppure inviarla a Manual Review, così una persona di un altro team può dare il suo parere prima dell'unione.
5. Automatizza la parte alta del funnel: Quando le importazioni storiche sono pulite e i criteri di corrispondenza sono collaudati, attiva Auto Merge. Programmalo a ciclo continuo per trovare e unire i duplicati che arrivano da moduli web e connessioni API: così i team vedono solo record puliti e consolidati nel momento in cui ricevono un lead.

Domande frequenti sui duplicati in HubSpot

• Serve un piano HubSpot a pagamento (come Operations Hub) per usare Dedupely? No. Dedupely funziona con tutti i livelli di HubSpot, versione gratuita compresa. Puoi automatizzare e unire i duplicati in blocco senza aggiornare l'abbonamento HubSpot.
• Come deduplico i Deal? Dedupely supporta pienamente la deduplicazione dei Deal. Puoi creare Duplicate Searches personalizzate per trovare e unire in blocco i Deal duplicati, esattamente come fai con i Contatti.
• Come gestisco i contatti che usano più indirizzi email? HubSpot considera solo l'email principale, quindi le integrazioni creano duplicati quando un cliente usa un'email secondaria. In Dedupely non sei vincolato all'email: puoi creare Duplicate Searches su un campo personalizzato o abbinare una combinazione di più campi.
• Posso automatizzare del tutto la deduplicazione e arrivare a "zero duplicati"? Puoi automatizzare gran parte della pulizia, ma l'imprevedibilità umana genera sempre casi limite. Consigliamo un approccio a livelli: Auto Merge per i duplicati sicuri con corrispondenza esatta, Auto Match per segnalare i casi complessi residui alla revisione manuale.
• Perché HubSpot ha creato duplicati quando ho importato un elenco di aziende già presenti? Durante un'importazione HubSpot usa il campo "Company Domain Name" per riconoscere le aziende esistenti. Se quella colonna manca o ha un formato diverso nel tuo foglio, HubSpot crea nuovi record. Dedupely mette a disposizione l'opzione di corrispondenza "Domain Root", che confronta gli URL dei siti in base alla radice del dominio (ignorando www, .com e simili). Nelle Match Settings puoi anche usare la funzione "Ignored terms" per saltare automaticamente suffissi legali come "Inc." o "LLC" nel confronto tra nomi di aziende.

Menzionati in questo articolo: Duplicate Searches, Merge Rules, Trovare i duplicati, Unire i duplicati, e Auto Match.