Guide de déduplication Nimble CRM

Objets pris en charge

Dedupely gère les doublons sur l'objet Nimble CRM suivant :

• Contacts

Nimble CRM garde tout dans un seul objet : un seul type d'enregistrement à dédupliquer, aucun cas inter-objets à gérer.

Autorisations requises

La connexion à Nimble CRM passe par OAuth : aucune clé API à générer ou à coller. Vous autorisez Dedupely depuis votre compte Nimble CRM, et la connexion reprend vos propres permissions : il vous faut les droits de modification et de suppression sur les enregistrements à dédupliquer.

Problèmes de doublons courants dans Nimble CRM

Nimble CRM crée ses fiches à partir des outils que votre équipe utilise déjà, et c’est de là que viennent les doublons :

• Le même contact arrive de deux sources. Un depuis un e-mail, un autre depuis un profil social, un troisième depuis un import : trois enregistrements pour un seul contact, chacun avec une partie de l'historique.
• Les variantes de nom passent pour des contacts différents. « Acme Inc » et « Acme Inc. » comptent pour deux enregistrements, tout comme Bob et Robert à la même adresse.
• Des imports sans identifiant stable. Un tableur sans les ID des enregistrements crée une nouvelle copie de tout ce qu'il touche.
• Aucune détection de doublons digne de ce nom. Nimble CRM ne signale pas les doublons à leur création : rien ne vous indique que la deuxième fiche existe.

La fusion native de Nimble CRM

C'est la raison d'utiliser Dedupely ici plutôt qu'un simple confort par-dessus ce que Nimble CRM fait déjà. Dedupely traite un doublon en consolidant les valeurs des champs sur la fiche que vous gardez, selon vos Merge Rules, puis en reportant ce que l'API permet, et seulement ensuite en supprimant le doublon.

Ce qui passe sur la fiche que vous gardez :

• Les valeurs des champs, ajoutées et non écrasées : les e-mails, téléphones et adresses supplémentaires du doublon rejoignent ceux déjà présents.
• Les tags, l'union des deux fiches.
• Les notes, copiées.

Merge History conserve les valeurs d'origine des deux fiches, exportables en CSV, pour auditer la fusion ou restaurer les valeurs à la main.

Processus de déduplication recommandé pour Nimble CRM

1. Traitez d'abord les doublons existants : fusionnez l'existant avant d'automatiser quoi que ce soit : vos règles sont éprouvées sur de vraies fiches, pas sur les quelques-unes qui arriveront demain.
2. Traitez une source à la fois : un lot de doublons issus d'un import ne se comporte pas comme ceux créés par la capture d'e-mails, et une recherche conçue pour l'un sera fausse pour l'autre.
3. Remontez à l'origine des doublons : capture d'e-mails, profils sociaux, imports. Chaque source produit un type de doublon différent et demande sa propre logique de correspondance.
4. Créez un Duplicate Search par scénario : une recherche stricte sur Exact Email pour les correspondances évidentes, et une plus souple sur Similar Name pour les cas qui demandent un œil humain.
5. Vérifiez une fusion avant de l'automatiser : fusionnez un petit lot et vérifiez dans Merge History que les valeurs attendues ont bien été conservées.
6. Automatisez les recherches strictes : Auto Merge sur les recherches que vous jugez fiables, Auto Match sur les plus larges : vous recevez une notification pour vérifier plutôt qu'une fusion automatique.

Questions fréquentes sur la déduplication dans Nimble CRM

• Nimble CRM peut-il fusionner les doublons lui-même ? Non. Il n'y a pas de fusion dans l'API, ni dans l'interface. Dedupely regroupe les valeurs sur la fiche que vous gardez, puis supprime le doublon.
• Que devient la fiche retirée ? Elle est supprimée de Nimble CRM. Ses valeurs de champs, ses tags et ses notes sont d'abord reportés sur la fiche conservée, et Merge History garde les originaux des deux, exportables en CSV.
• Perd-on quelque chose lors d'une fusion Nimble CRM ? Les tâches, les transactions, les événements et l'historique des messages n'ont pas d'endpoint de réattribution dans l'API Nimble CRM : impossible de les déplacer vers la fiche conservée, ils sont supprimés avec le doublon. Les valeurs des champs, les tags et les notes sont tous repris.
• Dedupely traite-t-il d'autres objets dans Nimble CRM ? Non. Les contacts sont le seul objet que Dedupely synchronise et fusionne.
• Puis-je choisir les valeurs conservées ? Oui. Les Merge Rules décident champ par champ, et vous désignez le Primary selon des critères : l'enregistrement le plus ancien, le plus récent ou le plus complet.
• Puis-je utiliser d'autres champs que le nom et l'e-mail ? Oui. Tout champ synchronisé par Nimble CRM peut servir de critère, avec Exact, Similar, Fuzzy, Similar Words ou Domain Root.
• En combien de temps Dedupely voit-il un nouvel enregistrement ? Nimble CRM n'a pas de webhooks : Dedupely interroge l'API au lieu de recevoir les mises à jour. Les nouveaux enregistrements apparaissent à la synchronisation suivante, pas immédiatement.
• Y a-t-il des fusions automatiques à la connexion ? Non. Connecter et synchroniser ne fusionne, ne modifie ni ne supprime jamais une fiche. Une fusion a lieu quand vous cliquez sur Fusionner, ou quand vous activez vous-même Auto Merge sur une recherche.

Mentionné dans cet article : Duplicate Searches, Merge Rules, Merge History, Repérer les doublons, et Auto Match.